Indicadores de despesas corporativas para acompanhar em 2024

No mundo corporativo, saber medir o seu sucesso é essencial para continuar progredindo constantemente. Por isso, o acompanhamento dos indicadores de despesas corporativas é fundamental para o sucesso de qualquer empresa.

Inclusive, por meio das análises de indicadores é possível mensurar sob dados reais, sólidos e confiáveis para ajudar na tomada de decisões. 

Mas para isso, é necessário entender o que são esses indicadores de despesas corporativas e os motivos concretos do porquê acompanhá-los.

Neste artigo você confere quais os indicadores mais utilizados pelas empresas e como montar um relatório de resultados com esses dados. Confira!

O que são indicadores de despesas corporativas?

Os indicadores possuem a importante função de medir e avaliar o desempenho e os resultados de uma empresa baseados em metas reais. 

Quando aplicados em um caso específico, como a gestão de despesas, um ótimo exemplo é a possibilidade de monitorar os gastos realizados por colaboradores, seja em uma viagem corporativa ou em alguma ocasião que estejam atuando em nome da empresa.

Com essa possibilidade, fica muito mais fácil e prático conseguir visualizar e controlar onde as despesas estão ocorrendo, validar o planejamento estratégico e de que forma é possível melhorá-las para desenvolver um negócio bem-sucedido.

KPI financeiro e indicadores de despesas corporativas: qual a diferença

As despesas corporativas são todos os custos da empresa ao enviar os funcionários em viagens corporativas ou em atendimento aos clientes fora do âmbito de trabalho. Seus indicadores são voltados para o desempenho dessas atividades.

Já o KPI financeiro é uma importante ferramenta de gestão financeira para saber como anda a saúde da sua empresa com a apuração de resultados e o fluxo de caixa baseado em dados confiáveis. Com ele é possível ver a realidade das finanças da empresa ajudando a entendê-las e saber qual o melhor caminho para seguir em segurança. 

Os KPIs financeiros costumam ser mais gerais, já os indicadores de despesas corporativas focam exclusivamente nesse tipo de custo.

5 indicadores de despesas corporativas que você deve acompanhar

Sabendo da importância dos indicadores em relação às despesas corporativas, é essencial analisar e definir quais são os que possuem relevância para a sua empresa. 

Separamos os indicadores mais acompanhados para você entender e aplicar na sua gestão. Confira!

Orçado vs realizado

Um colaborador ao realizar uma viagem, não possui apenas o custo da passagem aérea para a empresa. No final das contas, existe o custo da hospedagem, da locomoção, almoços, jantares, além das despesas pequenas do dia a dia que contabilizando podem dar um valor consideravelmente alto.

Para que esses gastos que serão reembolsados posteriormente não fujam do controle, o indicador chamado de orçado vs realizado consegue realizar uma avaliação entre o que foi planejado inicialmente, com o que de fato foi gasto após a viagem. 

Sendo assim, a empresa consegue ter conhecimento se as despesas estão dentro do previsto, ou se é necessário revisar o planejamento por estar ultrapassando o necessário.

Prestação de contas

Ao finalizar uma viagem corporativa, o profissional deve entregar para a empresa todas as notas fiscais a fim de comprovar todos os gastos realizados para que haja o devido pagamento. 

Entretanto, muitas vezes pode ocorrer de o colaborador demorar para realizar o envio dessas ou ainda ter perdido esse tipo de comprovante. 

Com o indicador para o acompanhamento dos atrasos na prestação de conta, é possível determinar um tempo certo para que essa comprovação seja realizada. 

Dessa forma não ocorre o impacto em todo o processo de aprovação do pagamento, além de conseguir saber quem são os colaboradores que mais demoram para realizar a entrega e ter em mãos o índice de atrasos que ocorrem.

Desvio de política de reembolso

Toda empresa possui uma política de despesas e reembolso que precisa ser seguida e cumprida à risca por todos os seus colaboradores. 

Com o acompanhamento desses indicadores, é possível localizar em quais áreas da empresa ou quais são os profissionais que estão violando essa política, assim como o impacto que isso causa nas finanças organizacionais. 

Ao se ter consciência disso, é possível criar um plano de ação certeiro para que não haja mais gastos excessivos trazendo economia para a empresa.

Gasto médio por relatório de despesas

Utilizar os indicadores de despesas corporativas para efetuar uma análise de gasto médio é muito útil, principalmente quando ela pode ser realizada de inúmeras formas diferentes. 

Seja em um demonstrativo de despesas totais por mês, despesas mensais categorizadas, gastos realizados por cada colaborador, ou até mesmo por períodos, podendo ser trimestral, semestral ou do período que desejar.

As empresas possuem várias informações à sua disposição para conseguir analisar e dispor de uma ação estratégica baseada nelas.

Satisfação do colaborador com os processos de despesas

Dentre todos esses indicadores, a experiência do colaborador também deve ser acompanhada. 

Isso porque a vivência do processo que ele passa pesa (e muito) no nível de satisfação ao final da viagem. 

Seja na facilidade para conseguir embarcar para uma nova jornada, no controle de gastos que ele possui durante a viagem, assim como no processo de reembolso ao final.

É extremamente importante que o colaborador se sinta satisfeito com todo o suporte que a empresa oferece, pois dessa forma ele se sente mais motivado, tranquilo e feliz por trabalhar em uma organização que se importa com ele e que também sabe o que faz.

Como montar um relatório de resultados?

De nada adianta utilizar todos esses meios para ter um gerenciamento mais estratégico em todas as operações e ao final não ter um relatório de desempenho com os resultados para poder divulgar as melhorias realizadas. 

Com o relatório é possível comprovar o quão eficientes os indicadores de gastos corporativos conseguem ser dentro de uma organização, a importância de continuar investindo neles ao decorrer do tempo e a possibilidade de medir a performance das pessoas.

É possível ver os resultados dos indicadores por planilha, um acompanhamento de dashboard ou através de algum sistema de gestão que já mostre esses indicadores e a partir dele, montar um relatório onde seja possível diagnosticar o que está bom e o que está ruim. 

Nele é primordial incluir o que será avaliado, a forma que isso será feito e a demonstração da coleta dos resultados dos indicadores analisados.

O que fazer quando os resultados estão negativos?

Nem sempre o resultado será aquele que imaginamos. Caso eles sejam negativos, o primeiro passo é lembrar que estratégias corporativas não são fáceis e nem sempre serão somente coisas positivas. 

Ao ter esses dados em mãos e o conhecimento deles, já é meio caminho andado para saber como contornar a situação e de que forma é possível melhorá-los para que esses dados não piorem com o tempo.

Sabendo da amplitude de dados que os indicadores conseguem alcançar para que uma organização tenha conhecimento dos seus resultados reais, é neste momento que é necessário saber usá-las ao seu favor. 

Após apresentar os resultados, é primordial que seja incluída uma segunda etapa de ideias e opções para serem aplicadas para que o próximo relatório traga resultados melhores.

Para evitar ao máximo que resultados negativos apareçam em sua análise, por que não investir em um sistema de gestão que pode facilitar a sua vida? Fale com um dos nossos especialistas e saiba como ter mais controle e melhores resultados com as despesas corporativas!