Como construir uma política de despesas corporativas eficiente

Criar uma política de despesas corporativas é essencial para gestão e organização do financeiro. Afinal, é por meio dela que a empresa evitará desperdícios e possíveis fraudes, assim como, criará regras e dará segurança aos colaboradores mediante gastos e processos de reembolsos.

Ou seja, estamos falando de uma ferramenta muito importante para empresas que lidam com serviços, viagens e equipes externas. Isso porque ela ajuda a facilitar alguns processos, como o de reembolso de despesas e prestação de contas.

De acordo com o Benchmark de Viagens e Despesas Corporativas realizado pela Paytrack, 45% dos gestores acompanham os custos de desvios diariamente.  Ainda assim, quanto mais recursos são alocados em viagens e deslocamentos corporativos, maiores são os desafios.

Neste guia, vamos entender como criar uma política de despesas corporativas para sua empresa, garantindo um controle financeiro mais eficaz e alinhado às necessidades do negócio. Acompanhe conosco!

O que é uma política de despesas corporativas?

Uma política de despesas corporativas é um conjunto de regras e diretrizes que são estabelecidos pela empresa para determinar como será feito o uso dos recursos financeiros.

Ou seja, uma série de processos passam pela política de despesas de uma empresa. A seguir, confira alguns dos principais exemplos:

• Quais os deveres do colaborador; 
• Como devem ser feitos os processos de pagamento, como adiantamento ou reembolso;
• Permissões de valores para serem gastos em compras, viagens, hospedagem e demais despesas corporativas.

O objetivo principal de uma política de despesas é garantir que todos os gastos empresariais sejam feitos de forma controlada e transparente. Além disso, eles devem estar sempre em conformidade com as diretrizes estabelecidas pela empresa.

Após a definição das políticas de despesas, é essencial que os gestores repassem aos colaboradores as normas, para que desta forma, não haja desentendimento nas informações.

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Qual a importância de uma política de despesas na empresa?

Como falamos anteriormente, a política de despesas é necessária para realizar a gestão financeira de uma empresa. Sem ela, a organização fica exposta a vários riscos.

Todos os valores que entram e saem de uma empresa precisam ser declarados, principalmente pelos colaboradores que utilizam valores viagens corporativas. Sem a existência de um método que alinhe essas atividades, burocracias e possíveis desfalques podem atingir o setor financeiro.

Atualmente, grande parte das corporações que atuam com colaboradores em viagens, eventos ou realizando compras já vivenciaram situações com gastos em cartões de crédito, fraudes corporativas ou uso indevido de dinheiro.

Tais situações trazem à empresa, além do estresse, um possível rombo no caixa. E são ações como estas que as políticas de despesas corporativas visa erradicar.

Dentro deste contexto, as políticas vêm para evitar dúvidas dos colaboradores como por exemplo:

• Valores que podem utilizar;
• Definir o que pode e o que não pode ser pago com o dinheiro da empresa.
• Prazos de solicitação;
• Prazos de reembolso.

Ou seja, as políticas de despesas corporativas protege a empresa e estabelece um padrão de comportamento que assegura a conformidade dos processos.

O que incluir em uma política de despesas?

Para criar uma política de despesas corporativas eficaz, deve-se garantir que ela contenha os elementos necessários para orientar os colaboradores de forma clara e objetiva.

Isso porque uma política bem definida reduz ambiguidades, facilita a prestação de contas e assegura que os recursos da empresa sejam utilizados corretamente.

Sendo assim, confira os principais pontos que devem ser incluídos na política de despesas corporativas da sua empresa:

• O que são despesas corporativas;
• Orçamentos para cada categoria de despesas;
• Hierarquia de aprovação;
• Orientação de reembolso de despesas;
• Controle e reembolso de quilometragem;
• Métodos de pagamento;
• Prazos e modelo de relatório de despesas a ser preenchido pelo colaborador.

Esses elementos são essenciais para criar uma política abrangente, clara e eficiente. Isso ajuda a empresa a manter o controle financeiro e garante que os colaboradores saibam como proceder em relação às despesas corporativas.

Quais os benefícios de uma política de despesas corporativas?

Antes de entender como implementar uma política de despesas corporativas na sua empresa, vale a pena entender como se beneficiar por meio dela.

Colocá-la em prática traz diferentes benefícios que impactam não somente a saúde financeira, como também a eficiência operacional da empresa. A seguir, confira alguns exemplos:

1. Controle financeiro

Ter uma política de despesas bem definida permite acompanhar todos os gastos corporativos de perto e forma centralizada, evitando qualquer tipo de surpresa.

Ou seja, agora a empresa pode ter uma visão mais clara de onde os seus recursos estão sendo alocados e, com isso, decidir como eles podem ser otimizados.

2. Redução de erros e fraudes

O compliance é, sem sombra de dúvidas, um dos pilares de empresas que realizam uma gestão de viagens bem sucedida. Aqui, a política definida faz toda a diferença.

Isso porque ao estabelecer regras para o uso dos recursos da empresa, é possível reduzir fraudes erros, visto que limita-se o uso de verbas.

Além disso, agora as despesas corporativas são auditadas de forma mais precisa, promovendo maior conformidade nos seus processos.

3. Eficiência na prestação de contas

Uma política de despesas corporativas oferece uma maior clareza em procedimentos como a prestação de contas. Afinal, os colaboradores sabem quais despesas são permitidas e como eles devem reportá-las.

Desse modo, todo o processo ganha mais eficiência, proporcionando uma gestão de despesas ainda mais assertiva.

4. Conformidade fiscal

Seguir uma política de despesas alinhada com as normas fiscais faz com que a empresa evite problemas com a legislação tributária.

Ou seja, ela faz com que todas as despesas estejam corretamente documentadas e reportadas, reduzindo os riscos de multas e sanções.

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Quais as principais dificuldades enfrentadas com a política de despesas?

Nenhuma empresa gosta de encontrar obstáculos em processos, principalmente se tratando do financeiro, não é mesmo?

Sabendo que você está no caminho para criar uma política de despesas eficiente, confira algumas situações clássicas que podem ser evitadas através destas normas internas:

1. Insatisfação do colaborador com os processos

Arquivar notas fiscais, produzir relatórios ou até mesmo ter os gastos rastreados pode trazer certa insatisfação aos colaboradores e à equipe financeira. Afinal, são passos meticulosos e que precisam ser efetuados frequentemente.

Em caso de realização manual do processo de despesas, o trabalho é mais árduo e pode trazer dores de cabeça aos gestores e aos funcionários.

Sendo assim, uma solução automatizada como a Paytrack traria mais conforto e mais facilidade no processo de prestação de contas.

2. Perda de Notas Fiscais

Ao solicitar para o colaborador um serviço externo que precise de reembolso de despesa ou adiantamento, automaticamente você precisa receber notas fiscais e relatórios.

Desta forma, se a sua empresa ainda trabalha com a prestação de contas manuais, ela está propensa a enfrentar perdas de notas fiscais e relatórios com erros e rasuras. Além disso, o acúmulo de documentos e papéis será algo presente.

Com uma política de despesas bem elaborada e uma prestação automatizada, estes problemas não serão mais parte da sua realidade.

Afinal de contas, tendo um sistema parametrizado como a Paytrack, isto é, que vai de acordo com a política interna da sua empresa e possui tecnologia OCR, os cupons fiscais podem ser escaneados no momento da compra e arquivados no relatório automatizado.

Assim, além de ter segurança contra fraudes e garantir que os documentos não se percam, o relatório será efetuado dentro da plataforma.

3. Fraudes nas despesas corporativas

Uma política de despesa frouxa abre oportunidade para fraudes. Embora o pilar fundamental entre empresa e colaborador seja a confiança, algumas questões podem acabar passando despercebidas, e esta não é uma realidade que a sua empresa queira encontrar.

Através da automatização na prestação de contas e definição de políticas através da Paytrack, é possível encontrar possíveis sinais de fraude em tempo real.

Conforme os pagamentos são efetuados e os cupons são registrados, valores acima dos permitidos geram notificações aos gestores responsáveis, solicitando ao colaborador envolvido uma justificativa para tal ato, pendente de aprovação.

5 passos para construir uma política de despesas corporativas eficiente

Lembre-se que a política de despesas corporativas é algo único e moldado de acordo com as necessidades da sua empresa. Porém, existem algumas etapas que não podem passar despercebidas. Veja quais são:

1. Construa categorias e orçamentos claros

O primeiro passo é fazer com que os colaboradores entendam em quais categorias eles podem gastar. 

Por exemplo, a política de despesas permite o gasto de R$25,00 em alimentação para almoço em uma viagem e não permite gastos com bebidas alcoólicas. Os colaboradores precisam estar cientes para que isso seja cumprido.

Ter esses limites e orçamentos bem definidos é fundamental para evitar excessos e permitir um melhor controle dos recursos.

2. Opte pelo simples

Se você quer que todos compreendam as políticas de despesas e estejam cientes de seus deveres e direitos, crie o documento de forma simples, com uma linguagem clara e objetiva.

Afinal de contas, um processo simples facilita processos como a prestação de contas e o cumprimento das diretrizes estabelecidas.

3. Uma política para todos

Crie a política de despesas pensando em todos os funcionários. Não trate as normas de forma diferente para funcionários distintos.

Deste modo, certifique-se de que as regras se ajustem às necessidades da empresa como um todo, mas que também contemplem diferentes níveis hierárquicos. Isso garante que todos entendam suas responsabilidades financeiras.

4. Atualize frequentemente

Avalie a política de despesas frequentemente, assim como todos os processos da empresa. É importante verificar a usabilidade, os cumprimentos e a necessidade de atualização de forma constante.

Ou seja, confira se todos os procedimentos estão alinhados com as novas necessidades e garanta que a empresa continue a operar com eficiência e conformidade.

5. Automatize os processos de despesas

A automatização dos processos de despesas com a ajuda de softwares de gestão pode otimizar todo o fluxo de trabalho.

Simplifique os processos de prestação de contas através de um sistema unificado, que parametrize as suas políticas de despesas, gere os relatórios e se molde às necessidades da sua empresa, assim como o Paytrack.

Como acompanhar a violação das políticas de despesas?

Não há dúvidas que a tecnologia cada vez mais impacta no dia a dia de pessoas e organizações. ​Com isso, quanto antes entenderem como a tecnologia pode contribuir, antes terão seus benefícios​.

Processos manuais necessitam de pessoas constantemente qualificadas, o que já requer investimento para operar e executar as atividades. Além disso, a margem de erro e o tempo dedicado são significativos.

Uma solução especializada em viagens corporativas como a Paytrack, permite a parametrização da política de viagens. Quando todos os envolvidos lançam informações na plataforma, o sistema faz rapidamente a validação sobre as solicitações e sinaliza se estão de acordo com o que pode ou não. 

Assim, os colaboradores ganham produtividade, investem seu tempo em analisar as informações geradas pelo sistema de viagens e promovem melhores estratégias. 

Lembre-se: avalie todos os itens constantemente. Além de gerar o cumprimento das políticas de viagens e despesas, promove o conhecimento do impacto para as organizações e melhor experiência aos colaboradores e terceiros.

A sua empresa está cumprindo as políticas de despesas e tendo bons resultados na prestação de contas?

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