A construção civil é um dos setores mais dinâmicos e desafiadores da economia. Empresas do ramo lidam diariamente com vários desafios, principalmente na gestão de despesas corporativas na construção civil.
Altos custos operacionais, como mão de obra, materiais e deslocamentos de equipes demandam um controle eficiente. No entanto, sem ele, milhões de reais podem ser desperdiçados anualmente.
Apesar da importância da gestão financeira eficiente, muitos gestores ainda utilizam processos manuais para acompanhar gastos, como planilhas e malotes físicos. Segundo a Skift, cerca de 60% das empresas ainda dependem de métodos tradicionais, o que aumenta o risco de fraudes, erros financeiros e falta de visibilidade sobre os custos reais.
Desse modo, a ausência de um sistema estruturado pode gerar desperdícios invisíveis, impactando diretamente a margem de lucro dos projetos.
Diante desse cenário, a transformação digital se tornou uma prioridade no setor. Empresas ao redor do mundo estão investindo em soluções tecnológicas para otimizar a gestão de viagens e despesas corporativas na construção civil. De acordo com a GBTA, 49% dos programas de viagens corporativas já planejam ampliar investimentos em tecnologia.
Mas afinal, sua empresa está preparada para eliminar desperdícios, aumentar a transparência e otimizar a gestão financeira? Descubra neste artigo como resolver os maiores desafios da gestão de despesas e viagens na construção civil e implementar estratégias eficazes para melhorar seus resultados.
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As particularidades na gestão de despesas corporativas na construção civil
A gestão de despesas e deslocamentos na construção civil apresenta desafios únicos que, por isso, exigem uma abordagem diferenciada.
Afinal, o setor lida com colaboradores em trânsito constante, despesas operacionais elevadas e a necessidade de prestação de contas precisa. Esse contexto torna essencial o uso de soluções tecnológicas para otimizar tais processos.
Sem um controle eficiente, empresas podem enfrentar problemas como erros em reembolsos, fraudes e dificuldades no fechamento contábil.
Portanto, vamos explorar quais os principais desafios enfrentados por empresas de construção civil, além de estratégias para solucioná-los de forma eficaz. Confira:
1. Deslocamentos frequentes e prestação de contas complexa
No setor de construção civil, os deslocamentos são parte da rotina de muitas empresas. Engenheiros, gestores e equipes operacionais precisam viajar constantemente para supervisionar obras, negociar com fornecedores, fazer visitas técnicas e reuniões comerciais.
Com isso, cada viagem gera despesas como transporte, hospedagem, alimentação e combustível, que devem ser registradas com precisão para garantir um controle financeiro eficiente.
O problema surge quando esse processo não é automatizado. Sem um sistema integrado, os comprovantes físicos podem ser extraviados e os reembolsos acabam sendo feitos com atraso ou sem a devida auditoria. Isso impacta diretamente o fluxo de caixa e a confiabilidade dos relatórios financeiros.
Portanto, ferramentas digitais eliminam a burocracia, permitindo que os colaboradores registrem os comprovantes pelo celular e submetam reembolsos de forma instantânea, o que garante transparência e agilidade no fechamento contábil.
2. Gestão de fundo fixo e adiantamentos
Para cobrir despesas imprevistas, muitas empresas utilizam fundo fixo ou adiantamentos durante projetos de médio e longo prazo.
No entanto, sem um sistema estruturado, esses valores podem se tornar um gargalo financeiro, gerando fraudes, inconsistências e dificuldades de auditoria.
O rastreamento manual dessas transações dificulta a identificação de gastos indevidos, além de comprometer a prestação de contas da equipe. Logo, sem uma ferramenta para registrar e monitorar esses valores, os recursos podem ser usados fora da política da empresa sem que os gestores tenham visibilidade.
Em contrapartida, plataformas automatizadas como a Paytrack possibilitam o controle total do fundo fixo, registrando cada transação em tempo real e vinculando despesas a centros de custo específicos. Dessa forma, as empresas garantem transparência e conformidade financeira.
3. Controle de quilometragem e custos de combustível
Muitos colaboradores do setor de construção civil utilizam veículos próprios para deslocamento entre obras, visitas técnicas e reuniões externas. Isso torna necessário o cálculo e reembolso de quilometragem rodada, além do controle de custos com combustível.
Quando esse processo é realizado de forma manual, surgem discrepâncias nos valores reembolsados, seja por erros de cálculo ou até mesmo gastos inflacionados por parte dos funcionários. Com isso, sem uma política de controle eficiente, esses custos podem representar um desperdício financeiro significativo para a empresa.
Para evitar tais problemas, o uso da tecnologia é fundamental. Afinal, ela permite o rastreamento automático da quilometragem, garantindo que os valores reembolsados correspondam exatamente aos trajetos percorridos. Além disso, os relatórios detalhados ajudam a identificar gastos acima da média e oportunidades de economia.
4. Uso de cartão corporativo para despesas operacionais
O cartão corporativo é uma alternativa prática para facilitar pagamentos de materiais de obra, deslocamentos e despesas com alimentação. No entanto, sem um sistema de controle adequado, ele pode se tornar um problema financeiro.
A ausência de uma gestão eficiente resulta em desafios como gastos indevidos, falta de categorização de despesas e dificuldades de auditoria.
Na construção civil, onde há diversas categorias de despesas operacionais, é essencial que os gestores tenham visibilidade em tempo real sobre os gastos. Afinal, isso evita surpresas no fechamento financeiro e garante que cada transação esteja alinhada às políticas internas da empresa.
Com isso, os gestores devem olhar para ferramentas automatizadas com bons olhos. Elas categorizam automaticamente os gastos, vinculando cada despesa a projetos ou centros de custo específicos. Além disso, os gestores podem definir limites personalizados para cada colaborador no uso do cartão corporativo, evitando despesas fora da política da empresa.
Com um sistema integrado, um engenheiro pode pagar por um material diretamente com o cartão corporativo e, instantaneamente, a despesa é registrada e aprovada pelo gestor, facilitando o controle.
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Por que a digitalização é urgente no setor de construção civil
Em uma análise do contexto da construção civil, é possível perceber que o setor enfrenta margens de lucro cada vez menores, enquanto, por outro lado, a concorrência cresce.
Nesse cenário, empresas que ainda dependem de planilhas de excel, recibos em papel e processos manuais perdem tempo, dinheiro e oportunidades.
Por isso que a tecnologia na construção civil não é mais um diferencial, é uma necessidade competitiva.
Dados do setor mostram que empresas digitalizadas reduzem o tempo gasto com tarefas administrativas e conseguem identificar economia em custos operacionais apenas com melhor visibilidade sobre gastos.
Como se não bastasse, a nova geração de profissionais espera trabalhar com ferramentas modernas.
Ou seja, além de tudo, manter processos obsoletos também dificulta a atração de talentos e reduz a produtividade de equipes que precisam lidar com sistemas fragmentados.
Desafios enfrentados pelas construtoras e incorporadoras
A inovação no setor de construção enfrenta barreiras específicas que tornam a transformação digital mais complexa que em outros segmentos, especialmente os seguintes pontos:
Descentralização de equipes
Obras acontecem em múltiplos locais simultaneamente, com equipes próprias e terceirizadas gerando despesas de forma independente.
Por esse motivo, consolidar essas informações manualmente é lento e propenso a erros.
Falta de integração entre sistemas
ERPs corporativos muitas vezes não conversam com ferramentas de gestão de obras. Isso cria duplicidade de trabalho e inconsistências nos dados financeiros.
Controles manuais e planilhas
A digitalização de notas fiscais, aprovações via WhatsApp e conciliação manual de cartões corporativos consomem horas preciosas de controllers e gestores financeiros.
Ausência de visibilidade em tempo real
A ausência de visibilidade dos dados em tempo real faz com que as empresas percam a oportunidade de otimizar custos e processos ao longo da obra.
O resultado disso é que, muitas vezes, descobrem que uma obra estourou o orçamento apenas no fechamento do mês. Isso impede ações que corrigem os problemas e compromete a rentabilidade do projeto.
Dificuldade na prestação de contas
Reunir comprovantes físicos de despesas de dezenas de colaboradores em diferentes obras transforma a auditoria em um processo demorado e sujeito a fraudes.
As principais tecnologias que estão mudando a construção civil
A gestão digital de obras se apoia em ferramentas específicas que endereçam os principais desafios do setor.
Em geral, a combinação dessas tecnologias cria um ambiente onde informações são capturadas automaticamente, processos acontecem sem intervenção manual e gestores têm visibilidade total sobre operações financeiras.
As principais tecnologias que estão mudando a construção civil são:
Plataformas de gestão de despesas corporativas
As plataformas de gestão de despesas corporativas automatizam desde a captura de notas fiscais até a conciliação bancária, eliminando digitação manual e permitindo aprovações digitais em tempo real.
ERPs integrados
ERPs integrados conectam áreas financeiras, de compras e operacionais, garantindo que todos trabalhem com as mesmas informações atualizadas.
Aplicativos móveis
Os aplicativos móveis permitem que engenheiros e mestres de obras registrem despesas, tirem fotos de recibos e aprovem pagamentos diretamente do canteiro de obras.
Business Intelligence (BI)
Business Intelligence (BI) transforma dados brutos em dashboards visuais que mostram exatamente onde cada centavo foi investido, facilitando análises de rentabilidade por projeto.
Cartões corporativos inteligentes
Os cartões corporativos inteligentes substituem adiantamentos em dinheiro e reembolsos, oferecendo controle granular sobre limites, categorias de gastos e aprovações automáticas.
Integrações via API
As integrações via API conectam diferentes sistemas sem necessidade de exportações e importações manuais, garantindo que dados fluam automaticamente entre plataformas.
Benefícios da transformação digital na construção civil
A transformação digital em empresas de construção civil gera impactos mensuráveis em três dimensões críticas:
Visibilidade financeira em tempo real
Em primeiro lugar, a visibilidade financeira em tempo real é um dos principais benefícios da transformação digital na construção civil.
Afinal de contas, com sistemas integrados, a gestão pode, por exemplo, visualizar instantaneamente quais obras estão dentro do orçamento, quais colaboradores geraram mais despesas e onde há oportunidades de renegociação com fornecedores.
Assim, não é mais necessário esperar o fechamento mensal para descobrir problemas, os ajustes podem acontecer em tempo real.
Controle de custos e compliance
Além disso, a automação financeira na construção civil proporciona o controle de custos e acompanhamento de conformidade com leis e políticas da empresa.
Já que elimina gastos não autorizados, fraudes com reembolsos e compras fora das políticas.
Afinal, cada transação passa por aprovações configuráveis e todas as notas fiscais são capturadas automaticamente, criando uma trilha de auditoria completa.
Produtividade de equipes administrativas
O último ponto refere-se à produtividade de equipes administrativas. Controllers e analistas financeiros deixam de gastar horas digitando dados e conciliando informações.
Então, esse tempo pode ser redirecionado para análises estratégicas que realmente agregam valor ao negócio.
Como a Paytrack apoia a transformação digital na construção civil
A Paytrack apoia a transformação digital na construção civil, oferecendo uma plataforma completa que resolve os principais desafios do setor:
- Gestão integrada de despesas: captura automática de notas fiscais via aplicativo móvel, aprovações digitais configuráveis por centro de custo (obra, departamento, projeto) e conciliação automática com sistemas ERP.
- Cartões corporativos inteligentes: substitui adiantamentos e reembolsos por cartões com limites individuais e controles por categoria de gasto, eliminando fraudes e simplificando pagamentos corporativos e a prestação de contas.
- Visibilidade em tempo real: dashboards que mostram exatamente quanto cada obra está gastando, permitindo correções de rota antes que problemas se tornem prejuízos.
- Integração com ERPs: Conexão com principais sistemas do mercado, eliminando exportações manuais e garantindo que dados financeiros estejam sempre sincronizados.
- Mobilidade para equipes de campo: Engenheiros e mestres de obras aprovam despesas e registram compras diretamente do canteiro, sem necessidade de deslocamento ao escritório.
- Compliance e auditoria: Todas as transações ficam registradas com comprovantes digitais, facilitando auditorias internas e externas.
Construtoras e incorporadoras que utilizam a Paytrack reportam redução no tempo de fechamento contábil, eliminação dos adiantamentos em dinheiro e economia média de custos operacionais graças à melhor visibilidade sobre gastos.
Ou seja, a plataforma transforma a gestão de despesas na construção civil, oferecendo as ferramentas necessárias para que a transformação digital deixe de ser um projeto futuro e se torne uma realidade operacional hoje.
Com a Paytrack, as empresas de construção civil garantem visibilidade e controle total sobre as despesas, além de automação de processos, segurança e transparência.
É, portanto, uma oportunidade de ter controle sobre cada real gasto, reduzindo desperdícios, otimizando processos e garantindo operação mais eficiente e segura.
