O que são meios de pagamento corporativos?

Em suas atividades, empresas têm despesas diversas que precisam ser devidamente custeadas. Nessas tarefas recorrentes, é importante ter segurança e dinamismo para garantir reembolsos, bom relacionamento com fornecedores e aquisição de insumos. Por isso, todo negócio deve saber o que são meios de pagamento corporativos.

Entre as várias opções disponíveis no mercado, a escolha pela melhor solução deve ser conduzida de acordo com o que fizer mais sentido para a empresa. Geralmente, empresas buscam uma opção com maior rastreabilidade de dados e praticidade no controle financeiro. Assim, as demandas de gestão ficam muito mais fáceis.

Este post dedica um conteúdo sobre esses meios de pagamento para empresas, mostrando os principais e como funcionam. Acompanhe!

O que são meios de pagamento corporativos?

Os meios de pagamento corporativos são métodos utilizados por empresas para custear todas as suas necessidades de rotina. Portanto, são usados mecanismos variados para garantir que todos esses valores sejam pagos de maneira prática e, mais à frente, possam ser devidamente controlados pelo departamento financeiro da empresa.

Na prática, não se trata de algo muito diferente das opções que temos para pessoas físicas, sobretudo pela opção de cartão. No entanto, a gestão e o uso são mais restritos devido às políticas de compliance das companhias. Dessa forma, há a garantia que esses meios de pagamento serão utilizados de maneira correta, sem fraudes.

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Quais os tipos de meios de pagamento?

Os meios de pagamento são dedicados para custear as mais diversas despesas que uma empresa pode ter, desde a compra de insumos, contratação de serviços e aquisição de materiais, até os reembolsos para viagens corporativas. Portanto, é essencial que esse meio utilizado seja de fácil uso, seguro e que possa ser contabilizado sem maiores problemas.

A seguir, entenda melhor os tipos de meios de pagamento e como eles funcionam para as empresas!

Cartão corporativo

O cartão corporativo é a opção mais moderna e prática atualmente. A ideia é que esse meio de pagamento seja capaz de centralizar todas as informações de gastos realizadas pelos membros da empresa. Assim, ao fim do mês, cada um dos gastos realizados podem ser verificados em uma fatura apenas, facilitando muito o trabalho.

Um recurso que torna os cartões corporativos ainda mais interessantes é o VCN, que nada mais é do que o cartão virtual. Ou seja, uma versão digital do cartão é gerada quando uma compra, por exemplo, de passagem aérea, precisa ser feita. Isso torna o processo muito mais seguro e também facilmente auditável por parte da empresa.

No caso dos cartões virtuais, há ainda opções exclusivas para as viagens e as despesas relacionadas, como reservas de hotéis e compra de bilhetes aéreos. Dessa maneira, é possível limitar estrategicamente o uso desse recurso, evitando fraudes ou até mesmo custos além do que o permitido e planejado.

Faturamento

O faturamento é um recurso mais antigo, mas que ainda é utilizado por empresas que não digitalizaram o suficiente sua operação e gestão. Aqui, o funcionamento é simples: fornecedores enviam às empresas uma fatura que discrimina o que está sendo contratado e os valores referentes. Então, a empresa precisa pagar essa fatura como um boleto bancário.

Isso pode ser usado em passagens aéreas, por exemplo. Neste caso, a companhia emite as passagens e envia essa fatura para a contratante, que faz o pagamento. A questão é que se há muitas emissões no mês, há várias faturas para ter que conciliar, contabilizar, extrair dados e manter tudo sob controle de maneira segura.

Por mais que seja um recurso recorrente, ele tem cada vez mais dado lugar aos cartões, uma vez que são menos simples de gerir. Hoje, o faturamento é mais usado por empresas de pequeno porte.

Reembolsos

O reembolso é também uma forma de pagamento muito utilizada por empresas. Nesses casos, o colaborador faz o pagamento do seu próprio bolso e emite uma solicitação de reembolso. Então, cabe à empresa avaliar esses pedidos e pagar, caso esteja tudo dentro do que é exigido pela companhia.

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Como método de pagamento, o reembolso funciona muito bem, sobretudo em despesas relacionadas a viagens corporativas e quilometragem de deslocamento a trabalho. Nesses casos, é essencial que a empresa defina diretrizes transparentes sobre esses reembolsos. Além disso, deve utilizar soluções de automação para otimizar a rotina de controle e pagamento desses valores.

Adiantamento

Quando falamos sobre o que são meios de pagamento corporativos, talvez não consigamos visualizar o adiantamento como uma das possibilidades. No entanto, esse método funciona adequadamente dentro da realidade de algumas empresas. Nesses casos, a questão é simples: colaboradores solicitam adiantamentos para que esses valores possam custear qualquer atividade da empresa.

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Esses adiantamentos são úteis, uma vez que colaboradores não precisam ter que custear nada do próprio bolso. Então, a empresa aprova valores antecipados, os disponibiliza às pessoas e esses funcionários podem fazer uso dentro das diretrizes definidas.

Como controlar meios de pagamentos corporativos?

Tão importante quanto saber o que são meios de pagamento corporativos é definir algumas ferramentas e soluções que ajudarão a controlar o uso desses recursos. Se você automatiza o controle de custos e o acesso a dados de despesas, fica muito mais fácil manter esses meios de pagamentos sendo utilizados com segurança e equilíbrio.

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Plataforma de viagens corporativas

As plataformas de viagens corporativas facilitam todo esse processo de solicitação de bilhete aéreo, reserva de hotel e reserva de automóveis. Tudo é feito dentro do mesmo ambiente, este já configurado para permitir apenas o que as diretrizes da empresa autorizam. Assim, entre as funcionalidades e possibilidades, estão:

• Integração com meios de pagamento de viagens (cartões VCN específicos do setor);
• Comparação de tarifas;
• Preços mais baixos;
• Centralização de informações;
• Dashboard com dados sobre custos e despesas.

Plataforma de reembolsos

As plataformas de reembolso também podem ajudar empresas que querem definir regras rigorosas e que possam ser devidamente seguidas nessas atividades. Esta é a maneira mais garantida de conquistar uma política de reembolsos que funcione adequadamente. Essas soluções apresentam os seguintes recursos:

• Definição de regras e parâmetros para reembolsos;
• Controle de comprovantes fiscais para reembolsos (digitalização e cadastro de notas);
• Integração com cartões corporativos.

Se você sabe o que são meios de pagamento corporativos, certamente está capacitado a escolher a melhor solução para seu negócio. Assim, além de economizar custos, é possível ter resultados auditáveis e livres de fraudes.

Entre os muitos custos corporativos, sem dúvidas as despesas de viagens são as mais importantes. Portanto, saiba mais como criar um relatório desse tipo usando um modelo editável!