Saiba como contabilizar despesas de viagens corporativas

Contabilizar despesas de viagens corporativas envolve documentar todos os gastos envolvidos no pré e pós viagem, através de um relatório minucioso que compila informações como hospedagem, deslocamento, gastos extras, etc, sendo de suma importância para o controle de gastos da empresa.

As viagens corporativas representam uma oportunidade de expansão da carteira de clientes, mas demandam uma responsabilidade mútua tanto do viajante quanto do setor financeiro.

Isso porque estamos falando de uma atividade que demanda uma série de despesas. Sendo que o processo de reembolso ao colaborador viajante depende exclusivamente da política de despesas da empresa.

Deste modo, um relatório de despesas bem feito possibilita o correto reembolso para o colaborador e um maior controle do financeiro sobre as despesas.

Quer entender melhor como contabilizar despesas de viagem corporativa e como esse processo automatizado pode ser mais eficiente para empresa e colaboradores? Neste conteúdo, separamos algumas dicas para te ajudar. Se quiser uma demonstração, entre em contato:

Quais são os principais tipos de despesas de viagem corporativa?

As empresas precisam cobrir diferentes tipos de despesas dos seus colaboradores nas viagens corporativas. Isso garante o conforto e a eficiência deles durante o período que eles passam fora do escritório.

Com isso, entender quais são essas despesas é fundamental para fazer a gestão de custos de forma eficiente. Além disso, também é possível manter o controle financeiro, evitando quaisquer surpresas inesperadas.

A seguir, confira conosco algumas das principais categorias de despesas durante as viagens corporativas:

• Transporte aéreo e terrestre: A passagem aérea é uma das maiores despesas em viagens corporativas. Além disso, o transporte terrestre (ônibus, táxi, aluguel de carros, Uber, 99 etc) também deve ser levado em consideração;

• Hospedagem: Despesas com hospedagem incluem hotéis, pousadas ou outras acomodações durante o período da viagem;

• Alimentação: A empresa precisa cobrir as refeições dos colaboradores, seja com diárias ou por meio de reembolso de despesas apresentadas;

• Transporte local: Serviços de transfer, combustível e pedágios para que os colaboradores possam se locomover;

• Despesas imprevistas e diversas: Pequenos custos que ocorrem durante a viagem, como lavanderia, internet, estacionamento, taxas de bagagem extra etc.

Fazer a gestão das despesas é fundamental para garantir que as viagens corporativas sejam realizadas dentro dos limites orçamentários. Isso evita comprometer a qualidade do serviço e a experiência do colaborador.

O que é uma política de despesas e por que ter uma?

Uma política de despesas de viagens corporativas é um conjunto de diretrizes estabelecidas para regulamentar tudo o que diz respeito às viagens a trabalho.

Essa política define as regras sobre como as viagens devem ser planejadas, quais despesas são permitidas, limites de gastos, procedimentos para aprovação de viagens e reembolsos, além de orientar os colaboradores sobre como se comportar financeiramente durante as viagens.

Desta maneira, uma política de despesas é fundamental. Afinal, ela ajuda a controlar gastos e a garantir que todos os custos relacionados a viagens estejam sempre de acordo com os objetivos e a realidade financeira da empresa.

Além disso, uma política bem estruturada promove transparência e equidade. Isso porque ela estabelece regras claras para que todos os colaboradores possam seguí-las. Como consequência, reduz-se o número de fraudes e despesas desnecessárias.

Leia também: Melhores práticas para o seu controle de gastos empresariais

Benefícios de uma política clara de despesas de viagens

Uma política de despesas de viagens corporativas é crucial para toda e qualquer empresa. Afinal, ela garante que a gestão de custos aconteça de forma eficiente e que os colaboradores saibam como proceder em uma viagem.

Ou seja, a sua implementação traz consigo diversos benefícios tanto para a organização quanto para os colaboradores. A seguir, confira conosco alguns dos principais exemplos:

1. Controle de despesas

A política de despesas é a responsável por definir os limites de gastos para cada categoria de despesa. Isso faz com que custos como alimentação, hospedagem e transporte estejam em conformidade com o orçamento estabelecido.

Com isso, a empresa ganha em compliance e, além disso, se previne contra surpresas desagradáveis no fechamento dos relatórios de viagem.

2. Compliance

Estabelecer regras detalhadas sobre quais despesas são permitidas e como elas devem ser comprovadas minimiza a chance de fraudes e previne a empresa contra possíveis erros no processo de reembolso.

Contar com plataformas como a Paytrack é essencial, visto que ela automatiza a análise de relatórios e garante mais precisão na gestão de despesas.

3. Conformidade dos processos

Uma política de despesas clara e bem definida permite que todos os colaboradores saibam exatamente quais regras seguir, evitando interpretações equivocadas.

Este benefício facilita o trabalho dos gestores e do departamento financeiro, que agora podem assegurar a conformidade de cada viagem com as diretrizes estabelecidas pela empresa.

4. Transparência no processo de reembolso

Uma política detalhada facilita o processo de prestação de contas da empresa. Isso não somente torna o reembolso mais rápido, como também o deixa mais transparente.

Isso porque os colaboradores sabem exatamente quais despesas precisam ser documentadas e de que forma. Enquanto isso, a empresa tem mais clareza e controle sobre os valores reembolsados.

5. Melhora a experiência do colaborador

Por fim, regras e processos bem definidos garantem que o colaborador possa focar em suas tarefas sem se preocupar com burocracias.

Ou seja, uma política de despesas de viagens bem estruturada oferece conforto e segurança aos colaboradores. Afinal, eles sabem que terão suas despesas reembolsadas de maneira justa e rápida.

Por que é necessário contabilizar as despesas logo após a viagem corporativa?

O processo de viagem corporativa demanda uma gama de investimentos como a liberação de valor prévio no caso do adiantamento, reserva de hospedagem, alimentação, mobilidade como Uber e, em alguns casos, até com a imprevisibilidade de gastos variáveis.

Uma viagem corporativa tem um propósito muito claro e estratégico de trazer novos clientes e oportunidades de negócio aliado ao desafio de reduzir custos envolvidos nessas viagens. E isso só é possível através do controle imediato dos gastos.

Desta forma, contabilizar as despesas logo após a viagem é um ato de organização e controle desses custos que viabiliza o reembolso de certos valores para o colaborador.

Além disso, esse processo permite à empresa ter uma visão mais certeira sobre o sucesso da viagem, possibilitando o cálculo de ROI, por exemplo.

Uma política clara de reembolso e um controle organizado e eficiente dos relatórios de despesas corporativas são a chave para zelar pelos recursos da empresa.

Sendo assim, para entendermos melhor como contabilizar despesas de viagens corporativas, devemos compreender alguns processos também. É o que faremos a seguir:

1. Processos com reembolso

O reembolso de despesas é o conceito de ressarcimento do funcionário por um gasto pertinente ao cumprimento de suas atividades. 

Para que esse processo aconteça da forma correta, é preciso estabelecer uma política de reembolso. Isso porque, em muitos casos, podem ocorrer fraudes, gastos excessivos e até problemas de compliance.

Entretanto, como definir a política de reembolso correta para minha empresa? A primeira dica é definir o que é reembolsável, ou seja, o que se encaixa como um custo de viagem, para evitar o ressarcimento indevido de gastos como entretenimento, bebida alcoólica etc.

Além disso, outro dado importante é incluir um limite de gastos que os colaboradores podem ter em viagens, assim como estabelecer prazos para realizar a prestação de contas.

Quanto mais transparente for a política de reembolso, mais prático será para que funcionários e gestores cruzem informações na hora de receber notas fiscais e recibos.

2. Processos com adiantamento

O adiantamento de despesas acontece quando o colaborador recebe o valor que irá utilizar antecedente à viagem. Essa é uma prática que concede menos processos de reembolso.

Deste modo, o valor estimado para o colaborador será liberado pela empresa, seja por transferência bancária ou por cartão corporativo. Aqui, é importante definir quais são os tipos de despesas que correspondem ao adiantamento.

Contudo, para que essa atividade seja realizada com sucesso, é necessário seguir boas práticas como armazenar notas fiscais e ter processos que não afetam o compliance da empresa.

Após a viagem a trabalho, o colaborador deverá prestar contas do valor recebido e do que foi gasto. Neste momento, se as despesas forem menores que o valor adiantado, o saldo remanescente será devolvido.

Como contabilizar o reembolso de despesas de viagens corporativas?

Na gestão de uma empresa, contabilizar o reembolso de despesas com viagem de forma eficaz é essencial. Afinal, este processo garante que as finanças da empresa permaneçam organizadas e que os colaboradores sejam compensados de forma correta.

Contudo, não são todas as empresas que possuem processos bem definidos. O que faz com que muitas delas tenham dificuldades em lidar com as suas despesas com viagens a trabalho.

Pensando nisso, acompanhe conosco três dicas práticas para contabilizar o reembolso de despesas de viagens corporativas de maneira eficiente:

1. Estabeleça categorias de despesas

Para uma contabilização eficiente, é importante que as despesas sejam categorizadas corretamente. Com isso, é importante estabelecer categorias claras, como transporte, hospedagem, alimentação, entre outros.

Logo em seguida, deve-se informar os colaboradores a classificar cada despesa adequadamente ao registrar seus gastos. Deste modo, será possível facilitar o processo de revisão e aprovação das despesas.

2. Padronize o processo de reembolso

Para manter a consistência e a precisão dos relatórios de despesas, é necessário padronizar o processo de reembolso. No entanto, o ideal é que todos os colaboradores sigam o mesmo procedimento ao submeter suas despesas.

Além disso, busque centralizar a provação e processamento dos reembolsos em um departamento específico, como por exemplo o financeiro. Assim, você garante que todas as despesas sejam revisadas de acordo com as políticas da empresa.

3. Utilize um software de gestão de despesas

Na gestão empresarial, implementar um software de gestão de despesas pode simplificar o processo de reembolso. Afinal, estamos nos referindo a ferramentas que permitem que os colaboradores registrem suas despesas em tempo real.

Ou seja, o uso de software automatiza grande parte do processo, reduzindo erros manuais, facilitando o rastreamento das despesas e acelerando o tempo de reembolso. Portanto, conte com a Paytrack como braço direito!

Aproveite e leia: Entenda como evitar riscos com adiantamento para despesas de viagens corporativas

O que melhorar nos processos de despesas de viagens corporativas?

É notável que contabilizar despesas com viagens corporativas é um processo minucioso e de suma importância, já que corresponde a um dos maiores gastos corporativos.

No entanto, o grande desafio é encontrar maneiras de reduzir custos e fazer o melhor proveito dos recursos da empresa.

Com isso, é possível que você se pergunte: será que existem maneiras mais práticas de controlar os gastos em viagens corporativas? 

A resposta é que sim. Principalmente ao aderir novas tecnologias como um sistema de gestão, um aplicativo para contabilizar gastos com autonomia e um cartão de adiantamento, por exemplo. 

Essas ferramentas vêm sendo utilizadas por empresas como WEG, Seara, Cia Hering, para tornar seus processos mais eficientes e reduzir custos.

Portanto, sua empresa conta com alguma dessas tecnologias para facilitar a rotina financeira? A seguir, acompanhe conosco algumas dicas para aprimorar os processos operacionais da sua empresa:

1. Ter um único sistema de gestão de viagens e despesas corporativas

Utilizar um software que permite o controle, análise e monitoramento das despesas de viagens corporativas é fundamental para uma gestão eficiente. Contudo, como escolher o melhor sistema para meu negócio?

Ao avaliar as funcionalidades, a Paytrack é autoridade quando se fala em um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas com uma plataforma robusta e completa.

Dessa forma, é possível que o colaborador solicite o reembolso e verifique o andamento da operação, controle pré e pós viagem, além de facilitar o processo de prestação de contas.

Ao se integrar a qualquer ERP do mercado, ele facilita a troca de informações dentro do sistema possibilitando relatórios mais transparentes e assertivos, tudo isso disposto em uma única plataforma que garante mais compliance do seu negócio.

2. Contar com um aplicativo para contabilizar despesas de viagem corporativa

A autonomia e economia de tempo são os principais benefícios de um aplicativo para contabilizar despesas de viagem corporativa. Na palma da mão, o colaborador pode agilizar processos que manualmente tomam tempo como atualizar planilhas e montar relatórios.

O aplicativo Paytrack conta com a tecnologia OCR, onde, no lugar de guardar todas as notas fiscais das despesas, o colaborador pode escanear o recibo e rapidamente o sistema armazena as informações já parametrizadas pela empresa.

Sendo assim, ele economiza tempo com processos menos burocráticos e mais ágeis, possibilitando direcionar toda a energia para o que realmente importa, a viagem.

3. Cartão corporativo

O cartão corporativo serve para custear as despesas do colaborador no exercício de suas atividades. O objetivo é manter mais controle sobre os gastos já previamente definidos pela empresa evitando surpresas e gastos errôneos.

O Paytrack Card é estrategicamente pensado para sanar todas as questões de despesa. Isso porque ele disponibiliza o adiantamento direto a todos os colaboradores que estão viajando. Integrado ao sistema, é possível realizar esse acompanhamento em tempo real e de forma segura. 

Deste modo, com o cartão corporativo da Paytrack à disposição da sua empresa, você poderá contar com:

• Pagamentos de todo tipo de despesa e lançamento em tempo real;
• Possibilidade de recuperação de saldo e histórico de solicitações;
• Possibilidade de vincular o cartão na wallet do celular;
• Aceito em estabelecimentos nacionais e internacionais.

O futuro da gestão de despesas de viagens corporativas agora é digital!

Contabilizar despesas de viagem corporativa não precisa mais ser um processo de longa data e muita dor de cabeça. Aliando tecnologia com a plataforma certa, é possível agregar eficiência e agilidade aos processos. Neste momento, a Paytrack pode te ajudar!

Fale com um dos nossos especialistas e eleve o nível do seu negócio!