Cuidados que devem ser tomados no planejamento de viagens corporativas internacionais

Visando conhecer novos mercados e expandir os negócios, as viagens corporativas internacionais trazem às empresas e ao colaborador diversas oportunidades. Porém, mais do que oportunidades, grandes desafios surgem aos gestores e viajantes.

Como se planejar? O que considerar importante? O que precisa ser evitado? Se você está em busca de todas as respostas necessárias para inserir as viagens internacionais à rotina da sua empresa, confira este artigo que a Paytrack preparou para a sua gestão!

O que os gestores devem levar em consideração numa viagem corporativa internacional?

Quando falamos em viagens corporativas nacionais, a preocupação dos gestores com despesas, políticas internas, reembolsos, adiantamentos e trajetos do viajante já é amplamente conhecida.

Nas viagens corporativas internacionais não é diferente. Porém, outros detalhes precisam ser levados em consideração.

Imagine que o colaborador está indo para outro país. É de extrema importância que os gestores estejam atentos com o conforto e segurança do viajante, afinal, este colaborador está saindo de um lugar conhecido para uma realidade totalmente diferente da sua.

Estruturar uma política especial para a viagem corporativa internacional, definindo bem os valores e a qualidade de vida do viajante são essenciais. Assim, é necessário pensar nas diferenças culturais, taxas de câmbio, fuso horário, idioma e moeda, por exemplo. Afinal, além de trazer alívio, motivação e refletir em empatia ao colaborador, esses detalhes garantirão maior segurança à empresa.

Da mesma forma, considerar o uso de um software moderno e integrado como o Paytrack, totalmente parametrizado com as políticas da empresa, integrado às necessidades dos gestores/viajantes e que conta com um atendimento Travel Tech 24/7, com equipe disponível para qualquer destino, auxiliará em todo o processo das viagens corporativas internacionais.

Como os colaboradores devem se organizar

Definida uma viagem corporativa internacional e quais colaboradores estão envolvidos, é hora de se organizar.

Pode parecer óbvio demais, mas a antecedência é um ponto chave na hora de programar uma viagem corporativa internacional. Mais do que apenas arrumar as malas, o viajante precisa ter os documentos em dia, assim como vacinas e treinamento de idiomas quando necessário.

Uma dica valiosa é a realização de um checklist para não deixar nada para trás, assim como um estudo prévio sobre o país de destino, podendo se preparar para o clima, entender melhor a cultura, entre outros.

Cuidados que devem ser tomados em viagens corporativas internacionais

Além de muitos desafios, as viagens corporativas internacionais geram gastos altos para os caixas empresariais. Com uma taxa de câmbio diferente para cada país, é essencial que gestores financeiros e gestores de viagens realizem orçamentos e definam muito bem as despesas.

Para reverter a viagem corporativa em sucesso, além de orçamentos, existem alguns outros cuidados que precisam receber atenção.

Faça um seguro de viagens internacionais

Além de ser uma obrigação em alguns países, o seguro de viagem internacional traz segurança e conforto para o viajante em casos de acidentes.

Tenha todos os dados de viajantes atualizados

É essencial que a empresa prepare uma ficha especial para cada viagem internacional do colaborador, contendo telefone, endereço, contatos de familiares, entre outros. Estas informações precisam ser atualizadas com frequência para que estejam corretas em caso de emergências.

Esteja por dentro das notícias

Fique atento às notícias que envolvem o país destino. É de suma importância estar por dentro do clima, assuntos políticos e da economia, por exemplo.

Será através destas informações que o colaborador viajante poderá se preparar com mais cautela e atenção para a viagem.

Providencie passaporte e visto

Estes documentos requerem datas de antecipação e datas mínimas de validade. Esteja à frente destas documentações e auxilie os viajantes corporativos a manter tudo em ordem.

Oriente e repasse a política de viagens e despesas corporativas

Como já trouxemos em outros artigos, a política de viagens e despesas corporativas, além de extremamente importante para o controle de gastos, é uma aliada tanto para a empresa quanto para o colaborador.

É por meio deste documento que ambas as partes definem valores para despesas, formas ideais para solicitações de reembolsos e compras utilizando recursos financeiros empresariais.

Antes da viagem corporativa internacional é essencial que gestor e viajante sentem e repassem a política de viagens. Desta forma, o colaborador saberá exatamente como se portar ao pisar em terras estrangeiras. Para as empresas que contam com o Paytrack, as políticas ficam visíveis de forma digital, bem como resguardam todo o processo de viagem.

Invista em um sistema integrado de gestão para viagens e despesas corporativas

Fazer a gestão de viagens e despesas corporativas pode parecer um grande desafio para gestores e, quando realizado manualmente, abrem oportunidades para furos de caixa, perda de informações, falta de acompanhamento e fraudes.

Tanto em viagens corporativas nacionais quanto internacionais, não ter o controle total sobre os processos é algo que as empresas precisam passar longe.

Assim, automatizar estes processos com um sistema integrado e moderno como o Paytrack, que entrega autonomia aos viajantes e controle em tempo real aos gestores, é um cuidado essencial para o desenvolvimento e qualidade das viagens corporativas. Afinal, a viagem é apenas o meio de atingir o seu objetivo: vender mais e/ou explorar novas oportunidades.

Além de ser flexível e parametrizado com as políticas de despesas e viagens da sua empresa, o Paytrack oferece também um atendimento Travel Tech 24/7, trazendo conforto e soluções para gestores e viajantes em âmbito nacional e internacional.

Pensando em mais conforto e segurança, o Paytrack também disponibiliza o cartão corporativo, solução que permite o adiantamento em moeda estrangeira, facilitando o processo de viagem corporativa internacional do colaborador e auxiliando nos processos dos gestores financeiros através da conciliação de faturas.

Se a sua empresa está preparada para embarcar rumo às viagens corporativas internacionais, solicite o contato de um dos nossos consultores especialistas e receba uma demonstração do Paytrack.