Como a digitalização de processos pode mudar a gestão de despesas corporativas
Como construir uma política de despesas corporativas eficiente
As políticas de viagens funcionam como um conjunto de diretrizes instituídas pela empresa que orientam os colaboradores na prática das viagens de negócio. Essas políticas são essenciais para garantir viagens mais eficientes, seguras e econômicas.
Além do destino do viajante, quando não existe uma política eficiente em relação aos deslocamentos, é comum que os profissionais também não saibam quanto e com o que podem gastar, com a certeza de serem ressarcidos.
Portanto, ter a política da sua empresa bem definida otimiza rotinas, garante que os gestores possam controlar os gastos e que os colaboradores cumpram as regras.
Pensando nisso, criamos um artigo completo para te auxiliar nas principais dúvidas sobre política de viagens corporativas, além de disponibilizar um modelo editável e gratuito criado por nossos especialistas!
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A política de viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes para o processo de viagens de uma empresa.
Esse documento contém, essencialmente, critérios que os colaboradores devem seguir quando a demanda for viajar pela empresa. As regras devem esclarecer:
O principal objetivo das políticas de viagens é aumentar o compliance e o controle de custos com viagens, além de prevenir erros em registros de despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Este tipo de documento é crucial para que colaboradores saibam como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, que por sua vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.
Você tem ideia de quantos e quais os gastos sua empresa tem em viagens corporativas? Esse tipo de controle não é apenas importante como essencial para o seu negócio.
A política de viagens corporativas entra como uma forma de padronizar processos e gastos com viagens. Assim, todo o fluxo da viagem, desde a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestação de contas, é realizado com muito mais assertividade.
As políticas promovem diversos ganhos como segurança, ganho de atividade, controle de custos e, principalmente, consistência, uma vez que todos os colaboradores irão seguir as mesmas diretrizes fomentando uma cultura de coerência na instituição.
Além disso, uma política de viagens corporativas bem definida tem a capacidade de impactar viajantes e a empresa, veja:
Vale lembrar que a política deve fazer sentido com as necessidades da empresa e de seus colaboradores. Um equilíbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Uma política de viagens corporativas bem estruturada evita erros e transtornos e com o tempo trará retornos positivos para o cenário de viagens da sua empresa.
Além dos benefícios para a empresa e os viajantes corporativos, existem 3 principais motivos para que você faça e padronize sua política de viagens corporativas:
Confira em detalhes os motivos para padronizar sua política de viagens!
Gestores de viagens e profissionais envolvidos no controle de custos e aprovações devem se reunir para a criação de regras. Elas devem ser claras e consolidadas em um documento que esteja disponível para todos os viajantes.
Esse é o primeiro passo para evitar desencontro de informações, dúvidas ou mal-estar com a equipe.
Na política devem estar definidas regras como:
Além da política, é preciso haver um controle eficaz de dados e processos. Contar com uma solução de gestão é ideal para garantir que as regras sejam cumpridas, essas ações reduzem custos desnecessários.
Com o controle e agências de viagens corporativas integradas ao sistema de gestão, é possível escolher por passagens e hospedagens com melhor custo-benefício, além de controlar despesas extras.
Por meio de uma solução como o Paytrack, o gestor, além de acompanhar em tempo real o cumprimento da política de viagens, também consegue visualizar todos os deslocamentos e integrar profissionais que vão ao mesmo destino, reduzindo custos duplicados.
Sem uma política definida, o gestor passará horas se dedicando à conferência dos relatórios – se é que eles existem – e no fim da semana, mês ou ano terá um custo elevado sem sequer saber exatamente onde ele ocorreu.
Com a documentação das regras para viajantes, não conformidades serão simplesmente excluídas e o profissional estará ciente dessa questão. Exceções, quando necessárias, serão avaliadas esporadicamente, sem onerar no orçamento.
Com as regras, e dados das últimas viagens, o gestor consegue prever e programar os custos da área, sem extrapolar o orçamento e direcionar os investimentos também para outras ações. Quem controla viagens, com certeza reduz custos e consegue fazer muito mais com menos.
Uma política de viagens corporativas serve para comunicar as regras definidas pela sua empresa. Para que esta comunicação seja efetiva, é preciso que ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.
A política da sua empresa sofrerá impacto pela forma como sua empresa executa viagens, o motivo do deslocamento e por quem viaja.
Por isso, para evitar a má interpretação das regras e o baixo engajamento, a sua política de viagens deve ser objetiva, ter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.
A ideia é que este documento se conecte aos seus colaboradores e não seja alheio ao dia a dia do viajante. Por isso tenha estes pontos em mente:
Uma boa política de viagens corporativas é pensada para que os colaboradores entendam e estejam engajados. Só assim ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Nossa sugestão é simples, faça uma análise com seus gestores e até mesmo colaboradores, sobre quais os principais pontos que trazem mais dúvidas ou que devem ser melhorados na hora do deslocamento.
Alinhe também todas as atividades que envolvam as viagens corporativas, do início ao fim. O importante é conversar e debater sobre as melhores opções para ambos os lados, empresa e colaborador.
Outra dica importante é adaptar a política aos níveis hierárquicos da empresa. Defina os tipos de serviços e prazos de acordo com os cargos presentes entre os viajantes.
E não se esqueça, cada empresa deve ter a sua política de viagens, adaptada às suas peculiaridades e necessidades específicas.
Agora que você já sabe a importância de ter uma política de viagens corporativas bem definida e tem uma ideia do que considerar para começar, preparamos um guia para aplicar na sua empresa.
Antes de arregaçar as mangas e começar a escrever a sua política de viagens, vamos dar um passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas são uma necessidade transversal em muitas empresas. Ou seja, diversos setores têm interesse no resultado das políticas e processos de viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na sua empresa para discutir a política de viagens. Diferentes perspectivas enriquecem o documento e farão com que ele atenda de forma integral às necessidades de todos os envolvidos.
Veja alguns perfis que podem ser convidados para a discussão:
O levantamento de dados orientará a criação das políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas como: média de gastos, tipos de despesas mais utilizados, tipos de serviços, quais os setores que mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Diferentes perfis de viajante pedem diferentes políticas de viagem.
É comum que, mesmo com uma política de viagens definida, alguns grupos de viajantes tenham benefícios diferentes de outros da mesma empresa. Um exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Estes casos acabam sendo tratados como exceções à regra. Mas se uma exceção é recorrente, automaticamente perde o caráter de exceção e com isso perde-se o controle.
Por isso, não tenha medo de criar políticas diferentes de acordo com o perfil dos grupos de viajantes. Isto simplificará o controle e aumentará a adesão às políticas, mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
O perfil do viajante pode ser identificado na fase de levantamento de dados e construído com base diversos critérios, como:
Além do perfil dos viajantes, é preciso compreender qual o perfil de negócio da sua empresa.
O foco das suas viagens é com objetivos comerciais, que podem ser planejados com maior antecedência ou o objetivo é atender clientes em manutenção de equipamentos, por exemplo, e tem menos antecedência?
As características do seu negócio serão relevantes para definir as normas de viagem de seus colaboradores.
O orçamento destinado às viagens da sua empresa é uma informação importantíssima para a construção das regras de viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área de negócio ou por tipo de despesa.
O nível de detalhamento dependerá da política orçamentária da sua empresa, mas será preciso que o processo de gestão de serviços e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Além disso, a definição das regras de despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimização dos custos de viagem.
Agora que você já sabe quais os tipos de viajantes, as características das viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora de definir as regras.
Serviços pré-viagem, como a emissão de aéreos, são reservados e pagos antes que o colaborador embarque. Mas existem outras despesas, como alimentação e táxi, realizadas durante a viagem, que não são pagas com antecedência.
Neste caso, qual o recurso que o viajante utilizará? Esta definição é importante pois impacta no fluxo de reembolsos e prestação de contas, e até mesmo no orçamento familiar de seus colaboradores.
Aqui estão algumas pontos de atenção para se considerar ao definir o tipo de recurso disponibilizado ao seu colaborador:
Nas regras de despesas é essencial definir os limites de forma clara, levando em consideração as peculiaridades do seu negócio.
O nível de detalhamento desta definição dependerá do histórico dos seus viajantes. No passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Veja alguns pontos relevantes sobre os principais tipos de despesas em viagens corporativas:
As políticas para a contratação de serviços de viagem englobam tanto o processo de solicitação, quanto limites de valores permitidos.
Apesar de cada serviço de viagem ter suas particularidades, regras de antecedência para solicitação eram um ponto comum entre todos os tipos de serviço, já que em geral garantem melhores tarifas.
Hoje, com as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu muito. Permitir a compra de tarifas flexíveis, pode evitar perder o bilhete no caso de algum imprevisto.
Ainda assim podemos definir diversas políticas práticas para garantir o controle de custos em viagens. Veja a seguir exemplos de políticas de aéreos e hospedagens:
Quando falamos em aéreos, nem sempre o menor preço é o melhor preço, então cuidado com este tipo de política. Se o menor preço de aéreo for às 5h da manhã, você colocará de lado o bem-estar do colaborador? Ou ainda, o custo da hora extra do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
Na parte de hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construção da política:
Caso sua empresa possua acordo com fornecedores de serviços, não deixe de especificá-los nas políticas e garantir que estejam disponíveis para a comparação com outros fornecedores.
Como sabemos, a política de viagens funciona como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua empresa.
Descreva de forma clara e objetiva no documento qual o procedimento para solicitar serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá passar. Um processo padronizado facilita a gestão dos pedidos, a compra e reserva de serviços, além de aumentar o controle sobre os custos.
Da mesma forma, descreve as regras para prestação de contas. Assim, seus viajantes saberão como justificar seus gastos, com todas as informações que seu time financeiro precisa para a comprovação fiscal das despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle de prestação de contas via planilhas, não são nada eficientes à medida que seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma solução para gestão de despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo de solicitações e aprovações em um único lugar, evitando que se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validação das políticas no momento da seleção dos serviços, minimizando os custos de viagens e potencializando o seu controle e gestão.
Se há algo que a pandemia nos ensinou, foi a importância de ter orientações claras sobre como proceder caso ocorram imprevistos.
O bem-estar do viajante precisa ser uma prioridade para a sua empresa. Por isso, dedique uma sessão em sua política para descrever estes procedimentos e contatos de emergência para garantir que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
Agora que você construiu sua política, o engajamento dos colaboradores dependerá de uma comunicação assertiva e abrangente do documento.
Aqui estão algumas ideias de comunicação para conscientização sobre a política de viagens da empresa:
O mais importante é que a sua política de viagens corporativas saia do papel e comece a ser aplicada o quanto antes, para que sua empresa se beneficie do controle que a política.
Para isso, disponibilizamos um modelo gratuito, feito por especialistas, para que sua empresa adapte a sua realidade operacional e jurídica.
Baixe o modelo editável de política de viagens corporativas preenchendo o formulário abaixo e coloque em prática todos os passos que discutimos neste artigo!
Uma política de viagens entra para organizar os processos de locomoção e gerenciar as despesas, isso significa que os processos precisam ser claros e eficientes.
Separamos algumas dicas:
É importante que cada etapa seja cumprida com clareza, que os dados sejam qualificados e que os integrantes responsáveis pela implementação também busquem qualificar além de comunicar, oferecendo treinamentos e capacitação para os colaboradores.
Conforme as atividades da empresa vão se expandindo, no panorama de aquisição de novos clientes, novos roteiros e eventos, é preciso revisitar a política de viagens corporativa.
É importante ter esse costume – estabelecendo períodos fixos durante o ano – para manter sempre a conformidade e o bom resultado das práticas das políticas. Para isso, separamos 3 dicas para te auxiliar, confira:
O mercado de viagens é inconstante e acelerado – conforme a inflação e o cenário econômico evoluem, isso impacta nas viagens corporativas – por isso é preciso avaliar as condições atuais das viagens do seu negócio e o comportamento do mercado.
Analise os concorrentes e seus gastos referente a passagens, hospedagem etc e faça um comparativo, avalie a possibilidade de negociar novos fornecedores, adquirir novas estratégias de planejamento, adotar um sistemas de gestão de de viagens corporativas.
Considere os fatores como gastos, segurança e a expectativa da empresa.
As políticas ainda englobam todas as áreas?
Esteja atento à evolução do quadro de colaboradores, demandas, processos e operações envolvidos na área e identifique se a política atual ainda faz sentido, essa revisão pode incluir mudanças na política, novas práticas de reservas ou atualizações de prazos, processos e meios de pagamento.
Após identificar todas as mudanças necessárias, envolva os gestores e responsáveis pela área e defina novas diretrizes, que acompanhem a legislação atual, novos processos, e certifique-se que a mesma reflita os objetivos da empresa e continue promovendo economia de recursos e segurança aos colaboradores.
É importante ressaltar a necessidade de comunicar a mudança das diretrizes. Informe aos colaboradores as novas práticas, os motivos das alterações e garanta que todos saibam como implementá-la.
Este tópico pode representar um desafio para as instituições – uma vez que regras são regras, ainda assim é difícil agradar a todos – portanto, existem alguns métodos que podem ajudar no equilíbrio entre ambas partes.
Crie procedimentos e políticas relacionadas a regulamentações aplicáveis, mas que ainda assim mantenham a flexibilidade para acolher as necessidades dos viajantes.
Ofereça uma possibilidade de participação do colaborador no processo de planejamento da viagem, como por exemplo: autonomia para escolher estadia, companhias aéreas, restaurantes, isso pode elevar o nível de satisfação do colaborador.
Esteja seguro que sua empresa possui prazos e processos bem definidos em relação a atividade de ressarcimento dos valores, nenhum colaborador gosta de processos morosos e burocráticos, por isso garanta que essa operação seja ágil e eficiente.
Os viajantes são parte importante da política de viagens corporativas, eles vivem em campo ativamente utilizando as diretrizes, portanto se preocupe em colher feedbacks sobre as políticas o que vai facilitar mais ainda o equilíbrio entre as conformidades regulatórias e a satisfação dos viajantes.
O passo mais importante é entender quais são os objetivos da sua empresa e definir metas de curto, médio e longo prazo.
Considere como as viagens corporativas impactam o cenário da sua empresa e o peso do valor aquisitivo que ela possui para o negócio, qual a finalidade dessas viagens? Fortalecer vínculo com clientes? Aumentar as vendas? Divulgar a marca? Entenda de que forma ela agrega a instituição.
Depois de percorrer esse trajeto e entender melhor como as viagens contribuem para o seu negócio, desenvolva uma política de viagens corporativas que transmita os valores da empresa e assegure o cumprimento dos objetivos.
Comunique as diretrizes aos colaboradores e certifique-se que seja do entendimento de todos as motivações de tais regras e por fim estabeleça um prazo fixo para atualizar regularmente as políticas e garantir que elas ainda correspondam aos objetivos da empresa.
Além de estruturar uma política e revisar é preciso também garantir a eficácia da mesma, separamos algumas dicas que podem auxiliar nesse processo, confira:
Avalie e garanta que todas as partes envolvidas estão cumprindo as diretrizes – caso esteja havendo irregularidades observe a raiz do problema – é importante que a política de cada norma seja averiguada.
Observe as despesas e compare se a política de viagens corporativas está impactando na redução desses custos.
Observe se a política está cumprindo seu papel de manter a consistência dos objetivos da empresa, seja na geração de receita, melhora na qualidade dos processos, nível de satisfação dos colaboradores.
Análise se o retorno das diretrizes estão páreos com os custos, como por exemplo o custo dessas viagens versus o retorno que elas trazem na lucratividade da empresa.
Essa boa prática de medir e avaliar a eficácia da política de viagens é mais uma oportunidade de ajustar as políticas aos valores da empresa e garantir segurança para seus processos de viagens.
Ter uma política de viagens bem definida é um bom primeiro passo. Mas é preciso entender que deixar por escrito em um documento pode não trazer o resultado esperado.
Ainda que se faça um trabalho de engajamento entre os colaboradores, o uso de um software para validar e fazer a gestão de viagens e despesas se torna essencial para aplicar um padrão, sem exceções.
Se o colaborador solicitar uma viagem fora do mínimo de dias antecipados previstos na política, o software de gestão de viagens e despesas pode recusar ou enviar um aviso de violação, por exemplo.
Ou ainda, se o colaborador envia uma nota fiscal com gastos não permitidos pela política da empresa, o software, como o Paytrack, é capaz de identificar e tomar uma ação pré definida.
Essas são algumas das funcionalidades que o uso da tecnologia pode proporcionar e facilitar na hora de aplicar as definições das políticas de viagens corporativas.
É importante lembrar que a chave para uma política de viagens que tenha ampla adesão entre os colaboradores é a simplicidade.
A definição das regras de gastos e processos deve ser realizada em conjunto, apenas um comitê multidisciplinar poderá fornecer todas as perspectivas necessárias para criar a política (ou políticas) que atenda a todas as necessidades da empresa e do viajante.
Além disso, a adoção de uma solução que centralize seu processo e valide as políticas em tempo real assegura que elas serão seguidas em todas as etapas, garantindo a gestão precisa e minimização dos custos em suas viagens corporativas.
Precisa de ajuda para aplicar suas políticas de viagens com um sistema de gestão? Peça uma demonstração!
A política de viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes para o processo de viagens de uma empresa.
Este tipo de documento é crucial para que colaboradores saibam como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, que por sua vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.
Seu principal objetivo é aumentar o compliance e o controle de custos com viagens, além de prevenir erros em registros de despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Uma política de viagens corporativas bem estruturada evita erros e transtornos. O colaborador vai estar em conformidade com as normas e diretrizes da empresa, reduzindo o número de dúvidas geradas e tendo sempre um norte para seguir.
Etapa 1: Levantamento de dados;
Etapa 2: Perfil dos viajantes e as políticas;
Etapa 3: Orçamento de viagens;
Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
Etapa 5: Definição dos processos de solicitação, aprovação e prestação de contas;
Etapa 6: Segurança e bem-estar;
Etapa 7: Comunicação da política.