Como aplicar o Duty of Care nas viagens corporativas

Atualmente existem diversas preocupações relacionadas ao duty of care para quem viaja e mais ainda para a empresa responsável por aquela viagem corporativa.

Emergências médicas, desastres naturais, acidentes e assédios são algumas das preocupações que as empresas devem ter com seus colaboradores, é aí que entra o conceito de duty of care.

Mas afinal, o que é duty of care e como aplicar nas empresas e organizações? Confira!

O que é Duty Of Care

Duty of care é traduzido no português para “dever de cuidado”, é o conjunto de obrigações e ações que uma organização deve ter com seus colaboradores.

O objetivo principal é manter o bem-estar, integridade e segurança durante a viagem corporativa e também no dia a dia do colaborador na empresa, fazendo com que ele se sinta bem.

Para além das obrigações, Duty of care é um conceito que pode fazer parte da cultura da empresa. 

O duty of care faz parte do conceito jurídico mais amplo de negligência e é parte do Direito Comum.

O dever de cuidado não é aplicado apenas em viagens corporativas e empresas, é aplicado também no nosso dia a dia com nossos vizinhos, colegas, família, entre outros. É obrigação de todos cuidar do outro.

Impacto de uma experiência de trabalho e viagem positiva

A experiência positiva em uma viagem é de extrema importância para a boa realização do trabalho, porém em muitos casos a experiência pode ter aspectos muito mais negativos.

Por exemplo, ninguém quer pegar um voo às quatro da manhã só porque o valor da passagem é mais baixa naquele horário, ou ainda se hospedar em um hotel localizado em áreas de risco da cidade.

Ter horários de voos adequados, qualidade no transporte e na hospedagem são fundamentais para uma experiência positiva e para a produtividade do colaborador. Estar bem descansado, disposto e feliz é fundamental para qualquer viajante.

Fornecer um ambiente de trabalho agradável para os colaboradores é essencial para manter o time motivado e engajado.

Entre os principais retornos estão o aumento da produtividade e o aumento do retorno financeiro para a empresa, e o bem-estar para o colaborador.

Colaboradores satisfeitos e que se sintam seguros enquanto representam a companhia a permanecer mais na empresa e trazer mais resultados.

Neste sentido, o duty of care impacta na taxa de turnover, ou rotatividade de pessoal. A baixa rotatividade de colaboradores em uma empresa ou organização é resultado de uma  alta retenção de talentos, sendo assim, leva à redução de custos na troca e contratação de novos colaboradores. 

Princípios do Duty Of Care

Segurança 

A segurança do colaborador e viajante é o principal fator da existência do duty of care. Seja em uma viagem a trabalho, na empresa ou mesmo em home office, o colaborador deve ter toda segurança necessária.

Hoje estamos suscetíveis a diversos tipos de perigos e por este motivo devemos estar cada vez mais preparados para mitigar riscos e diminuir seus impactos na vida dos colaboradores.

Bem-estar, motivação e engajamento

O bem-estar de extrema importante para o colaborador. Estar disposto, animado e feliz é fundamental para que o seu trabalho ou viagem seja realizado com sucesso.

Sendo assim, ele terá uma melhor produtividade e estará mais engajado e, consequentemente, terá um aumento nos resultados entregues à empresa.

Feedback do colaborador

O colaborador sempre deve dar um feedback para o seu líder, e vice-versa, ou para a empresa de forma geral.

Os feedbacks são fundamentais para que a empresa possa evoluir suas políticas e procedimentos de duty of care e melhorar a experiência de viagem do colaborador e seu dia a dia na empresa. 

 Nas viagens corporativas podem ser para realizar vendas, prestação de serviços, acompanhamento pós-vendas, entre outras ações que buscam elevar os resultados da empresa.

Por isso, a organização deve estar em constante evolução para obter o melhor retorno possível do investimento realizado nas viagens corporativas.

Impacto na política de viagens corporativas

Na política de viagens deve-se constar estratégias mínimas de segurança, informações sobre deslocamento, hospedagem e alimentação para que a viagem corporativa ocorra da melhor maneira possível para o colaborador.

Muitas vezes gestores têm dificuldade em definir quais as políticas de duty of care serão aplicadas ao dia a dia dos colaboradores ou mesmo às viagens corporativas. Veja alguns exemplos de políticas e procedimentos que podem ser adotados:

• Estabelecer procedimentos para situações de emergência; 
• Ter um canal direto entre colaborador e empresa; 
• Coletar feedback de colaboradores no pós viagem; 
• Homologar fornecedores sobre requisitos mínimos de segurança (sanitária ou não);
• Analisar riscos dos principais destinos dos colaboradores.

4 passos para elaborar um plano de ação de duty of care:

O plano de ação é uma estratégia que deve ser criada para mitigar riscos situações de emergência ocorrida em viagens corporativas. É fundamental que a empresa crie na política de viagens possíveis cenários de situação de risco, para que assim possam ser desenvolvidas ações para contornar o mais rápido possível a situação.

Reunimos quatro passos para a criação de um plano de ação, veja quais são:

1. Mapeamento de riscos;
2. Definição de políticas para mitigá-los;
3. Elaboração de plano de contingência caso o risco não possa ser evitado;
4. Comunicação das políticas e do plano contingencial.

Ferramentas tecnológicas e suas facilidades

As ferramentas tecnológicas estão no mercado para facilitar o funcionamento da política de viagens nas empresas. É fundamental que as políticas estejam sempre atualizadas e disponíveis para os colaboradores, de forma clara e precisa.

Como na política de viagens consta as normas de viagens a trabalho, as ferramentas irão simplificar o processo de prestação de contas, reembolsos, reservas de hotéis e passagens aéreas, entre outros.

Com o uso de ferramentas existe a possibilidade da validação de políticas on time, que é o momento que a solicitação ou despesa é registrada. Desta maneira, a soluções podem auxiliar também na aplicação das políticas de duty of care, como validação dos fornecedores homologados, identificação de colaboradores que necessitam de alguma atenção especial durante a viagens e outros.

O Paytrack é um ferramenta completa e está disponível para facilitar a prestação de despesas das viagens corporativas, de ponta a ponta do seu processo o Paytrack atua no controle de despesas e reembolsos, viagens e self-booking, conciliação de faturas, mobilidade urbana, cartão adiantamento, cartão corporativo e fluxo de pagamentos.

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