Helisul conquista escalabilidade e reduz em 92% os erros de prestação de contas

A Helisul é uma das principais referências no segmento de aviação e transporte aéreo. Por sua própria natureza, a empresa possui uma operação com uma dinâmica extremamente desafiadora: a maior parte da sua tripulação atua de forma externa, cruzando o país e até o exterior diariamente para cumprir agendas de voos e missões logísticas.

Manter essa engrenagem no ar exige não apenas excelência técnica nas pistas, mas também um administrativo extremamente ágil para suportar as despesas geradas por essa força de trabalho altamente móvel. Com o crescimento acelerado do negócio, a base de colaboradores elegíveis para o fluxo de reembolsos e prestações de contas saltou de 500 para mais de 800 profissionais em pouco tempo, sem aumento proporcional da equipe administrativa.

Antes da parceria com a Paytrack, o processo de prestação de contas da companhia era realizado de forma predominantemente manual. A cada nova solicitação da tripulação em trânsito, a equipe administrativa — composta por analistas e assistentes — precisava executar os lançamentos individualmente para todos os colaboradores elegíveis. 

Esse modelo centralizado gerava três grandes problemas estratégicos:

1. Sobrecarga de tempo: Um volume massivo de horas de trabalho era desperdiçado em atividades repetitivas e puramente operacionais.
2. Vulnerabilidade a falhas: O excesso de digitação manual elevava consideravelmente o risco de erros de lançamento e inconsistências contábeis.
3. Barreira para o crescimento: Com o aumento da tripulação para mais de 800 colaboradores, manter o processo antigo exigiria uma contratação proporcional de equipe administrativa, o que inflaria os custos internos da companhia.

O desafio estava claro: era preciso redesenhar o fluxo para que a empresa pudesse expandir seu plano de voo sem aumentar a complexidade interna.

Diante desse cenário, a Helisul conduziu um projeto de transformação digital focado na automação integral do fluxo de prestação de contas. A solução implementada consistiu na integração automática entre os sistemas corporativos da companhia: a plataforma Paytrack e o ERP TOTVS Protheus.

Com essa integração, a geração das prestações de contas passou a ocorrer de forma totalmente automática, eliminando a necessidade de lançamentos manuais por parte dos analistas e assistentes. O novo fluxo passou a identificar de forma automática os colaboradores elegíveis, gerar os registros necessários e disponibilizar todas as informações de forma digital, garantindo maior velocidade, rastreabilidade e confiabilidade ao processo.

A virada de chave tecnológica trouxe ganhos altamente expressivos e mensuráveis para a operação da Helisul: 

• Redução de 92% nos erros de lançamento: Como o fluxo deixou de depender de ações humanas para ser executado, o índice de falhas caiu drasticamente;
• Otimização da força de trabalho: A necessidade de pessoal na operação foi completamente reestruturada. O processo, que antes exigia três colaboradores executores, passou a demandar apenas um colaborador conferente;
• 44 horas mensais poupadas por colaborador: A automação permitiu o redirecionamento de 44 horas de trabalho mensal (por colaborador) para outras atividades estratégicas da companhia;
• Capacidade operacional ampliada: A estrutura administrativa absorveu com sucesso a transição do atendimento de 500 para mais de 800 colaboradores, comprovando a escalabilidade do sistema;
• Agilidade e autonomia: A companhia obteve maior rapidez na disponibilização das prestações de contas, além de assegurar maior autonomia para os colaboradores e gestores, liberando a equipe para atividades analíticas e estratégicas.

A transformação promovida junto à Paytrack não representou apenas uma melhoria operacional na rotina, mas sim uma mudança estrutural na forma de executar o processo na Helisul. A nova solução simplificou significativamente a rotina, o que garantiu uma adesão rápida e totalmente natural por parte dos usuários, que perceberam os benefícios desde os primeiros ciclos de utilização.

Enquanto os colaboradores passaram a receber seus lançamentos de forma automatizada, as equipes administrativas puderam direcionar seus esforços para atividades de maior valor agregado. Ao transformar um fluxo manual e dependente em um processo digital, integrado e altamente escalável, a Helisul consolidou um importante marco de transformação digital dentro da organização, suportando o crescimento da companhia com padronização das regras de negócio, maior controle e rastreabilidade das informações.