Como a Betha trocou uma solução concorrente do mercado por uma gestão mais eficiente com a Paytrack

Há mais de 40 anos, a Betha Sistemas desenvolve soluções digitais para a gestão pública e está presente em mais de 800 municípios de 22 estados brasileiros.

Sua tecnologia apoia áreas como administração, arrecadação, educação, saúde, atendimento e conformidade, impactando diretamente a vida de milhões de pessoas. Mas, para sustentar essa operação, há também uma engrenagem interna que precisa funcionar com eficiência e isso inclui a gestão de viagens corporativas.

Com uma equipe em constante deslocamento, entre técnicos, consultores, gestores e lideranças, a Betha precisava garantir uma experiência de viagem mais fluida para o colaborador, sem abrir mão de controle, compliance e previsibilidade para a empresa.

Antes da Paytrack, porém, esse equilíbrio ainda não existia.

Durante muito tempo, a Betha operou sua gestão de viagens e despesas com o apoio de uma solução que é uma concorrente do mercado. Mesmo assim, ainda eram necessárias 12 ferramentas, apoiada por múltiplos fornecedores diferentes, para atender a todas as necessidades do negócio em viagens corporativas.

Na prática, isso significava uma operação mais lenta, mais difícil de controlar e pouco fluida para quem estava na ponta. Organizar uma única viagem exigia acessar vários ambientes, lidar com informações dispersas e depender de validações manuais para garantir aderência às regras internas.

Essa fragmentação também tinha impacto financeiro. Sem visibilidade consolidada da operação, a empresa não conseguia acompanhar com clareza o que estava sendo pago, quais custos estavam embutidos na jornada e onde havia espaço real para eficiência. Em entrevista com a empresa, Ademir Figueredo Soares, gerente de Administração da Betha, conta:

Nosso processo era moroso e fragmentado. Usávamos 12 plataformas diferentes para gerenciar viagens. Era difícil manter o controle e garantir uma boa experiência.

Mais do que um problema operacional, o cenário mostrava uma limitação de gestão: a Betha ainda trabalhava de forma reativa, sem conseguir estruturar o controle antes do gasto acontecer.

Foi nesse contexto que surgiu a necessidade de mudar não apenas de fornecedor, mas de modelo.

Ao buscar uma nova solução, a Betha tinha um objetivo claro: substituir uma estrutura descentralizada por uma gestão mais integrada, automatizada e confiável.

O que pesou nessa decisão foi a capacidade de reunir, em uma única plataforma, elementos que antes estavam espalhados pela operação como política de viagens, alçadas de aprovação, orçamento, compliance e experiência do viajante.

Quando decidimos buscar outra empresa, o que pesou foi tecnologia. Precisávamos verticalizar tudo em uma única plataforma, com política integrada, alçada de aprovação e orçamento dentro do sistema.

Com a Paytrack, a empresa passou a operar a jornada de viagens e despesas de forma centralizada, reduzindo a dependência de controles paralelos e substituindo processos manuais por uma lógica mais parametrizada e consistente.

A mudança também representou a substituição de uma solução anterior por um modelo mais aderente à complexidade da operação da empresa, com mais controle sobre políticas, orçamento, aprovações e custos ao longo de toda a jornada.

Antes, informações de viagem, comprovantes, aprovações e registros ficavam espalhados. Hoje, tudo passou a acontecer em um único ambiente, inclusive pelo aplicativo o que tornou a jornada mais simples para quem está em deslocamento e mais segura para quem precisa aprovar ou acompanhar despesas.

Esse ganho aparece de forma clara na rotina dos próprios usuários, que passaram a ter acesso às informações de viagem e às ações de aprovação em um só lugar, com mais praticidade no dia a dia. Amábile Freitas, líder técnica de serviços da Betha e uma das colaboradoras beneficiadas pela adoção da Paytrack, disse:

Antes a gente tinha as coisas meio que cada uma em um canto e agora tá tudo concentrado num lugar só. Então ficou muito mais prático: quando eu tô no meio do aeroporto e preciso saber alguma informação da minha viagem, eu vou direto no aplicativo e tem todas as informações concentradas.

Essa centralização também trouxe um ganho importante para a gestão. Com mais visibilidade sobre a equipe em viagem, histórico de movimentações e orçamento disponível no momento da decisão, a Betha passou a ter mais contexto para agir antes da despesa acontecer.

Esse é um dos pontos mais relevantes da mudança: o controle deixou de acontecer apenas depois do gasto e passou a fazer parte do próprio fluxo da operação. Com a Paytrack, a Betha consolidou em uma única plataforma uma operação que antes dependia de 12 ferramentas diferentes. Esse movimento trouxe ganhos relevantes não apenas em eficiência, mas também em visibilidade, controle e capacidade de gestão.

Ao longo da parceria, a empresa reduziu significativamente o esforço necessário para operar viagens corporativas. O que antes exigia sete pessoas na operação passou a ser conduzido por apenas duas, com muito menos retrabalho e mais consistência no processo. Os resultados também apareceram nos indicadores financeiros. Houve redução superior a 70% no custo operacional da área, queda no ticket médio aéreo de mais de R$ 1.200 para menos de R$ 1.000 e quase R$ 1 milhão de economia no aéreo.

Mais do que reduzir custos, a empresa passou a trabalhar com orçamento e controle real ao longo do processo, com mais clareza sobre o que aprova, o que executa e o que precisa corrigir.

            Passamos a trabalhar com orçamento e controle real.

A principal transformação não foi apenas tecnológica. Foi operacional e estratégica.

Antes, a Betha precisava lidar com uma gestão dispersa, dependente de intervenção humana e com pouca previsibilidade ao longo da jornada. Com a Paytrack, a operação passou a funcionar com mais aderência às regras, menos exceções e mais segurança para todos os envolvidos.

Esse avanço se refletiu inclusive na governança da empresa. Em 2024, a Betha passou por uma auditoria específica de viagens sem nenhuma ressalva um marco que reforça o amadurecimento do processo e a consistência dos controles implementados.

A diferença é que o que antes dependia de validação manual e interpretação individual passou a acontecer de forma muito mais estruturada dentro do próprio fluxo.

Antes tínhamos política, mas no papel. Dependíamos de uma pessoa pra validar. E quando deixamos a decisão na mão de alguém, ela é mais falha. Automatizar reduziu o erro drasticamente.

Hoje, a plataforma única, a política integrada e o compliance automatizado deixaram de ser apenas melhorias operacionais e passaram a fazer parte da estrutura de gestão da empresa. Esse é justamente o tipo de mudança que deixa de ser apenas operacional e passa a ter valor estrutural para a empresa.

No fim, o que começou como uma mudança de sistema se consolidou como uma relação de parceria.

Hoje seria impensável voltar atrás. Não abriríamos mão da política integrada, do compliance automático e da plataforma única. Mais do que fornecedor, a Paytrack se tornou parceira incomparável da Betha. Quando surge um desafio, resolvemos juntos.

Confira como foi a transformação de ponta a ponta da Betha Sistemas ao firmar essa parceria com a Paytrack, plataforma completa para gestão de viagens e despesas corporativas. Clique aqui e veja o vídeo!