“A auditoria interna atua como os olhos dos acionistas e da diretoria”, para Jonathan Silvério, contador e responsável por processos internos na John Cockerill Brasil, esta é a importância da auditoria na empresa.

Para muitas empresas, o compliance no processo de gestão de viagens e despesas corporativas é um desafio e impacta negativamente na auditoria interna. Neste artigo, compartilhamos a experiência do time de controles internos na John Cockerill Brasil (CMI) no aumento do compliance e como as ações impactaram na auditoria interna de processos da empresa.

• Sobre a John Cockerill;
• Vulnerabilidades apontadas na auditoria interna;
• Plano de ação para elevar o compliance;
• Parceria CMI e Paytrack;
• Resultados para a CMI e a auditoria interna.

Sobre a John Cockerill

O grupo de engenharia mecânica e siderúrgica John Cockerill – CMI, fundado em 1817 na Bélgica, tem operação em solo brasileiro desde 2003. No Brasil, sua operação atende aos mercados de óleo e gás, siderurgia, mineração e energia, energia eólica e ainda, papel e celulose.

A empresa presta serviços de manutenção, montagem e operação nos mercados em que atua. Com cerca de 400 funcionários fixos e picos de 1400 temporários mobilizados para projetos, a natureza da sua operação faz com que a terceira maior conta de custos do grupo seja a de despesas de viagens.

Por este motivo, elevar o compliance na gestão de despesas de viagens foi uma demanda repassada pela equipe de auditoria da John Cockerill sediada na Bélgica.

Processos manuais colocam o compliance em cheque, isso porque estão sujeitos a erros humanos, omissão de informações e mesmo fraudes.

Na CMI a percepção sobre o tema não foi diferente. Prestações de contas realizadas em planilhas e enviadas via malote, solicitações de viagens via e-mail e conciliação de faturas manual faziam parte do processo de gestão de viagens da empresa e foram questionadas pela auditoria interna.

Uma fatia considerável das despesas não eram registráveis, dependendo exclusivamente da prestação de contas dos colaboradores, como a compra de passagens rodoviárias e áreas diretamente nas cias. 

E ainda, com colaboradores espalhados por todo o Brasil, a gestão de despesas e viagens da CMI dificultava a validação dos processos pela equipe de auditoria. 

“O malote [com os comprovantes] demorava até 15 dias para chegar. Então tínhamos este problema no fechamento, onde tínhamos alguns adiantamentos em aberto mas não tínhamos os documentos comprobatórios, sendo que o funcionário já tinha feito a prestação de contas.” relata Jonathan no webinar sobre o tema.

Entre as principais dores elencadas no processo podemos citar:

• Validação dos documentos;
• Aprovação e validação dos gestores;
• Processo moroso;
• Informações descentralizadas;
• Falta de segurança e risco à integridade dos dados.

Como forma de resolução, foi apontada a necessidade de se adotar uma tecnologia para fortalecer o processo.

Plano de ação para elevar o compliance

A adoção de tecnologia eleva o compliance dos processos à medida que traz mais precisão para as informações, reduz falhas humanas, identifica riscos e garante a rastreabilidade de dados. 

Após o processo de auditoria interna na John Cockerill Brasil em 2017, a equipe responsável sugeriu à  sede administrativa brasileira, que adotasse uma tecnologia para sua gestão de viagens e despesas corporativas.

A partir daí o plano de ação para garantir o compliance da operação foi o levantamento de soluções que pudessem atender suas necessidades. 

“No início, pensamos em buscar algum tipo de tecnologia para fazer a prestação de contas. Já era algo legal, já existiam algumas coisas no mercado. Foi aí que a gente conheceu o Paytrack, e aí parecia um casamento, porque para todos os nossos problemas o aplicativo tinha a solução.”, conta Jonathan.

Parceria CMI e Paytrack

Ao fim de 2018 se inicia a parceria entre CMI e Paytrack. O processo de viagens corporativas da empresa demandava uma gestão completa, da solicitação de serviços de viagem, passando pela prestação de contas, até a conciliação de faturas de fornecedores e cartões de crédito corporativos.

Além disso, a empresa havia passado 15 anos com processos manuais, então a digitalização do processo, exigiu uma mudança cultural, acima de tudo.

“(…)a gente está desde 2003 no Brasil, começamos a pensar um pouco mais em robustez e tecnologia dos nossos controles no final de 2017. Então seria necessário algo cultural, que não atrapalhasse o dia a dia do pessoal, mas que essa cultura de controle estivesse dentro da ferramenta.”

A empresa aderiu às soluções de gestão de despesas, gestão de viagens e selfbooking, além do cartão corporativo para adiantamentos e a conciliação de faturas digital da Paytrack, esta última solução sendo decisiva para a escolha da ferramenta.

Estima-se que cerca de 70% do tempo despendido para a gestão de viagens na CMI era usado exclusivamente na conciliação de faturas de fornecedores e cartões de crédito corporativos.

Com a adoção do Paytrack, o tempo despendido em conciliação de faturas foi reduzido em 80%. 

No que se refere ao tempo de todo o fluxo das viagens dos colaboradores, do adiantamento à prestação de contas, o prazo médio era de 45 dias para finalizar o processo. Com o Paytrack este prazo foi reduzido à 7 dias, em média. Mais de 84% de redução.

Para a auditoria interna os ganhos foram constatados tão logo o sistema foi implantado. Funcionalidades como a validação da duplicidade de comprovantes e aplicação de políticas com alertas e bloqueios em tempo real, por exemplo, garantem compliance aos processos.

Sobre a relação entre a adoção de uma tecnologia e a auditoria interna da empresa, Jonathan destaca:

“Depois que fizemos  a implantação da plataforma, a primeira coisa que pensamos foi: se confiamos na plataforma vamos dar acesso ao auditor. Nossa auditoria na Bélgica tem acesso integral ao Paytrack e faz muito tempo que eles não questionam nada.”

Outros ganhos percebidos na gestão de viagens da CMI:

• Simplificação do processo;
• Visibilidade de dados;
• Economia de tempo;
• Visão gerencial e analítica de dados;
• Segurança e integridade de dados;
• Garantia do cumprimento de processos e políticas.

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