Quando o assunto é cartão corporativo, pode até parecer que se refere sobre algo sem limites ou até mesmo um tipo de luxo que uma empresa pode oferecer para o seu colaborador. Entretanto, com certeza está longe de ser um luxo, mas um dos recursos mais utilizados pelas organizações e que ajuda a evitar muitas dores de cabeça.

É graças a ele que as empresas conseguem ter um maior controle sobre os gastos em viagens corporativas, além de da possibilidade usufruírem de seus inúmeros benefícios e vantagens.

Mas para que as coisas funcionem da devida forma sem que fujam do planejado, a política de uso é algo imprescindível. Principalmente para que não haja o uso indevido dele acarretando problemas e prejuízos financeiros.

Se a sua maior dúvida é conseguir entender como construir uma política de uso do cartão corporativo da forma correta para a sua empresa, neste artigo nós te ensinaremos o que deve ter, como aplicar e como um cartão pré-pago pode te auxiliar nesse controle. Então, aproveite e tenha uma boa leitura! 

O que é uma política de cartão corporativo? 

A política de uso de cartão corporativo nada mais é do que regras estabelecidas pela empresa que possuem o objetivo de declarar os termos e condições de uso do cartão, definindo as limitações e responsabilidades, além de explicar os tipos de infrações e qual o processo de ação disciplinar deve ser tomado caso essas normas sejam ignoradas. 

O modo de utilização desse cartão é determinado pelas políticas internas da companhia que precisam e devem estar postas de forma explícita para todos os seus colaboradores. Ter uma política de cartão bem estruturada é essencial para garantir o bom funcionamento e para manter a saúde da organização.

Como uma política de cartão corporativo pode ajudar a evitar fraudes

As fraudes no ambiente corporativo não se restringem apenas a grandes corrupções, mas pequenos desvios de conduta e atos que burlam o sistema podem acabar gerando um prejuízo grande a longo prazo! De acordo com o Instituto dos Auditores Independentes do Brasil (Ibracon), empresas chegam a perder até 5% do seu faturamento devido a fraudes cometidas.

Estabelecer uma política clara e objetiva é uma ótima forma de inibir que situações como a utilização de serviços não autorizados, o extravio de comprovantes ou até mesmo a utilização para despesas pessoais não aconteçam. Uma ótima forma também de assegurar que operações e práticas irregulares não estejam acontecendo, é a realização de uma auditoria interna.

O que deve ter em sua política de cartão corporativo

Tendo conhecimento da importância e do cuidado que é necessário se ter quando o assunto é cartão corporativo, confira 5 itens essenciais que não podem faltar em sua política:

Despesas autorizadas e não autorizadas

O número um de qualquer política! As despesas autorizadas podem variar de acordo com a finalidade de cada negócio. Entre os exemplos mais comuns que podem ser pagos com o cartão corporativo estão:

• Hospedagens;
• Passagens de avião;
• Alimentação;
• Serviço de deslocamento.

Já as despesas não autorizadas devem constar também de forma clara para que não haja possíveis futuras confusões, mesmo que seja algo minucioso. É ideal que esteja especificado que apenas valores estritamente relacionados ao trabalho e à atividade profissional devem constar na fatura de pagamentos realizados.

Limites de gastos

Essa é uma ótima forma de evitar gastos excessivos! Dessa forma, ao ter pré-estabelecido limites para os gastos, o colaborador tem a consciência do quanto e até que ponto ele pode utilizar o cartão em suas viagens. 

Por exemplo, caso ele tenha a autorização de realizar a reserva em um hotel padrão enquanto está em uma viagem corporativa, tendo o teto de gasto que pode ser utilizado ele não investirá o dinheiro da empresa em uma suíte na cobertura. Além disso, é possível estabelecer o limite de gastos que pode ser utilizado para as refeições, translado, passagens, entre outros.

Acesso autorizado ao cartão

O ideal é que nem todos os funcionários tenham acesso ao cartão da empresa, além de ter um controle de perto de quem são os usuários permitidos a utilizar. Normalmente ocupantes de cargos chefe e profissionais externos possuem essa autorização.

Uma ótima forma de ter um controle maior sobre o uso, é a criação de um termo de responsabilidade do uso de cartão de crédito corporativo onde antes de qualquer viagem, o funcionário se comprometa a utilizá-lo da forma adequada seguindo as normas estabelecidas. Dessa forma, a empresa tem a confirmação do conhecimento por parte do colaborador sobre a política de uso.

Processo de prestação de contas

Além de todas as regras para serem seguidas durante o processo da viagem, é essencial que conste também na política como deve ocorrer o processo de prestação de contas. Como por exemplo:

• De que forma os reembolsos devem ser feitos;
• Periocidade para que os relatórios de prestações de contas sejam realizados e entregues;
• Quem deve ter conhecimento disso e por qual meio deve ser encaminhado.
• Ter uma política de reembolso já estabelecida e clara também facilita muito para a criação de regras do uso do cartão.

Ações disciplinares para o uso incorreto

De nada adianta ter todas as normas se elas não forem obedecidas. É imprescindível que dentro da política tenha o que deve ser feito e quais as penalidades caso ocorra o descumprimento dessas regras. 

Nesta etapa, é necessário que tenha definido de forma precisa cada penalidade para determinada ação. Isso porque existem graus diferentes do uso incorreto, podendo ir desde uma ação disciplinar menor até medidas cabíveis mais firmes de acordo com a gravidade. Neste momento é importante ter uma assessoria jurídica para que a melhor ação seja tomada e não haja nenhum tipo de erro.

Como aplicar a política de cartão corporativo?

Após ter ela estabelecida e com certeza de ter tudo o que é necessário para a segurança da empresa, é essencial que todos os funcionários tenham conhecimento e acesso a ela. Principalmente os setores responsáveis pelo cuidado, monitoramento e cumprimento dessas funções!

Os responsáveis precisam saber o que fazer caso alguma norma seja infligida e qual o modo correto de lidar com essa situação. 

Para aplicar a política de uso do cartão corporativo é possível tomar algumas iniciativas, como disponibilizar por e-mail, no banco de dados da empresa ou no sistema de gestão de viagens e despesas corporativas. Uma outra boa prática é solicitar que o colaborador que irá utilizar o cartão assine os termos da política, confirmando que está ciente das condições.

Como um cartão pré-pago corporativo pode auxiliar nesse controle?

Todos esses danos podem ser evitados quando implementado uma política bem estruturada, porém mesmo assim a empresa não está imune de sofrer qualquer um deles. Para que se tenha um maior controle sobre isso, uma ótima opção de escolha é o cartão pré-pago.

Isso porque uma das suas principais vantagens é justamente o valor já definido pela empresa para cada colaborador ou setor gastar todos os meses. Com ele a empresa evita de ter futuras surpresas já que o crédito vai diminuindo de acordo com que ele vai sendo utilizado, além do setor responsável conseguir acompanhar e monitorar os gastos enquanto eles acontecem. 

O cartão pré-pago é a peça-chave para uma política de cartão corporativo eficiente. Com a opção do pré-pago da Paytrack, a sua empresa terá a garantia do uso correto do dinheiro da empresa de forma correta. Ele possui chip, senha e restrições de uso, possibilidade de transferência de saldo e histórico de solicitações, entre muitos outros benefícios. 

Para conhecer, basta falar com um de nossos especialistas! Ter o controle dos seus gastos nunca foi tão fácil.