Como estruturar a gestão de viagens de grandes empresas?

Passagens aéreas, reservas de hotéis, mudanças nos planos de viagem, orçamentos anuais e monitoramento de despesas são apenas alguns elementos que tornam as viagens corporativas um desafio para qualquer empresa, independentemente do seu tamanho. 

Contudo, quando falamos em grandes empresas, esses processos se tornam cada vez mais complexos, já que a recorrência das viagens e o número de viajantes é extremamente maior.

Se não for estruturada e sem gerenciamento adequado, as viagens corporativas podem se tornar algo caro e com processos demorados, resultando em menor produtividade e insatisfação geral dos colaboradores. 

Para superar os modelos de negócios que não atendem a alta demanda das grandes empresas com as viagens, tornou-se essencial avançar com soluções novas e modernas que possam lidar com as crescentes demandas de um viajante corporativo com facilidade.

Confira nossas dicas para estruturar a gestão de viagens da sua empresa!

Como funciona a gestão de viagens corporativas?

À medida que as viagens se tornam mais caras, as preocupações com a segurança aumentam, os colaboradores se deslocam mais e as empresas ficam mais globais, o trabalho de organizar tudo, desde vistos de viagem a reservas de hotéis, se torna ainda mais desafiador. 

Para gerenciar com eficiência as tarefas de viagem, muitas vezes é necessário desenvolver um programa de viagens corporativas. Dependendo das necessidades da empresa, isso pode significar:

• Contratar um gestor de viagens corporativas
• Estabelecer uma equipe interna de gerenciamento de viagens corporativas
• Contratação de um sistema para gestão de viagens corporativas

Empresas menores podem se sair melhor desenvolvendo e contratando equipes internas de gerenciamento de viagens de negócios para garantir que a força de trabalho cumpra as políticas de viagens da empresa, como limites de gastos e uso de fornecedores aprovados. 

Dependendo da organização, um programa de viagens corporativas pode conceder aos funcionários autonomia para reservar passagens e acomodações que estejam de acordo com as políticas de viagens da empresa. 

Para corporações maiores com grandes necessidades de viagens, pode fazer sentido ter um especialista que assuma todas as tarefas relacionadas a viagens corporativas e que utilize um sistema de gerenciamento mais robusto, automatizando todo o processo de viagens e despesas. Além de ter um olhar mais analítico para essas atividades.

Dicas para gerenciar viagens corporativas em grandes empresas

Tenha um objetivo definido

A ideia por trás de uma boa gestão de viagens é reduzir os custos e tornar as viagens dos colaboradores sem complicações.

Mas, para isso, é importante definir objetivos claros e que devem ser seguidos por toda a empresa. 

Qual o primeiro passo para que sua gestão de viagens decole a partir de agora? É preciso primeiro aplicar uma política de viagens de forma mais eficiente? Ou começar a acompanhar indicadores de viagens e despesas? Ou ainda, entender os motivos das violações das políticas e as possíveis fraudes causadas por atividades manuais?

Internalize a gestão de viagens   

Ter um gestor de viagens interno é bastante propício para grandes empresas, já que o fluxo se torna volumoso e cada vez mais complexo. 

Os gestores são capazes de manter as políticas da empresa atualizadas e acompanhar todo o processo das viagens, desde as solicitações até a prestação de contas. Com isso, é possível ter mais controle dos gastos e garantir mais economia e segurança nas viagens. 

Adote um uma solução para a gestão de viagens

Embora atribuir o gerenciamento de viagens de negócios a um funcionário seja uma excelente ideia, é pertinente que uma empresa forneça as ferramentas necessárias para ajudá-los a funcionar com eficiência. 

É crucial lembrar que mesmo um funcionário com conhecimento do setor de viagens pode não conhecer todos os truques para fazer reservas de hotéis baratos ou processar reembolsos de voos cancelados. 

Uma solução para esses problemas iniciais é permitir que os gerentes de viagens trabalhem com uma solução completa de viagens corporativas como o Paytrack.

Com o devido suporte, é possível gerenciar despesas, alterar reservas, acompanhar reembolsos e atualizar políticas regularmente e sem esforço.     

Como grandes empresas gerenciam suas viagens corporativas?

Quando você tem um grande número de funcionários viajando pelo mundo, é importante que os planos de viagens corporativas da empresa sejam não apenas eficientes e econômicos, mas também ética e ambientalmente responsáveis. 

É crucial que as grandes empresas tenham uma estrutura transparente para gerenciar suas viagens corporativas. 

Uma forma de conquistar isso é com o uso de um sistema de gestão de viagens, como o Paytrack. Sistemas completos auxiliam grandes empresas a:

Implementar e colocar em prática uma política de viagens corporativas

Grandes empresas utilizam um sistema para ajudar a implementar uma política de viagens corporativas, que dará mais controle dos gastos e assim, minimizar os custos. 

Uma política deixa mais transparente aos colaboradores o que é e o que não é permitido em uma viagem corporativa. Saiba como montar sua política de viagens.

Minimizar os gastos com viagens

Um sistema para gestão de viagens faz com que a empresa possa acompanhar todos os detalhes da viagem, desde as etapas de planejamento até a prestação de contas.

Esse controle permite que a empresa tenha certeza de que está obtendo o melhor custo-benefício em seus gastos com viagens.

Gerenciar despesas com viagens

Para as grandes empresas, ter o controle das viagens corporativas não é simplesmente garantir as melhores tarifas possíveis. É também uma questão de acompanhar todas as despesas com as viagens. 

Com um sistema para auxiliar na gestão, é possível acompanhar todo o processo de prestação de contas e automatizar diversos processos, já que, em muitas situações, as grandes empresas possuem um fluxo de despesas com viagens extremamente grande.

A equipe financeira, por exemplo, não precisa lidar com a conferência manual de recibos das despesas geradas nas viagens. Mesmo para uma empresa relativamente pequena, isso economiza tempo, mas para uma grande empresa, esse serviço é inestimável.

Duty of care

Trabalhar com uma gestão de viagens corporativas bem estruturada significa tranquilidade e segurança para os colaboradores, não importa onde eles estejam. 

Imagine que um voo é cancelado inesperadamente ou um cliente muda uma reunião no último minuto. Com uma gestão próxima e um sistema para auxiliar nesse processo, o cuidado com o colaborador é muito maior.

Qual o futuro da gestão de viagens corporativas?

Até agora, discutimos como ter um gestor de viagens interno pode reduzir custos e economizar tempo. 

No entanto, as grandes empresas estão se movendo em direção a uma forma independente de gerenciamento de viagens. Isso inclui dar aos funcionários total responsabilidade pela organização de suas próprias viagens, embora com algumas limitações. 

Com a ajuda de uma solução para a gestão de viagens, as empresas agora podem permitir que os colaboradores façam suas próprias reservas de hotel e voo. Devido a essa liberdade e responsabilidade adicional, os viajantes provavelmente ficarão mais felizes e mais em conformidade com o cumprimento das políticas e com os orçamentos designados. 

A solução de gestão como o Paytrack permite relatórios simplificados de despesas e atualiza regularmente os gestores sobre todos os detalhes das viagens.

Um programa de gestão de viagens para grandes empresas bem definido oferece independência dentro da estrutura corporativa.

Precisa de ajuda para melhorar sua gestão de viagens? Entre em contato com um de nossos especialistas!