Travel manager: qual o papel do gestor de viagens no mundo corporativo

Para muitas empresas, viagens corporativas são essenciais do ponto de vista estratégico. Sendo assim, é importante dedicar esforços para que a rotina de viagens, assim como as despesas envolvidas, sejam gerenciadas de maneira qualificada. Para isso, o travel manager, ou gestor de viagens, é uma pessoa com papel decisivo e com a missão de aliar conforto e orçamento nas viagens corporativas.

O travel manager, acima de tudo, precisa defender os interesses da empresa e garantir que sejam colocados em prática na hora de gerenciar as viagens corporativas.

Por isso, preparamos um conteúdo que aprofunda mais o papel dessa pessoa, inclusive pontuando como um gestor de viagens pode se desenvolver na carreira. Acompanhe!

O que faz um travel manager?

O travel manager, ou gestor de viagem, é uma pessoa responsável por gerenciar tudo o que envolve uma viagem corporativa. 

Isso inclui tanto a organização logística, como a compra de passagens aéreas e hospedagem, quanto o controle de políticas da empresa em relação a esse tipo de despesa. 

Mais do que nunca, o gestor de viagens tem uma posição estratégica em negócios variados.

Um bom gestor de viagens precisa trabalhar sob algumas bases qualitativas. Sua função passa por preocupações essenciais como:

• organizar fluxos de viagens do ponto de vista logístico;
• cuidar da parte burocrática dessas viagens;
• estruturar a política de viagens corporativas da empresa;
• gerenciar o orçamento para essas viagens;
• manter contato e estabelecer relações com agências de viagens;
• otimizar custos de viagens corporativas com base em dados. 

Quais os desafios da atuação do gestor de viagens?

Para exercer sua função de maneira estratégica e gerar resultados tanto qualitativos quanto quantitativos, gestores de viagens têm desafios a serem superados. Veja como esse trabalho se divide entre bem-estar e gestão financeira.

Garantir uma política de viagens corporativas sólida

Um dos papéis mais importantes do gestor de viagens corporativas é determinar a política de viagens da empresa. Isso significa definir os termos essenciais que devem ser seguidos para que sua viagem seja solicitada e aconteça. Nessa política, é importante considerar questões como:

• razões para que as viagens aconteçam;
• termos de reembolso de viagens;
• tipos de transporte e acomodações permitidos;
• orçamento para viagens corporativas.

Uma política sólida precisa ter termos bastante claros, de modo que seja também possível monitorar o cumprimento dos mesmos. É também papel do gestor de viagens acompanhar solicitações e checar se as políticas estão sendo seguidas.

Leia também: Guia completo da política de viagens corporativas + modelo editável!

Otimizar a experiência de viagem aos colaboradores

É importante também pensar no bem-estar do colaborador que está viajando. Afinal, essas pessoas estão à serviço da empresa, passando dias fora de casa e longe de suas famílias. Em termos de employer experience, oferecer infraestrutura e recursos de viagens satisfatórios é ótimo para que essas pessoas estejam engajadas enquanto funcionárias.

Na busca pela otimização, o gestor de viagens precisa estar atento às oportunidades quanto a:

• voos mais curtos (considerando também os valores);
• hospedagem com conforto;
• companhias aéreas que permitem fazer check-in online;
• deslocamento facilitado no local de destino.

O papel desse profissional é tornar a vida de quem está viajando a mais fácil possível, sempre pensando também em como fazer isso respeitando o orçamento disponível.

Manter as finanças da empresa em conformidade

O papel estratégico do gestor de viagens corporativas fica em maior destaque no momento de gerenciar as finanças da empresa. Isso porque há um orçamento disponível para viagens e o que se espera é que esse dinheiro seja gasto da melhor maneira possível. Logo, gerenciar os recursos disponíveis de maneira inteligente se faz necessário.

Por mais que também haja preocupação com o bem-estar do colaborador, isso não pode significar custos exacerbados. Portanto, o gestor de viagens precisa trabalhar com equilíbrio, oferecendo as melhores condições possíveis dentro do orçamento. Seu papel também vai para um caminho de fazer o máximo possível com o que há à disposição.

Estabelecer parcerias de sucesso

As parcerias podem ajudar empresas a terem um custo menor e melhores serviços à disposição. Para isso, o que as companhias entregam é a fidelidade a prestadoras de serviços de viagens corporativas. Quem estabelece essa relação mais próxima é justamente o gestor de viagens, que precisa ser esse agente de conexão.

Boas parcerias são aquelas em que as duas partes saem ganhando. Portanto, estreitar laços com companhias aéreas, empresas de hospedagem, prestadores de serviço de transportes e outros negócios correlatos é essencial. Isso vai garantir menores custos nas viagens, além de consistência nos serviços que o colaborador vai usufruir.

Estruturar a logística ideal

O trabalho logístico é naturalmente outro desafio ao travel manager. Nesse sentido, a grande questão é garantir deslocamentos mais rápidos, com menor custo e que façam mais sentido em relação ao destino. Logo, há a necessidade de trabalhar traçando rotas, buscando conexões e construindo trajetos que gerem melhor relação custo-benefício.

Essa atuação proativa do ponto de vista logístico exige certa experiência ao gestor de viagens. Quanto mais essa pessoa trabalhar criando rotas, mais conhecerá as possibilidades alternativas, seja para reduzir o tempo de deslocamento, seja para gerar economia de custos. Além disso, as parcerias de sucesso também terão impacto positivo na logística.

Analisar dados relacionados às viagens corporativas

Monitorar dados e analisar indicadores é também uma das principais ações que gestores de viagens precisam manter na rotina de trabalho. O motivo para isso é que esses números ajudam a acompanhar fatos importantes como:

• gasto médio em viagens;
• gastos médios específicos (hospedagem, alimentação, deslocamento, voos);
• número médio de viagens no mês;
• tempo de viagem por trajeto.

Com esses dados à disposição, os gestores conseguem ter maior controle e identificar tendências. A partir disso, podem tomar decisões embasadas na busca por reduzir custos, melhorar condições de viagens e fazer um planejamento mais adequado. Além disso, os dados permitem criar relatórios mais precisos para apresentar a CFOs, por exemplo.

Leia também: Controle de políticas violadas nos reembolsos de viagem: o guia

Manter atenção às novas tecnologias do setor

Novas tecnologias podem gerar mais economia, dinamismo operacional, transparência de custos e outros benefícios para a empresa, partindo das viagens corporativas. Com o ambiente digital sendo a principal plataforma para a gestão, a atenção com as soluções especializadas deve ser redobrada por parte dos gestores.

O trabalho pode começar pela busca por uma boa plataforma de gestão de viagens corporativas, caso a empresa ainda não use uma. Uma ferramenta do tipo traz melhores condições de trabalho para o gestor, que passa a gerar resultados melhores para a empresa de maneira geral.

Como se desenvolver como gestor de viagens?

Quem atua como pessoa gestora de viagens precisa ter algumas qualidades essenciais, enquanto outras podem ser adquiridas e desenvolvidas na rotina de trabalho. Quem ocupa esse cargo e deseja se desenvolver na profissão precisa se atentar a alguns pontos. Veja a seguir como se desenvolver nessa carreira.

Aprenda análise de dados

Sem dúvidas, para tomar decisões orientadas ao desenvolvimento da empresa, o gestor de viagens vai precisar entender bastante de dados. Especificamente, aprender a olhar para esses números e entender o que realmente representam para a empresa.

Com empresas cada vez mais orientadas estrategicamente a dados, é natural que mais setores também tenham a mesma exigência. Portanto, um bom gestor de viagens deve estar totalmente familiarizado com a análise ou, ao menos, estudar para chegar nessa condição de expert.

Tenha uma visão orientada a negócios

O gestor precisa pensar não só no setor que cuida, mas também defender os interesses estratégicos da empresa ao cuidar das viagens corporativas. Afinal, essa atividade está totalmente relacionada ao alcance de objetivos do negócio, além da gestão de recursos da empresa.

Então, na hora de gerenciar orçamento para viagens, otimizar rotas e pensar no bem-estar do colaborador, é importante pensar no impacto disso tudo na empresa. Assim, o gestor vai pouco a pouco se tornar uma figura importante, sobretudo em companhias que têm as viagens corporativas como parte essencial de sua atividade comercial.

Estude o setor de viagens

Tecnologias, tendências, melhores práticas, possibilidades e outras questões importantes são parte do setor de viagens. Afinal, se estamos falando de um gestor da área, é indispensável que essa pessoa seja um grande especialista no que faz. Para isso, se manter atualizado e entender o momento da indústria é fundamental.

Algumas boas práticas nesse sentido são:

• consumir blogs e portais sobre o assunto;
• manter contato frequente com prestadores do setor;
• fazer benchmarking e trocar experiência com outros profissionais.

Considerando que o setor de viagens é constantemente afetado por questões macroeconômicas, há um certo dinamismo na área. Portanto, atualização e informação devem ser considerados pilares importantes.

Tenha proatividade

Iniciativa é essencial para profissionais de qualquer setor, o que não é diferente na gestão de viagens corporativas. É esse tipo de postura que garantirá, por exemplo, contatos estratégicos que geram oportunidades únicas para as empresas. Se esse não for o perfil do profissional, é importante desenvolver os hábitos certos.

A proatividade é reconhecida como uma característica muito benéfica em qualquer setor, não sendo diferente na gestão de viagens. Logo, ser alguém que toma a frente para gerar melhores cenários para as empresas vai resultar em reconhecimento e bons resultados.

O gestor de viagens corporativas precisa ser enxergado como um profissional decisivo para as companhias. Dar a essas pessoas recursos e infraestrutura necessária para trabalhar é muito importante, uma vez que podem trazer muitos benefícios para a empresa.

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