5 erros que te impedem de fazer uma boa gestão de viagens corporativas

Fazer uma boa gestão de viagens corporativas é essencial para o sucesso de uma empresa. Afinal, viagens de negócios envolvem custos significativos e impactam diretamente no desempenho financeiro e operacional da organização. 

No entanto, muitas empresas ainda cometem erros que prejudicam a eficiência e a economia nesse processo.

Se você é responsável pela gestão de viagens na sua empresa, é fundamental ficar atento a essas questões para garantir uma abordagem estratégica e eficaz.

Ao identificar e corrigir esses erros, sua empresa estará no caminho certo para uma gestão de viagens mais eficiente, redução de custos e melhoria na experiência dos colaboradores que realizam viagens a negócios. 

Acompanhe este artigo e descubra como evitar os obstáculos que podem prejudicar a sua gestão de viagens corporativas. Boa leitura!

Primeiro erro: política de viagens ineficiente e desatualizada

A primeira questão que deve ser analisada na gestão de viagens e deslocamentos está relacionada a uma boa política de viagens internas. Muitas vezes as regras adotadas estão obsoletas e nem sempre são claras para os gestores e viajantes.

• Confira cada item da sua política de viagens;
• Atualize o que for necessário e reafirme com a equipe estas regras;
• Estabeleça regras claras e objetivas;.

É importante que as políticas contemplem todos os processos e hierarquias da organização. Ainda que existam situações incomuns, exceções devem ser evitadas e, quando possível, previamente analisadas. 

Segundo erro: gestor não consegue rastrear e acompanhar as viagens

Uma planilha confusa para gestão das viagens ou uma agenda conturbada ainda são realidade de boa parte dos gestores e como isso pode afetar as viagens?

Sem saber onde sua equipe está, ele não consegue controlar todos os gastos, agendar previamente novas ações, reconhecer erros, nem otimizar seus recursos.

A maior dificuldade é justamente conseguir visualizar a atuação da equipe de forma global, o que dificulta a tomada de decisões. 

Aqui, um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas eficaz se torna a solução para reduzir custos com viagens e deslocamentos, bem como acompanhar a situação da agenda de cada colaborador e conseguir acompanhar seus gastos e despesas em tempo real. 

Terceiro erro: viajante possui dificuldades para organizar suas informações 

Essa situação acontece por variados fatores, vejamos:

• Profissional inexperiente no que diz respeito às viagens corporativas;
• Possui diversas agendas externas;
• Solicitações e aprovações complicadas; 
• Viagens e prestações de contas complexas;

Além de conversar com a equipe para entender as principais dificuldades, é preciso criar mecanismos para acabar com o problema. 

• Estipular prazos claros;
• Redefinir regras;
• Adotar um sistema de controle e gestão que permita atualização de maneira simples;
• Contar com opções via web e aplicativos em smartphones; 

Quarto erro: financeiro perde muito tempo com a conferência dos relatórios 

A demora na conferência das despesas e relatórios é, na maioria das vezes, resultado das questões listadas acima: o profissional não entrega no prazo, o gestor tem dificuldade no acompanhamento da equipe, a política de viagens está defasada, ou pode não ocorrer integração das informações.

Como resultado da má gestão, o processo, quando chega ao financeiro, já contempla uma série de divergências acumuladas e tentar reduzir o problema apenas nessa etapa será ineficiente. 

Aqui é importante analisar de que forma o processo é realizado para então tomar decisões que otimizem tempo e trabalho dos envolvidos. Muitas vezes, corrigindo as questões acima, a conferência automaticamente será facilitada.

Quinto erro: a empresa não conta com um sistema de gestão

Esse é um erro grave que afeta diretamente o orçamento das companhias. Sem uma ferramenta eficaz, os gestores não conseguem visualizar:

• As despesas com viagens 
• Gastos com transportes
• Passagens aéreas 

Não possuem um bom gerenciamento de projetos e não conseguem sugerir compra de passagens e hospedagens com o melhor custo-benefício e nem ter uma visão sistêmica do processo.

Com o Paytrack você terá ganhos em controle e redução de custos. A solução permite um olhar aprofundado sobre a gestão de viagens e deslocamentos, com regras pré-definidas, aprovações facilitadas, cotação multiagência e processos simplificados e confiáveis.

Como evitar os erros mais comuns na gestão de viagens corporativas?

Os erros comuns cometidos durante a gestão de viagens custam à empresa, não apenas em termos financeiros, mas também em tempo e produtividade. No entanto, esses erros podem ser evitados com um planejamento cuidadoso. 

Trabalhar com uma travel tech, como a Paytrack, pode eliminar muitos desses erros e trazer uma melhora na gestão, já que os processos de uma viagem corporativa, desde a reserva até as despesas, são gerenciados por uma única plataforma.

É crucial reduzir os erros para garantir uma viagem tranquila e sem problemas.

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