Como a digitalização de processos pode mudar a gestão de despesas corporativas

“A digitalização de processos é um fenômeno em pleno desenvolvimento que já modificou profundamente diversos departamentos (…). Era de se esperar, portanto, que seus impactos chegassem ao departamento financeiro.”

Os processos tradicionais dominam, há décadas, os setores responsáveis pela gestão de despesas corporativas. Quando um colaborador realiza uma viagem em nome da empresa, por exemplo, precisa juntar recibos em papel para eventuais reembolsos e prestações de conta. Esse tipo de procedimento, contudo, já está ultrapassado. 

A digitalização de processos é um fenômeno em pleno desenvolvimento que já modificou profundamente diversos departamentos, como os de marketing, vendas e RH. Era de se esperar, portanto, que seus impactos chegassem ao departamento financeiro. A partir do uso de tecnologias apropriadas, é viável alcançar uma série de vantagens e garantir processos mais rápidos, transparentes e seguros. 

Neste post, nossa intenção é destacar como as novas soluções digitais já estão mudando a gestão de despesas corporativas. Para tal, nos debruçamos sobre a pesquisa “Rebuilding Business Travel (RBTS)“, realizada pela Amadeus, e trouxemos alguns dos principais insights para você. Continue a leitura e saiba mais!

Integração do processo de gestão de despesas

A gestão de despesas de uma companhia é responsável por registrar e monitorar as movimentações de orçamento destinadas às mais variadas atividades, desde reuniões com clientes até as viagens corporativas, que envolvem passagens, deslocamentos,  refeições e estadias em hotéis. Há algum tempo, os colaboradores envolvidos nesses deslocamentos contam com recursos tecnológicos que podem facilitar os processos. 

Atualmente, por meio dos próprios smartphones, os viajantes podem tomar ações como reservar seus voos e registrar suas despesas. Ao mesmo tempo, a gestão tem a possibilidade de implementar dispositivos de rastreamento e calcular as rotas mais econômicas para cada viagem. Em suma, portanto, a digitalização de processos já é uma possibilidade para o departamento financeiro, mas ainda há muito caminho a percorrer para aderir às modernizações. 

No entanto, conforme revelado pela pesquisa da Amadeus, os atuais procedimentos conduzidos nas áreas de pagamentos e despesas se encontram fragmentados. Embora existam tecnologias úteis, elas não são implementadas de forma sistêmica, ficando aquém, portanto, de seu potencial. 

Uma prova clara desse diagnóstico é a quantidade de procedimentos que ainda são realizados de forma manual ou, no máximo, com o auxílio de uma planilha básica de Excel. De acordo com 34% dos viajantes corporativos considerados frequentes, ou seja, que realizam mais de 15 viagens anuais, os procedimentos atuais são considerados desnecessariamente difíceis. 

É preciso, portanto, encontrar soluções para integrar todas as atividades que compõem a gestão de despesas. Os aplicativos de gestão e pagamentos digitais tornam esse processo muito mais simples. 

Otimização dos processos internos

A falta de uma abordagem digitalizada na gestão de despesas gera diversas frustrações, tanto para os colaboradores quanto para os gestores. Grande parte desse sentimento se dá pelo longo tempo gasto com processos manuais que poderiam facilmente ser otimizados com a implementação de uma solução tecnológica adequada. 

De acordo com o estudo que utilizamos como fonte, quando retorna de viagem, um colaborador médio gasta cerca de 2.3 horas apenas preenchendo os relatórios de despesas. E ainda, esperam até quatro semanas para receber seus reembolsos. 

Unido a isso, o uso praticamente arcaico de recibos de papel dificulta imensamente o preenchimento correto dos formulários. Ainda de acordo com a pesquisa RBTS, a perda ou extravio de recibos representa um desfalque de cerca de 500 dólares anuais para os viajantes corporativos. As consequências desse problema podem ser graves. 

Cerca de 4 entre 10 dos entrevistados afirmaram que já consideraram recusar uma viagem de negócios especificamente por conta dessa demora no processo de reembolso. Como evitar essa situação? Simples: investindo em uma solução de prestação de contas digitais que possibilite a automação de ações como reembolsos e adiantamentos de despesas. 

Digitalização de processos e novos meios de pagamento 

Além de auxiliar no aprimoramento de procedimentos que já ocorrem há muito tempo, as tecnologias de pagamentos digitais são fundamentais para lidar com um contexto bem específico: a retomada das viagens corporativas após a pandemia. Qualquer empresa séria, especialmente as que seguem os padrões ESG, deve tomar atenção especial para garantir a saúde e segurança de seus colaboradores, principalmente em atividades que envolvem deslocamento. 

Mas o que isso tem a ver com métodos de pagamento? Bem, você provavelmente já ouviu falar na tecnologia contactless, que permite que os pagamentos sejam feitos a partir de cartões disponibilizados via mobile ou tecnologias de aproximação. 

Com esses recursos, os viajantes podem pagar suas contas de forma rápida e segura, sem precisar tocar em absolutamente nada. Como mostra a pesquisa, isso tem grande impacto para o viajante:  84% dos entrevistados afirmam que estariam mais confortáveis para voltar a viajar caso a companhia se prontificasse a estruturar protocolos seguros, o que inclui o uso de pagamento contactless. 

Aliás, a possibilidade de pagar sem precisar encostar em nada é considerado pelos viajantes como uma das medidas mais importantes no que diz respeito ao controle da pandemia. 

Fonte: https://amadeus.com/en/insights/research-report/rebuilding-business-travel-with-modern-payment-and-expense

Criação de alternativas ao atual modelo de reembolso de despesas

Diante das informações apresentadas, fica evidente a necessidade de criar alternativas ao atual modelo de gestão de despesas, especialmente no que diz respeito ao reembolso do valor gasto pelos viajantes corporativos. Lembra que mencionamos que alguns deles sequer conseguem o dinheiro de volta, devido ao processo burocrático e atrasado? Por conta disso, 38% dos colaboradores hesitam em viajar quando as despesas saem de seu próprio bolso. 

Então, o que fazer? A Paytrack entende e concorda com a necessidade de revolucionar esse modelo e inserir, de vez, os meios digitais de gestão na rotina dos departamentos financeiros. Por isso, criamos o Paytrack Card, uma forma de pagamento que não exige contatos e que pode ser integrada à Gestão de Despesas, outra de nossas soluções. 

Dessa forma, é possível disponibilizar um cartão corporativo para os viajantes da empresa, facilitando o controle sobre as movimentações e eliminando as burocracias ligadas ao processo de ressarcimento. Afinal, as despesas do cartão saem diretamente dos recursos corporativos e são registradas automaticamente na plataforma. 

Isso elimina os riscos de fraude e possibilita a implementação eficaz de políticas para garantir o compliance com o orçamento designado para cada viagem. 

Tal integração dá aos gestores um controle absoluto sobre os recursos disponibilizados aos colaboradores, automatizando os processos de reembolso e eliminando a necessidade de envolver dinheiro em espécie ou a conta corrente do viajante nas operações, algo comum quando há adiantamento para despesas de viagens. 

A digitalização de processos de gestão já é uma realidade. Investir nas soluções certas para isso é uma forma de garantir a eficiência operacional, evitando fraudes, assegurando o compliance e otimizando o dia a dia a vida dos profissionais envolvidos. 

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