Planejamento de viagens corporativas em 7 passos

O planejamento de viagens corporativas é fundamental para que qualquer negócio consiga fazer um uso melhor dos seus recursos, não é mesmo? Não apenas na questão financeira, mas também em relação ao desempenho do colaborador. 

Se essas viagens fazem parte da rotina da sua companhia, a organização é essencial para que os resultados financeiros apareçam.

Mas quais são os motivos para fazer isso? Quais os benefícios práticos de adotar essa organização para gerenciar as viagens corporativas? E mais importante: o que pode acontecer caso esse trabalho não seja feito? 

Listamos algumas dicas fundamentais que vão te auxiliar a tornar esse planejamento mais completo e eficiente. Confira!

Qual é a importância e os benefícios de um planejamento de viagens corporativas?

Mas por que é tão importante fazer o planejamento de viagens corporativas? O motivo é simples: eficiência. 

Em um mercado tão competitivo, perder tempo e recursos pode ser fatal para os resultados da empresa.

A organização torna tudo mais preciso e prático, evitando que se perca muito tempo com tarefas pouco eficientes para o seu negócio e o mais importante: não deixando com que algum erro prejudique o funcionamento da companhia ou até mesmo os resultados financeiros.

Seja para calcular as despesas diárias, seja para reduzir riscos que fazem parte desse setor. 

O planejamento também contribui para um controle melhor de tudo o que está acontecendo na área. Desde a eliminação de planilhas até a automação dos processos e criação de um fluxo mais eficiente de trabalho. 

Já imaginou ter todo o controle das viagens corporativas em um único lugar? É para isso que o planejamento serve, construindo uma gestão cada vez mais competente.

Como organizar uma viagem corporativa?

As viagens corporativas representam uma grande oportunidade de conquistar resultados melhores para o seu negócio, mas esse é um processo que requer tempo, investimentos e um grande esforço do backoffice.

Separamos algumas dicas de boas práticas para que as viagens corporativas atendam as expectativas da empresa. Acompanhe!

Roteiro

Otimizar tempo e recursos devem ser a base da organização de uma viagem corporativa, um roteiro bem estruturado e claro quanto o cumprimento de suas etapas ajuda a manter o foco nos resultados. 

Aqui, estabelecer uma política de viagens  é uma ótima dica, compilar todas as normas da empresa em um documento para que a viagem esteja ciente das regras da empresa quanto a viagens corporativas.

Passagens

A passagem é o primeiro passo da viagem após ter um roteiro estabelecido. E é também o item mais caro do processo. 

Aqui, a antecedência é um dos pontos mais importantes. Faça buscas criteriosas na hora de cotar passagens, a fim de garantir melhores promoções, descontos ou pacotes promocionais é preciso ser estratégico e investir tempo para economizar o máximo de recursos possíveis.

Hospedagem

O próximo passo é a escolha do local de estadia. A hospedagem pode representar grande parte do orçamento, por isso, priorizar esse passo é muito importante. 

A antecedência pode garantir descontos e diversas vantagens tanto para o colaborador em termos de qualidade de estadia quanto para empresa em termos orçamentários. 

Transporte

A mobilidade do colaborador também é um passo de extrema importância: como a locomoção desse viajante corporativo vai acontecer?

Levando em consideração a agenda e os horários, é preciso definir meios de locomoção apropriados: táxi? Aplicativos de transporte? Aluguel de veículo? 

É preciso pesquisa e estratégia a fim de unir o conforto do colaborador com o orçamento da empresa.

Alimentação

Como um item obrigatório, alimentação também compõem os custos da viagem corporativa, apesar de ser um custo variável, uma vez que não é possível definir com antecedência como passagens e hospedagem. 

Sendo a alimentação um item reembolsável, é de suma importância que a empresa defina políticas de reembolso claras e deixem o colaborador ciente do que é passível de reembolso e o que não contabiliza.

É trabalho do gestor garantir que cada etapa do planejamento de uma viagem corporativa seja cumprida corretamente, conciliando o bem estar do colaborador com o orçamento da empresa, encontrar recursos que tornem esse processo eficiente e seguro também são parte da missão.

Quais os passos para um planejamento de viagens corporativas eficiente?

Mas, afinal, o que deve ser feito em um planejamento de viagens corporativas para que ele seja realmente eficiente? Listamos algumas práticas que podem ajudar, confira!

Passo 1: alinhe ou solicite a viagem previamente

O combinado não sai caro – é a famosa frase que nos lembra quando o assunto é organizar uma viagem. Devemos ter definido: roteiros, serviços necessários, seguro viagem, prazos e a política de despesa que ajuda cada dia mais empresas a terem controle e também acompanharem os resultados proveniente das viagens.

É realmente um diferencial ter um processo de solicitação de viagens com as instruções para quem vai viajar, onde o colaborador possa descrever o destino, as datas de ida e volta, a necessidade de alugar um carro ou agendar um traslado, as solicitações de passagens aéreas ou rodoviárias, hóteis e o que mais for necessário. 

Sendo essa solicitação por uma agência interna, agência de viagens corporativas ou até mesmo uma pessoa dedicada nesse processo de viagens e despesas.

Ao poder solicitar uma viagem, o colaborador tem autonomia para descrever as necessidades da viagem e praticidade em enviar a solicitação para o setor responsável pelas compras ou até para o próprio gestor de viagens da empresa. 

Além disso, quando se tem um padrão de solicitação de viagens, a empresa consegue prever as despesas com viagens antes mesmo delas acontecerem e com isso ter um planejamento mais fidedigno.

Passo 2: tenha múltiplas opções de passagens

Um bom planejamento vai te permitir ter tempo hábil para cotar as passagens com diferentes valores e condições, sendo assim, você encontrará as melhores passagens, visando  sempre a redução de custos quando falamos de viagens corporativas. 

A lógica é muito simples: quanto mais fornecedores, maiores são as chances de encontrar condições atrativas de negócio.

Passo 3: defina sua Política de Viagens Corporativas

Em outras publicações já falamos sobre a importância de contar com regras bem definidas quando o tema é despesa corporativa. O que é permitido reembolsar ou adiantar, ou até mesmo quem pode fazer ou receber reembolsos e adiantamentos, são temas que fazem parte da política da empresa. 

O colaborador precisa saber se os gastos que ele teve durante a viagem poderão ou não ser reembolsados, ou até mesmo se os gastos serão ou não pagos com dinheiro em espécie, cartão de crédito, etc.

Viajar é algo que está virando rotina em muitas empresas, por isso é fundamental que essas políticas sejam bem definidas.

Uma política de viagens bem estruturada vai trazer ao colaborador esclarecimentos sobre: regras para solicitação de viagens (se ele poderá realizar essa solicitação em menos de 24 horas, por exemplo), regras para compra de passagens, aluguel de carro, viajantes coincidentes e valores diários de alimentação por região, ou até mesmo uma aprovação pelo gestor de viagens ou pelo seu supervisor, tudo isso sempre se adequando a realidade de cada empresa.

Baixe o modelo de política de viagens gratuito! Preencha o formulário abaixo.

Passo 4: receba as despesas de viagem de forma rápida

Ter uma forma de solicitar a viagem e saber quais políticas seguir são de extrema importância, mas outro tipo de atividade que garante o processo completo é o relatório de despesas da viagem. 

É necessário que o colaborador envie os comprovantes de despesas e classifique-as para que os responsáveis consigam acompanhar seus relatórios em tempo real.

Quando for planejar as viagens é essencial observar os pontos de melhoria e investir em ações para garantir que os colaboradores dediquem seu tempo ao cliente e não em conferência ou prestação de contas.

Passo 5: Estabelecer parcerias relevantes

Invista em criar laços parceiros a fim de negociar melhores condições para o seu negócio, por exemplo, se seus colaboradores utilizam sempre o mesmo meio de locomoção vinculado a um aplicativo, vale a pena avaliar uma parceria para conseguir melhores condições.

Hospedagem é outro tópico negociável, principalmente se a empresa costuma enviar uma equipe, tentar negociar preços melhores referentes à estadia, ou a gratuidade de algum serviço pode reduzir os gastos.

A partir do cenário de viagens corporativas da sua empresa, vale o gestor tirar um tempo para analisar quais pontos valem a pena negociar uma parceria significativa, que possa contribuir para otimizar o custo benefício da empresa.

Passo 6: tenha um plano B

O potencial do planejamento de viagens corporativas também está em lidar com imprevistos, por mais estruturada que seja uma viagem, imprevisibilidades acontecem e a flexibilidade para lidar e arcar com gastos extras faz parte também da boa gestão.

A fim de frear o problema antes que se torne uma grande adversidade, o indicado é definir um plano de contenção e a tecnologia pode ser uma forte aliada dessa questão.

Passo 7: conte com a tecnologia

Para isso, a tecnologia pode ser uma grande aliada e garantir simplicidade nas aprovações e lançamento das despesas. Fazer de qualquer lugar, via smartphone é uma ótima opção. Gestores realizam aprovações e viajantes as prestações de contas em cliques.

Essa possibilidade de automação acaba proporcionando maior agilidade e precisão para que a empresa possa controlar tudo o que entra e o que sai do caixa referente às viagens corporativas. Esse controle se reflete em melhores resultados financeiros no curto, médio e longo prazos.

A boa notícia é que existem soluções variadas no mercado que podem ajudar a sua empresa a fazer uma gestão ainda mais eficiente. 
A Paytrack, por exemplo, é uma companhia especializada em Gestão de Despesas Corporativas com Viagens, o que deixa seu backoffice muito mais produtivo.

Como a Paytrack auxilia no seu planejamento de viagens corporativas

Com o Módulo de Viagens da Paytrack, você pode conectar a sua companhia aos principais fornecedores e, assim, ter acesso a maior oferta de serviço de viagens do Brasil. 

Desde a comparação e reserva das passagens até mesmo a gestão de todas as passagens e despesas. Todo esse suporte pode resultar em uma economia de até 30% em tarifas das viagens corporativas.

Além disso, o aplicativo e o sistema Paytrack ajudam com a digitalização dos processos de viagem e conseguem dar ao seu colaborador autonomia para solicitar uma viagem e prestar contas dessas despesas de forma rápida, em tempo real e de qualquer lugar do mundo.

Seguindo as dicas que apresentamos acima, a tendência é que você consiga não só melhorar os processos da sua área, mas também ter o reconhecimento dentro da empresa sobre o valor da sua gestão para o negócio como um todo.

Entre em contato conosco e saiba como as nossas soluções podem proporcionar ainda mais praticidade no seu planejamento de viagens corporativas!