Como estruturar a gestão de mobilidade corporativa na sua empresa
Entendemos como mobilidade corporativa o movimento de pessoas dentro de uma empresa, o processo que usam para planejar viagens corporativas e o meio de transporte que usam para se deslocar nas viagens, seja por locação de carro ou uso de aplicativos de carona.
Assim, a mobilidade corporativa tem um papel extremamente importante nas operações comerciais em termos de recursos, custo e eficiência.
No entanto, esse papel muitas vezes é negligenciado e encarado como uma tarefa administrativa com pouco impacto ou influência na estratégia de longo prazo do negócio. Mas a realidade é que a mobilidade corporativa pode ser um fardo nos custos operacionais quando ignorada, ou uma influência positiva nos recursos internos e nos custos de viagem, se considerada adequada.
A seguir explicaremos mais sobre o conceito, sua importância e como implantar na sua empresa!
Tópicos do conteúdo Paytrack
O que é mobilidade corporativa?
A mobilidade corporativa geralmente é evidente em todos os tipos de negócios. Seja um colaborador pegando um Uber para chegar a uma reunião ou utilizando um carro próprio para as rondas externas de vendas da empresa.
Em algumas organizações, a mobilidade corporativa é rigorosamente regulamentada por meio de uma política interna, seja para evitar altos custos ou perda de tempo. Pode ser um gestor financeiro ou gerente de viagens responsável por todos os preparativos que envolvem a mobilidade corporativa.
Em outras empresas, o planejamento, a reserva e o pagamento do uso de veículos podem ser de responsabilidade do viajante. Embora isso seja mais flexível, pode significar que a mobilidade corporativa é realizada sem regulamentação.
Na maioria das grandes empresas, a mobilidade corporativa pode ser uma estratégia específica, como o controle de quilometragem, onde os colaboradores utilizam carros pessoais para o trabalho e recebem o reembolso de km. Lembrando que, há também o aluguel de veículos e o uso de aplicativos de mobilidade urbana, como Uber e 99.
Como estruturar a gestão de mobilidade corporativa?
Agora que você entendeu o que é a mobilidade corporativa, já é de seu conhecimento que ela está acontecendo na sua empresa, formal ou informalmente.
Desta forma, a solução mais assertiva é regulamentar a mobilidade na sua empresa. De acordo com pesquisa realizada pela GBTA e Uber for Business, a maioria dos gestores de viagens apontam que os colaboradores utilizam frequentemente, para viagens corporativas, aplicativos de carona, como Uber e 99 Pop (70%) e carros alugados (82%).
Por meio da implementação desta modalidade é possível ter mais controle e gestão no acompanhamento de gastos e trajetos, o que auxiliará nas prestações de contas.
Assim, para garantir uma gestão de mobilidade bem estruturada, alguns elementos serão necessários:
Regulamentação das políticas corporativas
Antes de aderir a qualquer modalidade, o primeiro passo é regulamentar as políticas de viagens e despesas na sua empresa. É totalmente necessária a atualização deste documento para que não haja nenhum mal entendido, gastos não autorizados ou deslocamentos não permitidos.
Gestão de Frotas
Para o sucesso da estruturação de mobilidade, a gestão das frotas é um processo essencial, e alguns tópicos precisam ser seguidos:
- Gestão de veículos da empresa, manutenção e conservação;
- Coordenação de funcionários e regulamentos para uso do carro da empresa, por exemplo, seguro, qualificações;
- Reserva de veículos da frota empresarial para funcionários e gestão de despesas.
Planejamento de jornada
Outro passo importante para a gestão de mobilidade é planejar como as atividades ocorrerão, criar hierarquias, e definir o passo-a-passo na modalidade.
- A pesquisa, tomada de decisão e reserva de uma viagem para um ou mais funcionários, com antecedência ou no último minuto;
- Coordenação e armazenamento de dados das reservas de viagens, como bilhetes, números de reserva e itinerário;
- Avaliação e comparação de opções de viagem para custo-benefício;
- Garantir que as preferências pessoais sejam respeitadas, por exemplo, conforto da viagem, fornecedores de transporte preferidos, tempos de viagem.
Declaração de despesas
Todo gasto precisa ser declarado, e os gastos com mobilidade corporativa não são diferentes. É importante que o setor financeiro da empresa esteja preparado para a chegada de recibos, solicitações e relatórios que comprovem os gastos em nome da empresa efetuados pelos colaboradores, e como estas saídas não prejudicarão o caixa no fim do mês.
- Garantir que as viagens de negócios usem transporte e tecnologia limpos, sustentáveis e ecologicamente corretos;
- Incentivar uma cultura de trabalho positiva para transporte, por exemplo, conforto, tempos de viagem razoáveis;
- Reduzir desperdícios e custos com meu planejamento de viagem eficiente.
Automatização dos processos
Agora que você conhece os passos necessários para estruturar a gestão de mobilidade corporativa, não podemos esquecer o fator mais decisivo para a assertividade deste módulo: a automação através de um sistema moderno e flexível.
Por meio de soluções automatizadas, plataformas de mobilidade como o Paytrack, garantem integração entre empresa e empresa de mobilidade, gerando automaticamente notas fiscais aos relatórios e garantias aos gestores e colaboradores envolvidos.
Além disso, com uma boa política de viagens parametrizada dentro do Paytrack, fraudes serão evitadas, viagens acima do valor permitido gerarão notificações à gestão em tempo real, permitindo que o acompanhamento seja assertivo e as contas fechem no fim do mês.
A sua empresa já está investindo em mobilidade corporativa? Venha conhecer o módulo integrado da Paytrack. Solicite uma demonstração e um de nossos especialistas entrará em contato.
