Meios de pagamentos em viagens: quais as melhores opções?

Escolher os meios de pagamentos em viagens é fundamental para empresas que possuem uma alta demanda de viagens a trabalho. Afinal, além de fazer toda a diferença na experiência do colaborador que estará viajando, esta definição também incide sobre o controle de despesas da empresa.

Hoje, são diversas opções no mercado e a escolha parte, principalmente, das políticas de cada organização. Enquanto algumas empresas solicitam que os colaboradores façam os seus pagamentos com o próprio dinheiro, sendo que ele será reembolsado após o período da viagem, outras disponibilizam um cartão pré-pago corporativo.

Deste modo, deve-se entender que cada meio de pagamento possui os seus prós e contras. Cabe à empresa entender quais são as suas necessidades e, assim, definir qual método é o mais recomendado para a sua demanda de viagens corporativas.

Neste artigo, vamos entender quais são os principais meios de pagamentos em viagens corporativas e entender suas vantagens e limitações. Portanto, continue a leitura e descubra qual é a melhor opção para sua empresa.

Leia também: Alimentação em viagens corporativas: como devo calcular?

O que são viagens corporativas?

As viagens corporativas vêm se tornando cada vez mais comuns em empresas de diferentes setores. Elas nada mais são do que deslocamentos para outras cidades, estados ou países, realizados pelos colaboradores a fim de desempenhar atividades relacionadas ao trabalho.

Dessa forma, os exemplos mais comuns são eventos, feiras, convenções, visitas a clientes ou fornecedores, reuniões para fechamento de vendas, etc. Se o intuito é representar os interesses da empresa, entende-se como uma viagem corporativa.

Os deslocamentos, então, acontecem por diferentes objetivos, seja para fortalecer parcerias, expandir o mercado ou até mesmo promover o crescimento do negócio.

Empresas que possuem uma alta demanda de viagens corporativas precisam ficar atentas para a gestão destas viagens. Afinal, elas envolvem processos fundamentais como  controle de despesas, escolha dos meios de pagamento adequados e manter a conformidade com as políticas da empresa.

Quais os principais meios de pagamentos em viagens?

A realização de uma viagem corporativa traz consigo uma série de despesas. Ou seja, a empresa precisa levar em consideração gastos como passagem aérea, hospedagem, transporte local, alimentação dos seus colaboradores, entre outros.

Com isso, é de sua responsabilidade garantir que os colaboradores tenham os recursos necessários para arcar com as suas despesas. Neste momento, é preciso avaliar os principais meios de pagamentos em viagens e definir o ideal.

A seguir, selecionamos algumas das soluções mais comuns adotadas por empresas que possuem um alto volume de deslocamentos a trabalho. Confira conosco:

1. Adiantamento em dinheiro

Um dos meios de pagamentos em viagens mais comuns é a utilização do dinheiro em espécie. Neste caso, a empresa opta pelo adiantamento do valor que o colaborador vai gastar durante uma viagem a trabalho.

No entanto, embora seja uma solução tradicional, o adiantamento pode trazer alguns desafios para o controle financeiro da empresa. Sendo assim, acompanhe a seguir alguns prós e contras desta estratégia:

Prós:

• Aceitação universal: pode ser uma solução eficaz em estabelecimentos pequenos que não aceitam cartões;
• Independência de tecnologia: extremamente útil em regiões que podem sofrer com problemas de conexão.

Contras:

• Segurança: aumenta o risco do colaborador lidar com perda ou roubo do dinheiro adiantado pela empresa;
• Controle reduzido: as despesas em dinheiro em espécie são mais difíceis de serem monitoradas.

2. Reembolso pós-viagem

O reembolso de despesas é uma estratégia eficaz e bastante utilizada por empresas em suas viagens corporativas. Neste caso, o colaborador arca com as despesas com o próprio dinheiro e, após a viagem, utiliza os comprovantes dos seus gastos para ser reembolsado.

Desta forma, é preciso que o colaborador tenha um controle rígido das notas e comprovantes, a fim de garantir a assertividade deste processo e mantê-lo dentro das políticas de viagens da empresa.

Prós:

• Controle de gastos: o colaborador possui à sua disposição uma maior autonomia para decisões de compra, desde que respeite a política da empresa;
• Conformidade: por precisar comprovar os seus gastos, a empresa ganha maior conformidade de acordo com as suas diretrizes de viagens.

Contras:

• Burocracia: dependendo da forma que a empresa faz o reembolso de despesas, pode gerar uma certa demora para o colaborador ser reembolsado;
• Demanda complexa: a prática exige uma gestão minuciosa de comprovantes e notas fiscais, a fim de se evitar fraudes.

Neste momento, muitas empresas recorrem a sistemas de gestão de despesas, como a Paytrack. Afinal, todo o processo de reembolso é feito através da plataforma, otimizando a conferência dos comprovantes, aumentando a segurança e tornando a experiência do colaborador mais confortável.

3. Pix Corporativo

O Pix corporativo é uma solução ágil e que pode ser utilizada em viagens corporativas com o objetivo de arcar com despesas imprevistas ou pagamentos rápidos. Isso porque, como você sabe, estamos falando de um meio de pagamento em viagens que realiza operações de forma digital e instantânea.

Prós:

• Transferência imediata: os pagamentos são realizados em segundos, inclusive fora do horário bancário (7 dias da semana, 24 horas por dia);
• Baixo custo: o Pix oferece taxas reduzidas em relação a transferências tradicionais, como acontece com DOC e TED;
• Flexibilidade: a solução é ideal para cobrir situações emergenciais ou imprevistas que podem acontecer durante a viagem.

Contras:

• Controle limitado: ele demanda um monitoramento mais assertivo para evitar gastos fora da política da empresa;
• Rastreio: dependendo da instituição bancária, o Pix pode trazer consigo limitações de rastreamento.

4. Cartão pré-pago corporativo

O cartão pré-pago corporativo é, sem sombra de dúvidas, uma das opções mais eficientes quando falamos em meios de pagamentos de viagens. Isso porque ele permite que a empresa deposite um valor específico para que o colaborador utilize durante uma viagem a trabalho

Ou seja, só será possível gastar o valor previamente definido pela empresa. Logo, ele é essencial para manter o controle sobre o limite de gastos e reduzir a necessidade de adiantamentos em dinheiro.

Prós:

• Controle financeiro: o gestor define os limites de gastos, evitando excessos.
• Segurança: ele elimina a necessidade de o colaborador precisar carregar grandes quantias em dinheiro;
• Relatórios automáticos: os gastos com o cartão ficam registrados na plataforma de gestão, como a Paytrack.

Contras:

• Custo de recargas: algumas operadoras pode cobrar taxas para fazer a recarga do cartão;
• Aceitação: algumas redes limitam o uso a determinadas bandeiras específicas.

Com o cartão pré-pago corporativo da Paytrack, sua empresa possui controle total das despesas de viagens. Afinal, o sistema lança as despesas em tempo real, aumentando assim o compliance.

Além disso, o colaborador garante uma experiência mais cômoda e segura, visto que pode fazer pagamentos por aproximação e possui a certeza de que poderá arcar com seus gastos.

Confira: Cartão VCN: como usar nas despesas com viagens corporativas?

Como escolher o melhor meio de pagamento em viagens corporativas?

Com tantas opções à disposição, como uma empresa pode acertar em sua decisão? Neste momento, é preciso considerar uma série de fatores que vão desde as necessidades da organização até os benefícios proporcionados por uma forma de pagamento.

Por isso, confira a seguir alguns pontos que devem ser analisados antes de escolher o melhor meio de pagamentos para viagens:

1. Avalie a política de viagens corporativas

Toda empresa que possui uma demanda de viagens precisa de uma política. Aqui, estamos falando do conjunto de regras e diretrizes que estabelecem como as viagens devem ser feitas. Deste modo, é necessário avaliar qual meio de pagamento se adequa melhor às diretrizes da empresa.

Essa avaliação é fundamental, visto que ajuda a definir limites de gastos, aumenta a transparência e proporciona uma maior facilidade de monitoramento de despesas corporativas.

2. Considere custos e benefícios

A escolha por um meio de pagamento para viagens deve levar em consideração possíveis custos que o acompanham. Neste sentido, taxas de transação e recarga são as mais comuns e não podem passar despercebidas pelas empresas.

Além disso, também é importante ficar de olho nos benefícios de cada meio de pagamento. Por exemplo, cartões pré-pagos, dependendo da bandeira, podem oferecer vantagens exclusivas para as empresas.

3. Analise a flexibilidade e aceitação

Outro ponto fundamental na escolha de uma empresa é se o meio de pagamento é amplamente aceito, especialmente se os colaboradores visitarem diferentes regiões. A flexibilidade pode tornar a viagem do colaborador mais tranquila e sem percalços.

Deste modo, métodos como Pix e o cartão pré-pago possuem aceitação mais ampla e devem ser vistos com bons olhos pelos gestores. No entanto, primeiro eles precisam se encaixar na política de viagens da empresa.

4. Segurança e controle de custos

O fator segurança é fundamental tanto para empresa quanto para o colaborador. Com isso, deve-se analisar quais são os recursos de segurança oferecidos por um determinado meio de pagamento. Neste caso, limites predefinidos e rastreamento em tempo real podem fazer toda a diferença.

A segurança é a responsável por reduzir o risco de fraudes e, além disso, facilitar o controle de despesas, visto como essencial para a gestão de viagens corporativas.

5. Integração

Optar por meios de pagamentos para viagens que possuem integração com sistemas financeiros é crucial. Por exemplo, cartões que sincronizam com a plataforma da empresa proporcionam uma gestão mais eficiente e segura.

Sendo assim, será possível simplificar processos como a conciliação e o monitoramento das despesas, garantindo maior compliance.

Simplifique a gestão de despesas e viagens corporativas com a Paytrack

Escolher o meio de pagamento para viagens ideal para sua empresa é essencial, mas manter a gestão integrada das despesas é o diferencial que aumenta o controle e reduz custos nas viagens corporativas.

Por isso, escolha a Paytrack como a plataforma para a gestão de despesas e viagens da sua organização. Com soluções personalizadas, simplificamos o planejamento de deslocamentos, o controle dos custos e dos meios de pagamentos utilizados.

Com a nossa solução, sua empresa pode otimizar o controle financeiro e garantir uma gestão mais eficiente e segura. Portanto, conte conosco!

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