Aluguel de carros em viagens corporativas: guia completo para gestores

O aluguel de carros em viagens corporativas é uma excelente alternativa para empresas que possuem o costume de enviar os seus colaboradores para outras cidades e estados a fim de atender os seus interesses.

Uma vez que os compromissos possuem horários a serem cumpridos, a mobilidade do viajante corporativo precisa ser muito estratégica e a locação de carro é a melhor opção para quem busca uma locomoção ágil e também comodidade.

Afinal, qualquer erro logístico pode culminar em atrasos e outros imprevistos que colocam em risco a finalidade de uma viagem corporativa.

Sendo assim, cientes dos benefícios do aluguel de carros para empresas, vamos explorar as principais dúvidas referente a esse modelo de mobilidade e trazer ótimas soluções para o seu negócio. Acompanhe e tire suas dúvidas!

Aproveite para ler o nosso conteúdo: Viagem corporativa para São Paulo: como organizar uma?

Por que alugar carros em viagens corporativas?

O aluguel de carros em viagens corporativas é uma solução prática e econômica, sendo ideal para situações específicas que demandam maior flexibilidade e controle por parte dos viajantes. Abaixo, vamos explorar os contextos em que essa alternativa se destaca e os benefícios que ela proporciona. Acompanhe:

1. Viagens com muitos deslocamentos

Em viagens corporativas que exigem deslocamentos frequentes, seja para reuniões em diferentes locais ou visitas a filiais, o aluguel de um carro oferece não somente maior mobilidade, como também mais independência para o viajante.

O fato de alugar um veículo permite ao colaborador se adaptar rapidamente a possíveis mudanças no itinerário, cumprir horários com mais precisão e contar com o conforto de ter um veículo à sua disposição para ajustes de última hora.

Viagens para grandes metrópoles, como São Paulo, demandam uma logística estratégica. Afinal, fatores como trânsito e distância podem acabar comprometendo um compromisso empresarial. Por isso, o aluguel de carros surge como uma alternativa viável.

2. Destinos próximos e de curta duração

Para destinos próximos ou viagens de curta duração, o aluguel de carros pode ser mais vantajoso do que o transporte aéreo, uma vez que proporciona uma maior economia. Afinal, ele evita gastos elevados com passagens.

Deste modo, alugar um veículo para uso do colaborador maximiza o aproveitamento do tempo e reduz o estresse. Isso porque agora ele pode fazer seu próprio trajeto sem depender de transporte público, táxis ou aplicativos em cada local de visita.

3. Múltiplos viajantes

Fazer a gestão de um deslocamento com vários colaboradores é uma tarefa complexa e, muitas vezes, cara. Por isso, recorrer ao aluguel de carros é uma ótima forma de otimizar os custos de uma viagem corporativa.

Alugar um veículo para todos os viajantes pode trazer praticidade e aumentar produtividade, uma vez que o grupo se mantém unido e otimiza o tempo gasto entre compromissos.

Além disso, a locação reduz a necessidade de se fazer a gestão de diferentes passagens de voos separados, simplificando a logística de viagem.

4. Vantagens econômicas e financeiras

Além de ser uma alternativa mais prática, o aluguel de veículos proporciona vantagens econômicas para uma empresa que lida com um alto volume de viagens corporativas.

Isso porque a organização passa a economizar ao evitar o uso de veículos próprios, que implicam gastos extras, seja com manutenção, seguro e até mesmo depreciação.

Além disso, em viagens longas ou frequentes, essa economia acaba se tornando significativa. Portanto, o aluguel se torna uma solução estratégica que reduz despesas de transporte e melhora o controle de despesas de forma eficaz.

Leia também: Primeira classe, executiva ou econômica: quais as diferenças?

Como funciona o aluguel de carros?

O processo de alugar um carro é, na verdade, muito simples. O que muda são apenas algumas especificidades entre pessoa física e jurídica. Para tornar a sua compreensão mais clara, confira o passo a passo:

Pessoa física

1. O primeiro passo é esclarecer as pretensões em relação ao veículo como: local de retirada, horário, data incluindo as datas de devolução;
2. O segundo passo está na escolha de um grupo de carro e as características do serviço, como tarifas e funcionalidades opcionais; 
3. Nesta etapa você cede seus dados pessoais conforme o requerimento da empresa e efetua o pagamento de acordo com as possibilidades;
4. Na retirada do veículo, é preciso portar a CNH, código de retirada do veículo e um cartão de crédito para caução.

Pessoa jurídica

1. A empresa que faz o intermédio entre a locação do carro e o colaborador;
2. A escolha do veículo e os serviços ficam por conta da empresa;
3. Na retirada do veículo, o condutor responsável deve portar a CNH, código de retirada do veículo e um cartão para caução. Neste caso, a empresa que cede um cartão corporativo e fica responsável por sanar o valor;
4. Sua empresa pode contar com um sistema de gestão de despesas e viagens que facilite o processo de locação de veículo, além de oferecer benefícios em tarifas e serviços mais acessíveis.

Existe taxa para alugar um carro?

Existe uma tarifa não fixa sobre o aluguel de veículos que pertence a cada empresa de locação, sendo que a cobrança do aluguel é feita por diárias.

Deste modo, uma dica para reduzir gastos com as tarifas é utilizar um sistema de gestão, como a Paytrack, que tem parceria com as principais locadoras e oferece autonomia e praticidade na locação de veículos, além de descontos exclusivos em tarifas.

Leia também: Locação de veículo: como alugar um veículo pelo Paytrack!

Como economizar no aluguel de carro para empresas

O aluguel de carros em viagens corporativas é uma estratégia que traz uma série de benefícios. No entanto, é preciso seguir algumas boas práticas que ajudam a otimizar ainda mais esse investimento nas organizações.

A seguir, confira conosco dicas valiosas para reduzir os custos de viagens corporativas e melhorar o controle financeiro:

1. Planeje com antecedência

Fazer a reserva de um carro com antecedência ajuda a garantir os melhores preços e uma maior variedade de modelos disponíveis. Ou seja, empresas que conseguem se planejar para suas viagens tendem a obter as melhores tarifas.

2. Negocie contratos de longo prazo

Empresas que possuem um alto volume de viagens corporativas podem negociar contratos de longo prazo com locadoras. Isso é uma estratégia que pode proporcionar descontos exclusivos e condições ainda mais favoráveis.

3. Compare diferentes fornecedores

Antes de fechar um contrato de aluguel de carros em viagens corporativas, é fundamental comparar e analisar as tarifas e serviços oferecidos em diferentes locadoras. Isso garante decidir pelo melhor custo-benefício do mercado.

4. Avalie pacotes e serviços adicionais

Por mais que alguns serviços adicionais possam oferecer algumas vantagens, nem sempre eles são essenciais em viagens corporativas. Essa análise faz com que a empresa não precise lidar com custos desnecessários.

5. Aposte em parcerias estratégicas

Firmar parcerias com locadoras é uma estratégia que proporciona vários benefícios para as empresas. Isso porque as empresas podem obter descontos exclusivos, principalmente com uma alta demanda de viagens corporativas.

Não deixe de ler: Por que escolher o modelo multiagência e não uma agência única?

Como fazer a gestão dos carros alugados em viagens corporativas?

A gestão de carros alugados fica por conta do portal de cada locadora de carro, que fornece seus próprios meios de gestão de rastreio. No entanto, será que essa é a melhor opção para empresas que lidam com viagens a trabalho?

Neste momento, ao contar com um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas, como o Paytrack, você possui assistência do começo ao fim do processo, concedendo total autonomia e praticidade.

Isso porque a Paytrack oferece atendimento 24/7, o que faz com que os colaboradores tenham sempre suporte em caso de imprevistos. Isso garante o bem-estar dos viajantes e faz com que eles possam focar nos objetivos da viagem.

Além disso, a plataforma garante que toda a gestão de viagem seja feita de forma eficiente e automatizada, desde a reserva de um carro para facilitar o transporte do colaborador até o processo de prestação de contas.

Precisando melhorar a mobilidade das suas viagens?

Tão importante quanto o planejamento das viagens corporativas é a mobilidade dos colaboradores que, por vezes, pode representar um grande gasto na hora da prestação de contas. No entanto, a locação de carros surge como uma excelente alternativa.

Se sua empresa busca maior economia, comodidade e muitos benefícios, o aluguel de carros em viagens corporativas, atrelado a um sistema de gestão, é um ótimo investimento para o próximo ano se você está buscando melhores experiências e custos.

Portanto, entre em contato com nossos especialistas e veja os principais benefícios em adotar essa estratégia para suas viagens corporativas.