RDV: monte seu relatório de despesas de viagens [+ modelo editável]

As viagens corporativas, tão necessárias em muitas empresas, podem se tornar motivo de complicação para colaboradores em algum momento. 

Isso acontece com quem não consegue fazer uma boa gestão dos custos, o que impede a criação de um relatório de despesas de viagens para prestar contas à companhia.

Esses relatórios são fundamentais para que o uso dos recursos financeiros da empresa sejam devidamente indicados, mantendo a transparência nas relações. 

Nas viagens a trabalho ou deslocamentos locais, muitas vezes o colaborador precisa solicitar adiantamentos ou reembolsos, e prestar contas das despesas. 

Por isso, o relatório é fundamental para manter a gestão e controle desses custos.

Para auxiliar você e a sua empresa na gestão e controle de despesas corporativas, este artigo vai apresentar os benefícios e desafios do relatório de despesas de viagens, como criar o seu de forma simples, além de disponibilizar um modelo editável de relatório de despesas de viagem pronto para você baixar e utilizar!

O que é o relatório de despesas de viagens

O relatório de despesas de viagens é um compilado de informações acerca de custos que colaboradores têm enquanto estão viajando à serviço da empresa. 

Em muitos cargos, as viagens corporativas são necessárias, mas é esse empregador que precisa custear todas as despesas que profissionais venham a ter.

Os relatórios vão, basicamente, listar as despesas, justificar por quais razões elas foram necessárias e, claro, indicar o custo de cada despesa. Assim, a empresa pode ter um controle mais detalhado desses custos para reembolsar o funcionário e, além disso, projetar custos para as próximas viagens.

Além disso, ficam sempre a cargo do colaborador que está viajando. Afinal, essa pessoa é quem está arcando com as despesas e, portanto, precisa justificá-las para receber os devidos reembolsos.

A importância de fazer o relatório de despesas de viagens na sua empresa

Os gastos que envolvem o deslocamento individual ou de uma equipe são variados e na maioria das vezes atingem um número total expressivo dentro da empresa. 

É necessário pagar as passagens aéreas ou rodoviárias, hospedagem, deslocamento, alimentação, entre outras despesas. 

O relatório de despesas de viagens corporativas tem um papel realmente importante em uma empresa que deseja organizar processos e facilitar o trabalho do time financeiro. 

Certamente, essa padronização também vai gerar economia de custos e produtividade, seja para quem gere esses custos, seja para quem faz os relatórios.

A partir disso, é clara a demanda  de manter o controle desses gastos através de relatórios de viagem.

Geralmente, o controle das despesas corporativas tem como eixos estratégicos os seguintes pontos:

• Diminuir o valor das despesas de viagens ;
• Adicionar políticas para controlar fraudes e gastos excessivos;
• Solicitar a aprovação prévia para controle do orçamento;
• Garantir e estimular o cumprimento dos processos e procedimentos.

É com o relatório de despesas que a mensuração desses pontos será realizada, assim como o mapeamento de ações para atingir os melhores resultados dentro da gestão das viagens a trabalho.

A seguir, veja em alguns pontos como é importante desenvolver um bom relatório:

Padronização de processos

Processos padronizados minimizam erros e trazem mais agilidade de trabalho para todos envolvidos. Portanto, tão importante quanto utilizar um relatório de despesas de viagens, é importante ter um modelo padrão para todos os colaboradores.

Assim, o time financeiro também saberá como analisar estes relatórios e, a partir disso, terá um desempenho melhor, tanto a nível de agilidade quanto na checagem de informações.

Transparência financeira

A transparência financeira garante que a empresa arque com valores justos e que realmente façam sentido. Do contrário, colaboradores podem acabar por superfaturar despesas e isso não ser identificado.

Os relatórios, por conta da precisão dos custos e discernimento dos valores, garantem que haja total transparência a nível das despesas e o que as originou. Esse é o cenário perfeito para evitar qualquer problema na hora da auditoria. 

Autonomia e produtividade para colaboradores

Colaboradores não podem ser prejudicados na hora de prestar contas. Isso significa que é importante que possam fazer isso de maneira simplificada e dinâmica, até para que possam relacionar todos os custos que tiveram.

Os relatórios ajudam a manter tudo em ordem, com cada despesa devidamente relacionada e, assim, haver o reembolso correto desses custos. Isso depende do uso do relatório, mas também do modelo correto desse relatório.

Projeção de redução de custos

As empresas não podem ver o relatório de despesas de viagens apenas como uma lista de custos para fazer o reembolso. A visão analítica sobre estes documentos permite que a empresa avalie os custos e projete a redução.

Muitas vezes, as empresas acabam tendo despesas muito grandes porque não determinam regras de reembolso e simplesmente ignoram a forma como os colaboradores estão gastando. Ou seja, os relatórios são importantes também para economizar.

O que considerar antes de criar um modelo relatório de despesas de viagens

Para que você possa criar um relatório ou formulário de despesas de viagem completo e ao mesmo tempo objetivo, confira abaixo o que você deve incluir no relatório.

• Estruture a política de viagens
• Defina os limites de despesas
• Defina as regras para o reembolso
• Padronize os relatórios de despesas
• Saiba o motivo da viagem e unidade de negócio
• Tenha um roteiro da viagem
• Consiga uma descrição detalhada dos gastos
• Guarde comprovantes fiscais da maneira correta
• Utilize tecnologia nos processos

Lembre-se que estas são algumas sugestões, mas adapte conforme a realidade da sua empresa e viajantes.

Estruture a política de viagens

Antes de começar a pensar no relatório de despesas da viagem corporativa, é preciso estruturar a política de viagens da empresa. Cada instituição tem suas próprias políticas e tanto o viajante quanto o gestor devem conhecê-la bem. 

Dentro da política, estará determinado se todos os funcionários vão receber o mesmo tratamento, se haverá limites de custos para as diferentes hierarquias, quais são os prazos para reembolsos, o que é responsabilidade da empresa, quais itens não estão inclusos no reembolso e diversas outras informações que devem chegar ao conhecimento de todos.

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Defina os limites de despesas

Com a política de viagens estruturada e conhecida por todos os membros da empresa, chegou o momento de determinar aspectos como a definição dos gastos gerados nas viagens corporativas. Geralmente eles são divididos por antecipados e reembolsáveis.

Os gastos antecipados (adiantamentos) precisam ser pagos antes da viagem. Podem ser considerados gastos antecipados: a hospedagem, a passagem aérea e o seguro de viagem (ou simplesmente recursos adiantados aos colaboradores para outras despesas).

Já os gastos reembolsáveis são aqueles que o colaborador paga e depois a empresa retorna o valor. Podem ser considerados gastos reembolsáveis: alimentação, mobilidade, transporte etc.

Todas as despesas precisam estar descritas na política de viagens.

Defina as regras para o reembolso

Com as definições determinadas em relação ao que pode ser reembolsado, adiantado e o que não é responsabilidade da empresa, chegou a hora de estabelecer as regras de reembolso. 

Nesta etapa são definidas as diretrizes para o processo. Por exemplo:

• Qual o valor máximo permitido para cada tipo de gasto?
• Quais formas são aceitas para comprovar os custos (notas fiscais, recibos, faturas, comprovantes eletrônicos, fatura do cartão de crédito etc.)?

Padronize os relatórios de despesas

Já com as diretrizes estruturadas, é hora de pensar no padrão do seu relatório, fator que vai agilizar muito os processos.

Uma empresa pode utilizar diversos relatórios para viagens: um para cargos mais altos (como diretores, líderes e conselheiros, por exemplo), outro para colaboradores em estágio júnior ou pleno, outro para viagens individuais e outro para viagens coletivas.

Crie um relatório padrão completo e desenvolva os demais com base neste.

Saiba o motivo da viagem e unidade de negócio

O viajante deve informar qual foi o motivo da viagem realizada. Neste caso, é interessante que sua empresa tenha motivos padronizados, facilitando a classificação dos relatórios. 

A viagem de seus colaboradores pode ser para treinamento, vendas, pós vendas, entre outros motivos importantes para seu negócio. 

É importante que a unidade de negócios esteja especificada no RDV, para que se tenha o registro de qual unidade da sua empresa, ou grupo de empresas, foi realizado o gasto.

Tenha um roteiro da viagem

O roteiro da viagem servirá para identificar o destino ou localidade da despesa, e poderá servir de apoio para a validação de políticas. Para validar políticas de teto de gastos por região, por exemplo, o conferente precisará dessa informação.

Consiga uma descrição detalhada dos gastos

Na planilha de prestação de contas, o viajante deve colocar a data, tipo de despesa, valor da despesa, se ela é reembolsável ou não, e a justificativa, se houver. 

Assim todos os dados estarão disponíveis ao setor administrativo e financeiro para conferência.

Guarde comprovantes fiscais da maneira correta

O armazenamento de comprovantes fiscais das despesas realizadas em nome da sua empresa, é imprescindível. No entanto, guardar comprovantes fisicamente pode ser extremamente inconveniente e pouco prático. 

É comum que comprovantes se tornem ilegíveis, que colaboradores os percam ou ainda que sejam armazenados em locais de difícil acesso, dificultando auditorias.

Uma alternativa viável para acabar com este problema é utilizar a tecnologia. 

De acordo com a portaria nº 1.674/2016, é permitido descartar documentos físicos​, em caso de já terem sido apresentados por meio eletrônico.

Ao utilizar uma solução de Despesas 100% online, é possível armazenar os cupons fiscais de forma online, não havendo mais a necessidade de guardá-los fisicamente.

Utilize tecnologia nos processos

Com um aplicativo ligado ao viajante e ao backoffice da instituição, haverá a organização das despesas e o controle dos gastos em tempo real, além da determinação de limites e alertas para a violação das regras definidas na política. 

Automatizando esses processos, a gestão de despesas vai ganhar mais tempo e vai poder utilizar a mão de obra que era dedicada antes (com manuseio de comprovantes e recibos), na implementação de ações estratégicas para reduzir os custos, por exemplo.

Principais desafios enfrentados na hora de construir um RDV

Muitas empresas enfrentam grandes desafios na gestão de despesas e viagens corporativas. 

A falta de um modelo de prestação de contas, os famosos RDVs, é um dos desafios mais comuns. 

Sem um modelo padrão de relatório de prestação de contas e reembolso, o viajante fica sem orientações de quais informações precisam ser informadas. 

Além disso, a falta de organização desperdiça o tempo do viajante, que poderia utilizar para atividades mais estratégicas. 

Com a falta de informações, diversas planilhas de RDV são enviadas com informações incompletas ou incorretas, o que gera um retrabalho no setor responsável pela conferência.

Controle nas viagens

Muitas empresas acabam perdendo o controle das viagens feitas, o que impacta também as finanças da companhia. Os relatórios ajudam a evitar esse problema, garantindo que as viagens sejam totalmente monitoradas do ponto de vista financeiro.

Padrão de reembolso

O item anterior afeta também o reembolso. Afinal, se a empresa não controla as viagens adequadamente, como poderá fazer o reembolso no tempo certo e com os valores corretos? Um dos grandes desafios quando falamos de relatórios é reembolsar no tempo certo, sem prejudicar os colaboradores.

Cultura adequada

Uma das dificuldades mais marcantes na hora de implementar um relatório de despesas de viagens é garantir que a cultura da empresa se adeque a isso. Primeiramente, é importante encarar o relatório como fundamental para a gestão financeira. Além disso, é fundamental adequar a cultura da empresa para que se implemente uma política de despesas eficaz e mais restrita.

Como criar um Relatório de Despesas de Viagens Corporativas

Um bom relatório de despesas de viagens precisa seguir alguns parâmetros importantes:

• Estabeleça a necessidade de informações básicas;
• Recolha as informações do colaborador;
• Relacione os serviços a serem reembolsados;
• Estabeleça um padrão de recolhimento de comprovantes de despesas.

Confira o passo a passo para criar seu relatório de despesas de viagens corporativas!

Estabeleça a necessidade de informações básicas

Um bom relatório precisa começar com as informações básicas da viagem. 

Esses dados ajudam a contextualizar a situação e dar um entendimento maior ao time financeiro sobre as necessidades que essa viagem poderia gerar.

Entre essas informações básicas, é importante ter campos que informem:

• data da viagem;
• destino;
• motivo da viagem;
• custos previsíveis;
• previsão de reembolsos
• outros serviços que serão utilizados na viagem.

Recolha as informações do colaborador

O colaborador também precisa informar no relatório alguns dados pessoais que servirão apenas para identificação por parte de quem fizer a análise do documento. Essas informações são:

• nome;
• centro de custo
• hierarquia de cargo para saber o limite de gastos.

Relacione os serviços a serem reembolsados

O relatório deve então relacionar todos os serviços e despesas a serem devidamente reembolsados. Nesta etapa, quanto mais simples for a listagem, melhor. 

É importante que as informações centrais sejam destacadas: o serviço em questão e o quanto isso custou. São esses dois dados os mais importantes para contabilizar os custos.

Estabeleça um padrão de recolhimento de comprovantes de despesas

O reembolso de despesas de viagens corporativas só é feito se os custos relacionados no relatório também estejam devidamente comprovados. 

Para isso, as notas fiscais e outros tipos de comprovante precisam ser compilados pelo colaborador e, em seguida, enviados junto do relatório.

A empresa deve definir a maneira como esses comprovantes serão enviados. 

Isso vai garantir que todos os documentos sejam recebidos no tempo certo, pelo canal adequado e dentro de um processo que funcione bem tanto para colaboradores quanto para o time financeiro.

Modelo de relatório de despesas com viagens

O relatório de despesas corporativas é um documento essencial para o controle dos gastos das viagens da instituição. Porém, a efetividade desse documento depende das pessoas envolvidas e da colaboração dos profissionais que vão utilizá-lo. 

Possuir um modelo de relatório de despesas de viagens faz com que a sua empresa ganhe mais controle sobre as despesas dos colaboradores durante as viagens.

Desse modo, é possível padronizar as informações necessárias para que o time financeiro possa realizar reembolsos e a contabilização de despesas de forma mais precisa.

Além disso, criar um relatório profissional que tenha uma boa funcionalidade pode ser um grande desafio. Considere a contratação de uma ferramenta específica para essa atividade, incorporando a tecnologia nos processos de gestão.

Quer receber o modelo de relatório de despesas de viagens corporativas completo por e-mail? Clique aqui e solicite o material. 

Como melhorar seu relatório de despesas de viagens corporativas

Ainda que sua empresa já tenha um relatório de despesas de viagens em uso, melhorá-lo é sempre uma possibilidade. Isso pode influenciar diretamente sua compreensão, utilização e ainda pode ajudar a estabelecer uma política de despesas mais clara. Assim, fica mais fácil também conseguir economia de custos.

Veja como conseguir essa melhora no seu relatório e conquistar resultados mais alinhados com o que sua empresa espera.

Estipule prazos para a prestação de contas

Além da política de viagens estruturada, a empresa deve definir prazos de prestação de contas e solicitação de reembolsos.

Este passo é essencial para que seu time financeiro tenha tempo hábil para realizar as transações financeiras necessárias, como o depósito de reembolsos, e ainda realizar o fechamento dos livros contábeis.

Quando estes prazos não são definidos, pode gerar confusões entre os colaboradores e a empresa, impactando diversos processos.

Crie um modelo para prestação de contas e reembolsos

Possuir um modelo de formulário de despesas de viagem padronizado reduzirá o tempo utilizado para quem realiza a prestação de contas e a conferência dele. 

Isso faz diferença para que demandas mais estratégicas sejam priorizadas em vez de tarefas mais mecânicas e operacionais.

É importante que o modelo seja simples e objetivo, mas que contemple todas as informações necessárias sobre a viagem ou deslocamento. 

São estes dados que irão permitir uma análise completa, inclusive, com a conferência sobre a validade dos custos que foram gerados.

Este modelo de prestação de contas e reembolsos passa a ser um documento essencial e difundido entre os colaboradores da empresa. 

Assim, não há riscos de preenchimentos inadequados, falta de informações importantes ou inconsistência no uso. Padronizar agiliza o trabalho de quem faz o relatório e também de quem o confere.

Use um cartão corporativo

O cartão corporativo Paytrack pode ser um grande aliado na hora de melhorar os relatórios de despesas. 

Esta opção é muito mais prática uma vez que os cartões podem ser usados pelos colaboradores, mas já com restrições de custos e de estabelecimentos e serviços em que podem ser utilizados. 

Além disso, seu uso facilita muito mais a criação de relatórios, graças às faturas que podem ser acessadas diretamente pela solução Paytrack, que centraliza todas as informações em um único lugar. Assim, tudo se torna digital e mais dinâmico.

Facilite a prestação de contas do colaborador

Uma boa prestação de contas depende também do método certo. Nesse caso, estamos falando de práticas modernas que tornam a rotina muito mais simples e ágil.

É ideal que essa prestação de contas seja desenhada em processos digitais. Assim, colaboradores podem acessar a plataforma de gestão e app da Paytrack para levantar seus custos e, a partir disso, enviar todos os seus gastos para o setor responsável.

Como um sistema de gestão de despesas auxilia nos relatórios

Existem diversas tecnologias que podem dar apoio ao seu processo de prestação de contas e reembolso de colaboradores.

Softwares e aplicativos especializados em simplificar este processo, como as ferramentas de gestão de despesas, conhecidas como Expense Management, podem potencializar seus resultados.

Soluções para gestão de despesas permitem o armazenamento digital de comprovantes, além de fornecer uma visão ampla e analítica sobre as despesas de seus colaboradores, viabilizando uma tomada de decisão mais assertiva.

Com prestações de contas realizadas em aplicativos e a aprovação e conferência de despesas 100% digital, o processo se torna mais ágil, liberando seu time financeiro para realizar atividades muito mais estratégicas.

A  Paytrack é um exemplo de solução all in one para gestão de despesas, que permite parametrizar as suas políticas de despesas, realizar a validação em tempo real, além de simplificar a solicitação de adiantamentos e reembolsos.

Seguindo as dicas completas deste guia, montar o seu relatório de despesas vai ser muito mais fácil.

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