Vale combustível ou reembolso de quilometragem: qual o melhor

Precisa escolher entre vale combustível e reembolso de quilometragem para os seus colaboradores? Tire suas principais dúvidas com o nosso conteúdo feito em conjunto com especialistas da área financeira.

Procurar o melhor benefício é comum em empresas que se preocupam com bem-estar e processos eficientes, e é importante que a escolha seja feita em prol de ambos os lados.

Para isso, é crucial entender como funciona o vale combustível e o reembolso de quilometragem, assim, sua empresa pode decidir o que faz mais sentido dentro da realidade operacional do financeiro e dos colaboradores que usufruirão desse benefício.

Boa leitura!

O que é vale combustível?

O vale combustível ou auxílio-combustível, é um benefício que algumas empresas oferecem aos seus funcionários para ajudá-los com os gastos relacionados a transporte. 

O objetivo do vale combustível é proporcionar aos colaboradores uma ajuda financeira para arcar com os custos relacionados ao transporte. Isso porque muitos precisam utilizar veículo próprio para se deslocar até o trabalho ou realizar tarefas em nome da empresa.

Normalmente, o valor do vale combustível é definido pela empresa, podendo variar de acordo com o cargo do colaborador ou com a política de benefícios da empresa. 

Como funciona o vale combustível?

Em geral, o colaborador recebe um cartão corporativo ou ticket, como acontece com o vale alimentação, que pode ser utilizado em postos de gasolina credenciados para abastecer o seu veículo.

Para utilizar o vale combustível, basta apresentar o cartão no momento do pagamento do abastecimento. 

O valor do benefício é creditado mensalmente ou semanalmente no cartão, conforme as políticas da empresa.

É importante se atentar para o tipo de pagamento do vale combustível, já que não é permitido o pagamento em dinheiro. E caso a empresa realize o pagamento em conjunto ao salário do colaborador, deve seguir as regras contábeis. 

Além disso, é importante que a empresa estabeleça políticas claras sobre o uso do benefício, a fim de evitar abusos e desvios de finalidade.

Vale combustível pós-reforma trabalhista: entenda o que mudou

A Reforma Trabalhista, implementada em 2017 com a Lei 13.467/17, trouxe algumas mudanças em relação ao vale combustível, especialmente no que diz respeito à sua natureza jurídica.

Antes da reforma, o vale combustível era considerado uma verba indenizatória, ou seja, não sofria incidência de encargos trabalhistas e previdenciários. 

Com a Reforma Trabalhista, o vale combustível passou a ser considerado uma “parcela remuneratória” quando concedido de forma habitual, ou seja, a partir do segundo mês de concessão.

Isso significa que, quando o vale combustível é concedido de forma habitual, a empresa precisa fazer o registro na carteira de trabalho do colaborador e pagar os encargos trabalhistas e previdenciários sobre o valor do benefício. 

No entanto, se o vale combustível for concedido de forma eventual, como em casos de viagens a trabalho, por exemplo, ele ainda pode ser considerado uma verba indenizatória. Assim, não sofre a incidência de encargos, que é o valor que deve ser acrescentado ao salário do colaborador para cobrir as obrigações trabalhistas.

É importante destacar que essa mudança na natureza jurídica do vale combustível afeta apenas os casos em que o benefício é concedido de forma habitual. 

No geral, as políticas de concessão e utilização do vale combustível continuam sendo definidas pelas empresas de acordo com suas necessidades e objetivos.

A legislação trabalhista não considera o benefício direcionado ao combustível como remuneração, ou seja, esse valor é oferecido por fora do salário base para contribuição previdenciária.

Busque sempre se informar com uma consultoria contábil caso tenha dúvidas técnicas sobre o vale combustível.

Dúvidas frequentes sobre o vale combustível

Separamos algumas dúvidas frequentes em torno do vale combustível, se você está cogitando aderir a esse modelo de bonificação, acompanhe:

A empresa é obrigada a fornecer vale combustível?

Não, a empresa não é obrigada a fornecer vale combustível aos colaboradores. 

O fornecimento do benefício é uma escolha da empresa e pode variar seu funcionamento de acordo com a política interna de benefícios e recursos disponíveis. 

No entanto, caso a empresa ofereça o vale combustível, é importante seguir as regras estabelecidas pela legislação trabalhista e previdenciária.

Como determinar o valor do vale combustível?

O valor do vale combustível pode ser determinado de diferentes maneiras, levando em consideração a política da empresa e o acordo estabelecido com os colaboradores.

Uma forma comum é determinar um valor fixo mensal que corresponda à média de gastos dos colaboradores com combustível para deslocamentos de trabalho, ou então um valor que cubra totalmente ou parcialmente a distância percorrida de casa até o trabalho.

Outra opção é definir um valor por quilômetro rodado, parecido com o cálculo realizado para o reembolso de quilometragem, estabelecendo um limite máximo diário ou semanal. 

Nesse caso, a empresa pode utilizar como referência o preço médio do combustível na região onde os colaboradores atuam.

Vale lembrar que, independentemente do método utilizado, é importante que o valor do vale combustível esteja de acordo com a legislação vigente e que seja justo, tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Como informar o valor do vale combustível na folha?

Quando necessário, o valor do vale combustível pode ser informado na folha de pagamento como um valor de benefício concedido ao colaborador. 

Esse valor não é considerado salário, portanto, não incide sobre ele encargos trabalhistas, como acontece com FGTS, INSS e IR.

O valor pode ser informado em uma linha separada na folha de pagamento, com a descrição “vale combustível”, seguido do valor concedido. É importante que esse valor seja informado de forma clara e objetiva, para evitar confusões por parte do colaborador.

Também é importante lembrar que o valor do vale combustível deve ser ajustado de acordo com eventuais mudanças no preço dos combustíveis, para que o benefício continue sendo justo e adequado.

Qual a diferença entre vale combustível e vale transporte

A principal diferença entre vale combustível e vale transporte é que o primeiro é destinado aos colaboradores que utilizam veículo próprio e o segundo aos que utilizam transporte público. 

Além disso, o vale transporte é um benefício obrigatório por lei e o vale combustível é opcional.

Importante se atentar que caso o colaborador opte por receber vale combustível, o vale transporte não precisa ser disponibilizado.

O que é reembolso de quilometragem?

O reembolso de quilometragem é um tipo de benefício concedido pela empresa aos colaboradores que utilizam seus próprios veículos para fins corporativos, como visitas a clientes, fornecedores ou outros compromissos de trabalho.

Basicamente, o colaborador realiza o deslocamento com o seu próprio veículo e, posteriormente, solicita à empresa o ressarcimento das despesas de combustível e manutenção do veículo. 

O valor a ser reembolsado é calculado com base na quilometragem percorrida, multiplicada por um valor estabelecido pela empresa.

É importante destacar que, para que o reembolso de quilometragem seja feito, é necessário que o colaborador apresente à empresa comprovantes das despesas realizadas, como notas fiscais de abastecimento e manutenção do veículo. 

Além disso, é fundamental que a empresa estabeleça uma política de reembolso clara e objetiva, especificando as regras e limites para a concessão do benefício.

Como funciona o reembolso de quilometragem

O funcionamento do reembolso de quilometragem é relativamente simples: o colaborador precisa informar a distância percorrida em cada viagem, bem como o motivo e o destino do deslocamento, para que o valor correspondente ao custo da gasolina e manutenção do veículo possa ser calculado.

Geralmente, as empresas estabelecem um valor fixo por quilômetro rodado, que pode variar de acordo com o tipo de veículo utilizado e a região onde a empresa está localizada. 

Esse valor é multiplicado pela distância percorrida e o resultado é o valor do reembolso que será pago ao colaborador.

Quais as etapas da gestão de reembolso de quilometragem?

A gestão de reembolso de km envolve várias etapas, desde o registro da viagem até o pagamento do reembolso ao colaborador. Abaixo seguem alguns passos importantes:

Definir uma política de reembolso de km

Antes de tudo, é importante definir as regras e critérios para o reembolso de km, como a taxa de quilometragem, as condições para o uso do veículo próprio e os limites de reembolso.

Registro da viagem

O colaborador deve registrar as informações sobre a viagem, como a data, hora de início e fim, a quilometragem inicial e final, o motivo da viagem e o destino.

Cálculo do reembolso

A empresa deve calcular o valor a ser reembolsado, com base na taxa de quilometragem definida na política da empresa e na distância percorrida pelo colaborador.

Análise e aprovação

A área responsável deve analisar as informações registradas pelo colaborador, verificar se estão de acordo com as políticas e procedimentos da empresa e aprovar o reembolso.

Pagamento do reembolso

Depois de aprovado, o reembolso deve ser pago ao colaborador. Isso pode ser feito por diferentes meios de pagamento, conforme as políticas da empresa.

Controle e monitoramento do reembolso de km

É importante manter um controle e monitoramento efetivo do reembolso de km, para garantir que as políticas e procedimentos estejam sendo seguidos corretamente e para identificar oportunidades de melhoria.

É importante lembrar que a gestão de reembolso de km deve ser feita com transparência e clareza, com base em políticas e procedimentos bem definidos e comunicados aos colaboradores. 

Além disso, é fundamental manter um controle rigoroso dos registros e do pagamento dos reembolsos para evitar erros, inconsistências e pagamentos em atraso.

Dúvidas frequentes sobre o reembolso de km

Separamos algumas dúvidas comuns sobre o uso de reembolso de quilometragem, se você está cogitando aderir a esse modelo de ressarcimento, acompanhe:

Reembolso de quilometragem integra salário?

O reembolso de quilometragem não integra o salário do colaborador, já que ele se trata de uma verba destinada para cobrir os gastos com deslocamento no exercício de suas funções. Isso significa que esse valor não será contabilizado na base de cálculo do Imposto de Renda e nem na contribuição do INSS.

Qual o valor médio de reembolso de quilometragem?

O valor médio de reembolso de quilometragem pode variar bastante dependendo da região, setor de atuação e política de reembolso adotada pela empresa. 

Em geral, é comum que as empresas adotem valores que estejam próximos aos valores cobrados pelos postos de combustíveis da região e que levem em consideração a distância percorrida e o tipo de veículo utilizado pelo colaborador. 

É recomendado que a empresa faça uma pesquisa de mercado para estabelecer um valor justo e competitivo para o reembolso de quilometragem.

Saiba como calcular o valor do reembolso de km com o nosso artigo!

Quais as diretrizes da legislação trabalhista sobre reembolso de quilometragem no brasil?

O reembolso de quilometragem não é considerado salário, mas sim um ressarcimento de gastos que o colaborador teve com o seu veículo particular.

Para que o reembolso de quilometragem não seja considerado parte do salário do colaborador, é necessário que seja apresentado comprovante das despesas com o veículo, como combustível, manutenção, seguro, impostos e outros gastos relacionados. 

Além disso, a empresa deve estabelecer uma política clara sobre o reembolso de quilometragem, incluindo o valor a ser pago por km rodado, os tipos de despesas reembolsáveis e as regras para a apresentação dos comprovantes.

É importante ressaltar que o não cumprimento dessas diretrizes pode acarretar em autuações e multas para a empresa, além de gerar passivos trabalhistas para o colaborador. 

Por isso, é fundamental que a empresa esteja atenta às regras da legislação trabalhista sobre reembolso de quilometragem.

O que é uma política de reembolso de km?

A política de reembolso se trata de uma documento que descreve todas as normas e condições da empresa referente ao ressarcimento de devidos gastos, que devem ser seguidas pelos colaboradores para que haja reembolso de despesas.

Essa prática deve ser adotada por todas as empresas que não querem ter problemas com fraudes e zelam pela saúde financeira do negócio. 

Na política de reembolso de quilometragem deve constar todos os critérios que o colaborador deve seguir para que todo processo ocorra da forma correta, orientações como valor médio, apresentação de notas fiscais etc.

Qual a diferença entre vale combustível e reembolso de km?

A principal diferença entre vale combustível e reembolso de km é que o primeiro fornece um valor fixo para compra de combustível, enquanto o segundo compensa os colaboradores com base na distância percorrida com seu próprio veículo.

O vale combustível pode ser oferecido como um benefício adicional aos colaboradores, independentemente da distância que eles percorrem para trabalhar. 

O valor é pago mensalmente ou semanalmente, e o funcionário pode usar o valor para abastecer o veículo em postos de gasolina.

Já o reembolso de km é um benefício que compensa os colaboradores pelo uso do seu próprio veículo para fins de trabalho. 

Nesse caso, o colaborador registra a distância percorrida em seu veículo pessoal e recebe um reembolso com base em uma taxa pré-determinada por km rodado. 

Esse benefício é normalmente oferecido a colaboradores que precisam se deslocar frequentemente para reuniões e visitas a clientes.

Como escolher o melhor para a minha empresa?

A escolha entre vale combustível e reembolso de quilometragem depende de diversos fatores, como a frequência de deslocamento dos colaboradores, a quantidade de despesas com combustível e a distância percorrida durante todo o mês.

Se a empresa possui muitos colaboradores que precisam se deslocar diariamente para o trabalho ou realizar visitas frequentes a clientes, por exemplo, pode ser mais vantajoso optar pelo reembolso de quilometragem. 

Empresas que não possuem frota própria também podem optar pelo reembolso de km, visto que seus colaboradores precisam fazer um deslocamento constante com veículos pessoais sem ter uma previsão ou estimativa de quilometragem que percorrerá a cada mês.

Aqui estão algumas coisas que você deve considerar ao escolher entre vale combustível ou reembolso de quilometragem:

1. Custos: o custo do vale combustível pode ser maior do que o reembolso de quilometragem, pois geralmente há uma taxa adicional para a administração do cartão. Além disso, é importante considerar o impacto financeiro da escolha no orçamento da empresa.
2. Política da empresa: a política da empresa pode ditar qual opção é a mais adequada para a organização, tendo em vista seus valores e objetivos estratégicos.
3. Localização dos colaboradores: o local de trabalho dos colaboradores deve ser considerado na escolha do método de reembolso.
4. Sustentabilidade: se a empresa tem um compromisso com a sustentabilidade e a redução de emissões de carbono, pode ser mais adequado optar pelo reembolso de quilometragem, pois incentiva o uso de veículos mais eficientes em termos de combustível.

É importante avaliar cuidadosamente esses fatores antes de escolher qual método de reembolso será adotado na empresa.

Use o Paytrack para fazer sua gestão de reembolsos de quilometragem

A falta de controle nas despesas é um verdadeiro calcanhar de Aquiles para qualquer negócio. O departamento financeiro é o mais sobrecarregado com todas as etapas do processo de deslocamento de funcionários. 

Ao pensar em economia e produtividade, o certo é investir em uma solução especializada como o Paytrack, que simplifica os processos e aumenta os níveis de compliance.

Isso acontece de forma a dar estruturas e clareza aos processos da organização, padronizando e centralizando as solicitações de reembolso de quilometragem em um único lugar. Favorecendo o compliance, por meio da validação automática das políticas previamente definidas.

A automatização desses processos também garante uma relação mais saudável com os colaboradores, já que os pagamentos são feitos nos prazos certos cumprindo todas as diretrizes.

Já definiu qual o melhor processo para sua empresa? O Paytrack pode te ajudar! Converse com nossos especialistas.