Como funciona um sistema de prestação de contas de viagens

Ao usar um sistema para fazer prestação de contas de viagens, é possível criar processos eficientes e ágeis para uma das mais essenciais atividades corporativas que envolvem despesas com viagens. 

Sabendo do custo que manter operações manuais trazem, construímos um artigo com tudo que você precisa saber sobre prestação de contas, além de apresentar a solução mais efetiva do mercado em termos de competência técnica.

Para quem vive a rotina do financeiro e sabe que adiantamento, reembolso e demais meios de pagamentos de despesas corporativas se tornam, no fim do dia, longos procedimentos e está aqui a procura de um sistema realmente intuitivo e prático, nós vamos te ajudar. Acompanhe!

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O que faz um sistema de prestação de contas de viagens

O sistema de prestação de contas contabiliza despesas realizadas em viagens corporativas e, através de um relatório, permite o monitoramento e análise desses custos, promovendo mais domínio sobre o uso dos recursos da empresa.

Compondo uma das etapas finais do processo de viagens corporativas, a prestação de contas é realizada sempre após o retorno do colaborador à empresa, que nesse momento irá comprovar, através de documentos e recibos, o destino das verbas disponibilizadas previamente à viagem.

Imagine agora que haja extravio de documentos ou defasagem de informações: quanto isso pode comprometer a saúde financeira do seu negócio?

Um sistema de prestação de contas de viagens é ideal para empresas que investem em tecnologia e pretendem transformar suas operações financeiras em processos mais ágeis e seguros.

Motivos para sua empresa fazer prestação de contas com um sistema especializado em viagens e despesas

Viagens corporativas envolvem um orçamento significativo para cobrir todas as despesas e para manter o controle sobre essas verbas é necessário que a vigilância seja constante e minuciosa.

Na prática, depender de documentos físicos e planilhas é um processo burocrático e retrógrado, além de extremamente improdutivo. 

Quanto mais tempo a empresa leva para realizar uma prestação de contas, mais aumentam as chances de fraudes corporativas.

Aderir a um sistema de prestação de contas de viagens não apenas reduz o risco de fraudes como também traz inúmeras vantagens, das quais falaremos a seguir:

Cumprimento de políticas

Todos os processos das viagens corporativas precisam estar respaldados em políticas claras previamente definidas pela empresa. Limite de gastos, custos reembolsáveis, prazos, informações necessárias, essa é uma troca fundamental entre empresa-colaborador.

As políticas são como um guia para que os colaboradores se sintam mais seguros perante atividades fora da empresa e ao mesmo controle da empresa sobre as atividades externas.

Redução de custos

Com um sistema de prestação de contas é possível reduzir fraudes corporativas, pois o controle é muito maior e as chances de algo passar em branco são muito inferiores, monitorando os gastos em tempo real um software de prestação de contas colabora para a economia da empresa.

Otimização de operações

A otimização traz o benefício da praticidade, centralizando todas as informações relacionadas a prestação de contas é muito mais simples e rápido fazer o monitoramento e mensuração dos gastos.

Quando a empresa adere a um sistema de prestação de contas ela beneficia a todos, desde os setores internos da empresa responsáveis pelo monitoramento e análise, até os colaboradores que se deslocam em viagens corporativas.

Garantindo meios de trabalho mais seguros e práticos a tecnologia desenvolveu soluções que envolvem todos os setores e os conectam, para os colaboradores por exemplo, o OCR surge como uma ferramenta que resolve questões voltadas a prestação de contas, deixando o armazenamento de notas de lado e escaneando as notas automaticamente para o sistema.

Para a empresa, a tecnologia trouxe sistemas de prestação de contas que tornam os processos de despesas mais eficientes e simplificados.

Como funciona a prestação de contas no Paytrack 

Ao realizar qualquer gasto pela empresa os colaboradores precisam prestar contas para encontrar um valor a devolver ou receber, é importante que esse processo seja prático e ágil para ambos lados.

No Paytrack a prestação de contas é um processo centralizado em uma única tela e através de uma dashboard intuitiva, com menus específicos é possível ter acesso ao relatório completo com descrição de gastos, motivos, etc, tudo de maneira organizada e rápida.

Pensando na praticidade do colaborador o Paytrack que também é uma solução na palma da mão se estende da dashboard para um aplicativo, tão prático e intuitivo quanto a versão de tela, no app é possível prestar contas de maneira descritiva e eficiente, preenchendo os dados requisitados pelo sistema e cedendo os dados necessários.

O que muda na gestão após contratar um sistema que auxilia na prestação de contas

Toda rotina manual em torno da prestação de contas agora passa a ser automatizada, auxiliando nos mais diversos processos e ajudando o gestor a lidar com as despesas de uma maneira mais simplificada, com um o sistema de prestação de contas de viagens a gestão da empresa migra de operações morosas para processos maduros, como por exemplo:

Compras de passagens, hospedagem, transporte: Abrindo mão das longas pesquisas com um sistema de prestação de contas agora esse processo passa a ser mais prático, oferecendo acesso a fornecedores e melhores custos.

Armazenamento de comprovantes: Com um sistema de prestação de contas não é mais necessário guardar recibos em pastas, basta escanear e enviar em tempo real esses dados para a empresa.

Operações de reembolso mais ágeis: Não é mais necessário uma longa espera para conferência de relatórios e ressarcimento de valores, todo esse processo acontece de maneira automatizada e simples.

Relatórios e análises de oportunidades: Os relatórios dentro de um sistema de prestação de contas de viagens passa a ser automático, com informações angariadas em tempo real os relatórios são mais precisos e a análise desses dados se tornam grandes oportunidades para a empresa.

Redução de fraudes: Através de um sistema parametrizável com as políticas da empresa, que efetua bloqueios automáticos, envia notificações de atividades indevidas, fica mais fácil manter controle sobre as despesas e mitigar fraudes corporativas.

Visão global: Todos os relatórios, dados, despesas, passam a ser um processo registrado em tempo real e centralizado em uma única tela, facilitando a visão do gestor em relação ao andamento de todas as atividades.

Conexão colaborador-departamento financeiro: Sem burocracias, um software cria uma conexão entre o colaborador e os processos financeiros, de modo que ninguém fique desamparado quanto às questões de reembolso, adiantamento.

4 motivos para considerar o Paytrack na hora de contratar um sistema para a sua prestação de contas

O sistema ideal é aquele que soluciona os principais problemas enfrentados pelas empresas referente a gestão de despesas, como meio de automatizar a prestação de contas o Paytrack é uma solução que simplifica esses processos, da seguinte forma:

Tecnologia OCR

OCR uma sigla para Reconhecimento Óptico de Caracteres, atua junto a Inteligência artificial automatizando os processos de prestação de contas, à combinação da tecnologia de leituras de caracteres soluciona a questão de armazenamento de notas, os colaboradores passam a escanear os recibos e essa informações são enviadas diretamente ao sistema da empresa. Não sendo mais necessário o preenchimento manual de planilhas e reduzindo risco de erros e fraudes.

Alçada de aprovação

A alçada de aprovação, como um relatório de extrema importância no Paytrack é bastante flexível, dividido por centro de custo, alçada, hierarquia o sistema é bem dinâmico frente a essa funcionalidade permite que a alçada seja parametrizável conforme preferência da empresa e configurada para entender outras frentes de custo como: reembolsos, viagens corporativas, conciliação de faturas e até mesmo a mobilidade dos colaboradores. Além de garantir segurança, uma vez que sem a parametrização o colaborador não receberá adiantamento solicitado.

Relatórios gerenciais

Como documentos imprescindíveis para gestão de despesas corporativas, os relatórios gerenciais são peça fundamental para acompanhar o desempenho das finanças da empresa. Além da riqueza de detalhes, a qualificação de dados é muito importante. No Paytrack sua empresa tem acesso a todos os principais relatórios e insights.

Compliance

Compliance é o principal aliado das empresas que buscam segurança no exercer de suas atividades, visando a manutenção dos processos e boas práticas no Payrack, por se tratar de um sistema altamente parametrizável, sua empresa fica mais segura podendo contar com compliance em todas as operações, ajudando a mitigar fraudes, violação de políticas e aprimorar o nível de segurança do seu negócio.

Faça da prestação de contas da sua empresa um processo eficiente

Ficou claro que a prestação de contas é um serviço crucial para corporação, além de fortalecer a confiabilidade entre colaboradores-empresa, é um meio de mitigar riscos de fraudes e zelar pela saúde financeira.

Processos ágeis e eficientes, controle sobre as despesas, visão de negócio, maior produtividade e engajamento, a prestação de contas de viagens aliada a um sistema completo como o Paytrack trazem a oportunidade da sua empresa se manter competitiva frente ao mercado.

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