Planilha de gastos mensais: ainda vale a pena usar?

Gerenciar as despesas corporativas é um desafio em comum entre empresas de diferentes portes e segmentos. Neste momento, muitas delas ainda utilizam uma planilha de gastos para controlar todo dinheiro que sai do caixa. No entanto, será que essa é a melhor alternativa?

Processos manuais estão sujeitos a erros e, muitas vezes, mais atrasam do que agilizam as operações de uma empresa. Por isso, tem se tornado cada vez mais comum ver gestores em busca de sistemas de gestão completos e eficientes para fazer a gestão de despesas.

Ou seja, com novas tendências tecnológicas, o uso de planilhas de gastos mensais tem caído em desuso. Afinal de contas, em um mercado marcado pela alta competitividade, as grandes empresas têm buscado por maior precisão, segurança e otimização dos processos financeiros.

Neste artigo, reunimos todos os argumentos necessários para avaliar se o uso de uma planilha de gastos ainda vale a pena. Portanto, acompanhe conosco e descubra se sua empresa vem seguindo um caminho assertivo para a gestão de despesas.

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O que é uma planilha de gastos mensais e como ela funciona?

Uma planilha de gastos nada mais é do que uma ferramenta utilizada por muitas empresas para registrar e acompanhar todas as entradas e saídas financeiras.

Geralmente elaborada no Excel, Google Sheets ou softwares similares, elas podem conter diferentes categorias de despesas que possibilitam uma visão das finanças da empresa. Além disso, os gestores podem utilizar fórmulas para realizar cálculos automáticos e gráficos para acessar os dados com maior precisão.

Contudo, as planilhas de despesas funcionam com lançamentos manuais. Ou seja, cada despesa ou receita precisa ser inserida individualmente. Isso significa um trabalho manual que demanda bastante tempo e atenção.

Dessa forma, apesar de ainda serem utilizadas por muitas empresas, elas nem sempre são a melhor opção. Afinal, a falta de automação torna o processo suscetível a erros, o que pode comprometer a eficiência e segurança da gestão financeira.

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Quais os desafios e riscos de utilizar uma planilha de gastos?

O uso de planilhas de despesas mensais traz consigo algumas limitações para a gestão financeira de uma empresa. Isso porque elas, por diferentes motivos, aumentam os desafios organizacionais.

Tanto o preenchimento manual quanto a falta de automação tornam este método sujeito a falhas e, além disso, demandam tempo excessivo para que as informações sejam analisadas.

Hoje, as empresas de maior sucesso no mercado já utilizam soluções que integram dados em tempo real e oferecem maior precisão, algo que as planilhas não conseguem proporcionar.

Portanto, acompanhe a seguir alguns dos principais riscos e desafios que as planilhas de gastos mensais trazem para as empresas:

1. Alto risco de erros manuais e inconsistências

Estudos apontam que 88% das planilhas contêm erros devido ao preenchimento manual e fórmulas inconsistentes, o que acaba comprometendo a tomada de decisão nas empresas.

Além disso, pequenos erros podem proporcionar grandes impactos financeiros. Afinal, cálculos imprecisos e a perda de controle sobre despesas faz com que uma empresa enfrente problemas com seu orçamento.

Desta maneira, organizações que lidam com um alto volume de despesas precisam contar com uma ferramenta confiável e precisa, como a Paytrack.

2. Falta de automação e dificuldade de integração com outros sistemas

Outro desafio proporcionado pelo uso de uma planilha de gastos é a falta de automação. Ou seja, de recursos que possibilitam a atualização de dados em tempo real, sem que seja preciso fazer alterações manualmente.

Os processos manuais aumentam o risco de inconsistências e dificultam o acompanhamento das finanças da empresa de forma eficiente.

Além disso, outro grande problema das planilhas manuais é a falta de integração com outros sistemas corporativos, como ERPs, softwares de gestão financeira e plataformas de reembolso.

Esse contexto obriga a empresa a realizar processos manuais para importar e exportar dados, podendo resultar em atrasos, erros e, consequentemente, maior retrabalho.

3. Tempo excessivo para preenchimento e análise de dados

Manter uma planilha de despesas sempre atualizada é uma tarefa que exige tempo e esforço significativo por parte das equipes responsáveis. Afinal, cada gasto precisa ser inserido manualmente, conferido e categorizado, tornando o processo lento e propenso a falhas.

Quando existe um grande volume de dados, analisar as informações dentro de uma planilha pode ser um desafio. Por isso, digitalizar o processo é a melhor solução.

Com dashboards interativos e relatórios automáticos, tomar decisões estratégicas se torna uma tarefa mais ágil, eficiente e propensa a bons resultados.

4. Segurança e risco de perda de informações

A gestão de despesas de uma empresa precisa ser acompanhada de segurança. Entretanto, planilhas financeiras não oferecem as mesmas camadas de segurança do que um software de gestão especializado.

Isso porque dados armazenados em arquivos locais ou compartilhados via e-mail podem ser facilmente perdidos, corrompidos ou até mesmo acessados por pessoas não autorizadas.

Além disso, nem sempre as planilhas possuem backup automático. Ou seja, erros de salvamento e falhas no computador podem levar à perda total de informações financeiras.

Em contrapartida, sistemas integrados como o da Paytrack garantem que todos dados sejam protegidos, proporcionando mais confiabilidade e segurança para as empresas.

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Vale a pena substituir uma planilha de gastos por uma solução automatizada?

Com o avanço da tecnologia no mundo corporativo, muitas empresas já abandonaram as planilhas manuais e passaram a utilizar sistemas de gestão de despesas. Afinal, eles impactam positivamente a produtividade, segurança e tomada de decisão.

Uma solução automatizada oferece mais precisão, integração com outros sistemas e, além disso, reduz o tempo gasto em tarefas que antes demandavam bastante tempo.

Confira a seguir quais são os principais benefícios da implementação de um sistema de gestão financeira:

Precisão e redução de erros financeiros

Os erros manuais são, sem sombra de dúvidas, um dos principais problemas das planilhas. Um simples erro de digitação ou uma fórmula incorreta pode trazer sérios prejuízos financeiros para as empresas.

No entanto, com um sistema de gestão robusto, os dados são registrados de forma precisa e integrada, minimizando erros e garantindo que as informações estejam corretas.

Além disso, ferramentas inteligentes conseguem identificar inconsistências automaticamente, o que reduz o retrabalho nas equipes e otimiza o controle financeiro.

Relatórios automáticos e análise de dados em tempo real

Diferentemente de uma planilha de gastos mensais, que exige atualizações manuais e análises mais demoradas, soluções avançadas geram relatórios detalhados e dashboards interativos em tempo real.

Agora, os gestores podem ter uma visão mais clara e estratégica de todas as despesas, facilitando a identificação de oportunidades para reduzir custos.

Com a automação, é possível personalizar relatórios financeiros, segmentando as despesas por categoria, departamento ou até mesmo período. Isso proporciona uma maior clareza e serve de embasamento para decisões estratégicas, evitando surpresas.

Segurança da informação e conformidade fiscal

Falhas na segurança podem acabar com uma empresa da noite para o dia. Por isso, é essencial contar com um sistema automatizado que oferece várias camadas de segurança.

Soluções como backups automáticos, criptografia e controle de permissão de acesso são fundamentais para a gestão de despesas. Eles garantem que somente pessoas autorizadas acessem as informações, evitando fraudes e vazamentos.

Além disso, essas ferramentas de gestão ajudam a manter a empresa em conformidade com normas fiscais e regulatórias. Isso é muito importante, visto que reduz os riscos de auditorias e garante um controle financeiro mais eficiente e seguro.

Leia: Análise SWOT: o que é e como aplicar no setor financeiro?

Como a Paytrack pode transformar a gestão financeira da sua empresa?

A Paytrack possui uma solução robusta para empresas que desejam substituir planilhas por um sistema automatizado e inteligente de gestão de despesas.

Com a nossa plataforma, sua empresa ganha mais controle, eficiência e transparência para gerir gastos e viagens corporativas. Assim, você elimina erros manuais e otimiza processos de reembolso, adiantamentos e pagamentos corporativos.

Deste modo, a Paytrack pode revolucionar a gestão da sua empresa de diferentes formas. Confira alguns exemplos:

• Controle total sobre despesas e reembolsos: sua empresa possui um painel centralizado para acompanhar todas as despesas em tempo real, permitindo monitorar gastos, aprovar solicitações e identificar padrões de consumo;
• Pagamentos inteligentes e centralização de dados: a Paytrack permite pagamentos centralizados e automatizados, integrando-se a diversas formas de pagamento, como o cartão corporativo;
• Maior eficiência operacional e redução de custos: a empresa pode reduzir o tempo gasto com tarefas burocráticas e focar em atividades estratégicas.

Com a Paytrack, sua empresa pode dar adeus às planilhas de gastos mensais e levar a gestão financeira para um novo nível.

Portanto, fale com um dos nossos especialistas e veja como a nossa solução pode transformar a forma de gerir suas despesas e viagens corporativas: