Como o BR Partners conquistou mais eficiência na gestão de despesas corporativas

Proporcionar produtos e serviços da mais alta qualidade faz parte dos princípios do BR Partners, um dos principais bancos de investimento independente do Brasil, fundado em 2009. Com uma ampla gama de serviços, a instituição é especializada em transações de fusões e aquisições, mercado de capitais, tesouraria, derivativos, investimentos e reestruturações financeiras. 

Para manter e elevar a excelência nos serviços e organização internos, a empresa adotou a Paytrack em seus processos de despesas a partir de 2021, com a utilização do módulo Expense.

Atualmente 60% dos colaboradores do BR Partners são usuários ativos do módulo Expense e a automatização do processo de prestação de contas organizou, principalmente, o rateio de despesas corporativas.  

Desafios na gestão de despesas do BR Partners

A principal necessidade da empresa era automatizar processos. A tecnologia incorporada à plataforma Paytrack, como leitura de cupons via OCR e digitalização de documentos, agregou valor aos processos do BR Partners. Isso foi crucial nas etapas de aprovação e em fluxos internos do Banco.

Com a possibilidade de realizar uma gestão completa de despesas por meio do aplicativo da Paytrack, o Banco ganhou mais agilidade. “O colaborador tira uma foto do comprovante da despesa, armazena a imagem e já vincula a um gasto dentro do app. É muito simples e foi um dos nossos principais ganhos com a Paytrack”, relata Heitor Kutinakamiti, responsável pela Controladoria do BR Partners e pela implementação e estruturação da solução na empresa.

Antes da implantação da solução Paytrack, era necessário que os funcionários imprimissem o comprovante para qualquer tipo de solicitação de despesa. “As pessoas estavam acostumadas com isso, mas com o tempo e a implementação da cultura do uso, hoje a operação é super tranquila”, comentou Heitor.

Organização e controle operacional eram os maiores desafios antes da Paytrack.

Com o crescimento das operações, as despesas aumentaram, e o gerenciamento do volume é facilitado com o módulo Expense. Desde o início da implantação, o BR Partners dobrou o uso da solução da Paytrack.

Engajamento da equipe foi essencial 

O comprometimento da equipe interna foi essencial para o sucesso do projeto. O BR Partners focou em treinamento e capacitação de todos os times, além de designar pessoas-chave para disseminar o conhecimento do manejo da plataforma.

Por fim, elaboraram um manual próprio que contemplava as etapas internas e exclusivas, incluindo o uso de softwares específicos, para consulta constante dos colaboradores.

O responsável pela controladoria interna da instituição explicou que “o manual foi elaborado para gerenciamento interno e descreve processos e políticas exclusivos da empresa, facilitando a adesão dos colaboradores.”

Com a solução da Paytrack implementada e os usuários engajados, os ganhos surgiram de forma exponencial. Anteriormente, o BR Partners poderia levar até três ou quatro meses para realizar desde a prestação de contas até o reembolso. Agora, a empresa tem um ganho de escala no fluxo de cobrança, que é realizado dentro do mesmo período.

Para Kutinakamiti, esse timing é valioso. “Utilizamos hoje quatro fluxos e temos uma demanda bem grande. A Paytrack já se tornou uma ferramenta essencial em nosso processo de prestação de contas, com ganhos significativos.”

Fortalecimento das Políticas da Empresa

Com uma maior possibilidade de identificação de fraudes e diversos tipos de controles proporcionados pela solução da Paytrack, o BR Partners teve a oportunidade de identificar questões específicas de gastos excessivos ou condutas inadequadas. Esse controle e gerenciamento direcionaram as ações para coibir e corrigir tais situações.

O acompanhamento das políticas da empresa é feito de maneira mais próxima atualmente, e a gestão por meio da Paytrack auxilia nas restrições e na rápida identificação de infrações. Com o estabelecimento das regras na solução da Paytrack, Heitor descreve como o controle ficou facilitado, citando as despesas de alimentação dos colaboradores como exemplo.

“Cada colaborador hoje tem a possibilidade de utilizar um valor teto preestabelecido para após as 21h, com este tipo de despesa. Este valor é limite. Então, se ele precisar fazer um reembolso, ele só consegue lançar até este valor. Caso seja feita a prestação de contas de um gasto num cartão corporativo, também há a mesma restrição.” 

Se houver extrapolação desse limite, o colaborador já tem conhecimento de que a prestação de contas está excedendo a regra, e será necessário um ajuste. Com este controle, o Banco praticamente zerou as violações da política de despesas.

Personalização do rateio de despesas da empresa

Era fundamental para a instituição aprimorar o detalhamento das informações relacionadas ao rateio de despesas, especialmente aquelas relacionadas à alimentação e passagens aéreas.

Quando havia o lançamento de uma despesa de alimentação envolvendo um cliente e quatro ou cinco colaboradores do time comercial, por exemplo, o rateio precisava ser feito de forma pontual, com cálculo de percentual fixo por colaborador. Agora, com a solução para Gestão de Despesas da Paytrack, os lançamentos são feitos de acordo com o consumo real.

“Se um colaborador gastou 100 e outro 20 na mesma despesa de almoço, o lançamento é feito conforme a utilização. Em relação a passagem aérea, facilitou muito, considerando que trabalhamos com roteiros. Existem valores diferentes de passagem dentro do mesmo projeto, que geram uma grande despesa de aéreo, que hoje com a plataforma pode ser desmembrada por setor ou colaborador, e assim melhoramos  nossa logística e o controle de custos.”, reforça Heitor sobre como a solução da Paytrack agregou ao processo. 

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