Como lidar com a violação de despesas corporativas?

A aplicação das políticas de despesas corporativas é essencial para que os processos sejam respeitados e cumpridos. Contudo, nem sempre os colaboradores seguem a política, causando a violação de despesas corporativas.

Em relatório lançado pela Oversight sobre gastos e riscos corporativos em 2020 mostra que, apesar de uma redução de 55% nos gastos com T&E, a taxa de violação de despesas corporativas aumentou em 292%.

Sua equipe financeira precisa de uma maneira eficaz para aplicar essas políticas, visando o cumprimento das regras e também como uma maneira de não esgotar seus recursos.

Você sabe quais as melhores práticas para identificar a violação dessas despesas? 

Confira como tornar os processos com políticas mais simples e fluidas, sem precisar acumular tarefas manuais e repetitivas. Boa leitura!

O que é violação de política de despesas?

Uma violação de política de despesas é quando um colaborador registra uma despesa com detalhes que violam os critérios definidos nas políticas de despesas da empresa.

Em toda empresa que possui um volume de viagens corporativas, mesmo que seja mínimo, precisa ter uma política de despesas corporativas definida. Isso porque a política rege despesas e processos como:

• Hospedagem;
• Alimentação;
• Deslocamento;
• Reembolso de despesas;
• Reembolso de quilometragem.

Depois que a empresa cria uma política e atribui usuários à política, ela será automaticamente aplicável a todas as despesas. Despesas que excederem os limites definidos serão sinalizadas como violações de política nas despesas e relatórios do usuário.

Se você precisa criar uma política de despesas corporativas, confira nosso guia.

Quando ocorre uma violação das despesas corporativas?

Para que ocorra uma violação de despesas corporativas, a empresa precisa ter uma política de despesas bem definida, detalhando as regras de gastos, formas de reembolso, como prestar contas e os limites para cada atividade.

É importante que a empresa crie formas de monitorar os processos de despesa para que seja possível adequar a realidade da sua operação.

Esses são alguns exemplos de motivos que podem ser considerados uma violação da política:

Limite do valor da despesa

O valor da despesa registrada é maior que o valor máximo permitido pela empresa para uma despesa individual.

Despesas sem descrição ou sem comprovante

Quando o colaborador faz a prestação de contas sem um recibo com detalhes da despesa. Se a descrição tiver sido tornada obrigatória pelo administrador para todas as despesas, as despesas sem descrição serão consideradas violações da política.

Prestação de contas expirada

Uma despesa que expirou o tempo para prestar conta é considerada uma violação da política.

Violação de política não categorizada 

Quando uma despesa não está associada a nenhuma categoria definida na política de despesas, ela é considerada uma violação de política.

Como identificar violações de despesas corporativas?

A maneira como cada empresa decide validar suas próprias políticas também é essencial para que as violações sejam identificadas.

Na pesquisa de benchmark realizada pela Paytrack, as formas com que as empresas estão realizando a validação de políticas atualmente são:

• 42% das empresas validam manualmente as políticas por meio de planilhas e e-mails;
• 20% não sabem como ou não validam suas políticas;
• 37% afirmam que já utilizam um sistema de gestão que valida de forma automatizada as políticas da empresa.

Sem a existência de um método para parametrizar as atividades financeiras e controlar a entrada e saída dos valores da empresa, ou mesmo um aporte para lidar com possíveis desfalques ou imprevisibilidades, a possibilidade de fraudes é grande.

Confira as formas de identificar as violações de despesas corporativas na sua empresa:

Identificar violações de forma manual

Quando os processos burocráticos para as despesas corporativas são realizados de maneira manual, como reembolso e conciliação de faturas, todos os recibos e documentos fiscais precisam ser armazenados e depois devidamente planilhados para que possam receber baixa.

Depois de compilados, os documentos precisam ser avaliados e as contas precisam fechar para que valores referentes a mobilidade, acomodação, alimentação e os motivos de reembolso estejam dentro das normas da empresa.

Sendo o momento mais importante, que impacta diretamente no caixa da empresa, o processo de conferência manual requer atenção e dupla avaliação pois pode colaborar para a violação das despesas e, consequentemente, nos gastos, já que algumas informações podem passar despercebidas.

Identificar violações de forma automatizada

Quando uma solução de gestão de despesas é utilizada, fica muito mais fácil definir as regras e ações de negócios.

Isso porque em soluções mais robustas, como o Paytrack, é possível automatizar processos relacionados às despesas, como:

• Impedir que solicitações fora da data definida sejam realizadas;
• Bloquear despesas acima do valor definido na política;
• Identificar gastos que estão fora da política e que entraram com pedido de reembolso pelos colaboradores, como bebidas alcoólicas e guloseimas. 

Com isso, o sistema de gestão auxilia o financeiro a, não só identificar, mas agir contra as violações. Além disso, com a facilidade de identificar essas violações, o financeiro da empresa também pode entrar com ações internas para melhorar as políticas e o entendimento dos colaboradores sobre as regras.

Boas práticas para a gestão de despesas corporativas

Para além de identificar as violações de despesas na sua empresa, fazer uma boa gestão de todos os processos relacionados às despesas é extremamente essencial para que os colaboradores e a empresa tenham um bom resultado.

Confira as boas práticas para uma gestão de despesas mais eficiente!

Desenvolva um bom planejamento

Tenha processos bem definidos e um planejamento claro é fundamental para tornar a rotina do financeiro mais fluida, para atingir os objetivos traçados pela empresa é necessário organização e métodos claros.

Conte com uma política de despesas corporativas

Visando parametrizar as normas referentes às despesas corporativas evitando possíveis fraudes e surpresas desagradáveis nos orçamentos da empresa, a política de despesas corporativas é uma prática saudável para ser implementada na rotina da corporação.

Com o intuito de conceder controle sobre a trajetória dos valores que entram e saem, evitar situações de gasto indevido e criar um guia de boas práticas para que os colaboradores possam estar alinhados quanto às normas da empresa referente a reembolso, adiantamento, solicitações etc.

Identifique o que são despesas e estipule limites de valores

Identifique com clareza quais são as despesas da corporação, com acesso a esses dados bem organizadas o gestor pode manter controle sobre prazos evitando, multas, dívidas e juros. Junto a essas informações é primordial definir também os limites para as despesas reembolsáveis, além de prazos de solicitação facilitando o trabalho do gestor, colaboradores e evitando dores de cabeça.

Automatize seus processos

Invista em tecnologias que podem otimizar esses processos morosos eliminando as burocracias e o retrabalho. Independente do porte da corporação, existem softwares que compreendem a necessidade de cada empresa, oferecendo as melhores funcionalidades para as rotinas financeiras.

Conte com a tecnologia OCR

Dentro dos muitos softwares disponíveis no mercado, a tecnologia OCR vem para sanar todas as questões referentes ao armazenamento de documentos físicos. 

A sigla que significa Optical Character Recognition, ou, em portugês reconhecimento óptico, transforma imagens capturadas em um conteúdo digital legível.

Na prática a tecnologia que escaneia documentos como recibos físicos, converte a imagem em um código que é armazenado diretamente no sistema da empresa podendo ser editado, evitando dessa forma a necessidade de montar planilhas complexas, que podem até funcionar a curto prazo mas possuem uma grande margem de erro enquanto o OCR possui 100% de assertividade.

A proposta da tecnologia é justamente eliminar o arquivamento de documentos físicos e facilitar a rotina do financeiro evitando retrabalho e danos colaterais por erro de informações.

São muitas as vantagens e benefícios de contar com a tecnologia OCR:

• Economia de tempo;
• Melhor experiência para o colaborador;
• Segurança;
• Controle;
• Processos mais fluidos;

Mais do que serviços e produtos, uma empresa de sucesso precisa de rotinas administrativas mais eficientes e assertivas.

Sua empresa conta com uma gestão adequada para despesas corporativas e é capaz de identificar as violações de políticas de forma correta?
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