Adiantamento para despesas de viagens: como conter os riscos?

Adiantamento para despesas de viagens: como conter os riscos?

Por Paytrack

Você já parou para pensar sobre os diversos riscos e prejuízos que o adiantamento para despesas de viagens podem trazer para a sua empresa?

Quando falamos neste processo, a falta de controle pode gerar problemas significativos, desde fraudes até dificuldades na prestação de contas. Por isso, é fundamental investir em práticas eficazes visando reduzir esses riscos.

Deste modo, um dos primeiros passos para mitigar esses riscos é estabelecer políticas claras de adiantamento. Ter regras e critérios para a concessão é fundamental para uma empresa.

Para te ajudar a evitar riscos com adiantamento para despesas de viagens corporativas, preparamos este conteúdo. Continue acompanhando conosco e descubra agora como estabelecer processos bem definidos na organização.

Não deixe de falar com um dos nossos consultores para descobrir como a Paytrack pode revolucionar a gestão de despesas e viagens da sua empresa:

O que é o adiantamento para despesas de viagens corporativas?

As viagens a trabalho são comuns em milhares de empresas. Elas são realizadas com o intuito de fechar um negócio, participar de uma conferência ou treinamento, visitar um cliente, entre outras necessidades da empresa.

Com isso, cabe às empresas custear as viagens dos seus colaboradores. Neste momento, entra o adiantamento para despesas de viagens corporativas, que nada mais é do que conceder um valor de forma antecipada para cobrir gastos da viagem.

Desse modo, o colaborador poderá arcar com despesas como transporte, hospedagem, alimentação, entre outros, sem precisar utilizar o seu próprio dinheiro.

Após a viagem, será necessário prestar contas detalhadas de todas as despesas realizadas durante a viagem. Sendo assim, cabe ao funcionário fornecer os comprovantes necessários e, caso seja necessário, devolver o valor remanescente.

No entanto, assim como diversos outros processos de uma empresa, o adiantamento para despesas de viagens corporativas está sujeito a falhas. Neste sentido, é fundamental definir uma política de viagens eficiente.

Aproveite e leia sobre o Reembolso de despesas corporativas

Quais os riscos do adiantamento em espécie?

Ao disponibilizar o adiantamento para despesas de viagens corporativas em espécie, a empresa e o viajante correm diversos riscos que podem impactar negativamente ambas as partes.

Ou seja, eles não só podem aumentar os gastos das empresas, como também aumentam a insegurança dos colaboradores, causando assim uma grande rotatividade de funcionários.

A seguir, vamos conhecer alguns dos principais riscos causados pelo adiantamentos em espécie para despesas de viagens corporativas:

1. O colaborador utiliza o dinheiro para necessidades pessoais

No momento que o colaborador tem o dinheiro em mãos, há chances dele ser utilizado para necessidades pessoais. Assim, a empresa perde esse valor e o colaborador fica sem adiantamento de despesas corporativas, o que gera um grande transtorno para contornar a situação.

Este tipo de situação pode ser evitada de diferentes formas. Uma delas é a utilização de um cartão corporativo. Ele oferece um controle mais preciso por parte tanto da empresa quanto do colaborador viajante.

2. Roubos e perda do dinheiro durante a viagem

Manusear dinheiro vivo sempre vem com o risco de roubos. O colaborador pode parar em postos de gasolina ou mesmo em restaurantes, se descuidar e ser alvo de roubos ou furtos. Contexto que o coloca em grande risco.

Além disso, perder parte do valor adiantado é um acidente que pode ocorrer com qualquer um. Caso qualquer destas situações ocorra, a empresa será prejudicada e terá que desembolsar novamente o valor, aumentando suas despesas.

3. Colaborador atrasa ou não realiza a prestação de contas

Após realizar a viagem, o colaborador deverá prestar contas de suas despesas. No entanto, ele pode acabar procrastinando essa tarefa, o que dificulta a reconciliação dos valores que a empresa adiantou.

Dessa forma, a empresa e o setor financeiro perdem o controle do uso do adiantamento feito e quais os gastos gerados durante a viagem.

Com isso, os responsáveis não conseguem monitorar se o colaborador precisa devolver para a empresa ou receber reembolsos, afetando a previsibilidade das contas a pagar e a receber. Na sua empresa, os colaboradores costumam atrasar a prestação de contas das viagens?

Quais os riscos do adiantamento depositado em conta?

Algumas empresas optam por fazer o adiantamento para despesas de viagens com depósitos na conta dos colaboradores. Apesar de ser um método rápido e bastante eficaz a nível de fazer o dinheiro chegar a essa pessoa, a prática não é a mais segura.

Ou seja, esse método pode colocar a empresa em situações de riscos nas quais pode haver prejuízo financeiro, o que precisa ser evitado a todo custo. Além disso, o processo é pouco auditável, o que prejudica a gestão financeira. A seguir, entenda melhor os riscos dessa prática.

1. O colaborador saca o dinheiro

Quando a empresa opta pelo adiantamento para despesas de viagens corporativas via depósito em conta, o colaborador pode sacar o valor e utilizar para outros fins.

Dessa maneira, uma vez que a empresa não tem controle sobre a conta corrente do colaborador, é impossível monitorar este tipo de atitude.

O ideal é oferecer um meio de pagamento em que possa monitorar em tempo real as despesas, garantindo que estão realmente relacionadas às viagens, como é o caso do cartão corporativo.

2. A conta do colaborador está negativada

Quando a empresa deposita o adiantamento para despesas na conta corrente do colaborador e ela está negativada, há aí um grande problema. Afinal, o banco absorve o valor depositado para cobrir o que é devido.

Com isso, o colaborador não terá dinheiro para realizar a viagem e a empresa terá perdido o valor adiantado. Neste caso, a empresa terá que fazer outro depósito, ocasionando em um grande prejuízo financeiro.

Se a empresa optar pelo adiantamento via depósito bancário, é preciso conferir como está a conta do colaborador. Uma comunicação clara e transparente poderá evitar que este tipo de situação ocorra.

3. Processos trabalhistas

A partir do momento que o colaborador possua os comprovantes que a empresa depositou um certo valor na sua conta de forma recorrente, é possível iniciar um processo contra a empresa, alegando que o valor depositado faz parte do seu salário.

Este é um risco muito grande para a sua empresa e pode fazer com que ela perca milhares de reais em uma única ação.

Pense agora sobre quantas ações judiciais a sua empresa pode receber por estar realizando adiantamentos via depósito.

4. Colaborador não realiza a prestação de contas

Como mencionamos no adiantamento em espécie, o colaborador pode não realizar a prestação de contas ou atrasá-la enquanto o adiantamento para despesas de viagens permanece em aberto no ERP da empresa.

Sendo assim, sem a prestação de contas, a empresa fica em uma situação bastante delicada. Afinal de contas, não dá para identificar se o colaborador utilizou o dinheiro adiantado conforme o combinado.

Não deixe de ler o nosso artigo com as melhores práticas para o seu controle de gastos empresariais

Como conter os riscos do adiantamento em espécie e por depósito?

É possível mitigar os riscos do adiantamento para despesas de viagens por meio do cartão corporativo integrado à solução para prestação de contas.

Combinar esses dois recursos vai permitir não só que o colaborador tenha recursos financeiros para seus gastos, mas que a empresa consiga acessar essas despesas em tempo real.

Desse modo, cada colaborador poderá ter o seu próprio cartão. Nele, a empresa deposita o saldo necessário para a viagem e garante que o colaborador usará esses valores para os devidos fins.

Agora, não é mais necessário realizar este processo em espécie nem o depósito em conta, reduzindo os riscos.

Pensando na perspectiva do colaborador, os cartões corporativos oferecem mais comodidade e praticidade para utilizar no dia a dia. Isso porque há menos risco dessas pessoas confundirem o dinheiro de adiantamento com suas próprias finanças pessoais.

Sendo assim, basta somente utilizar o cartão para pagar qualquer despesa relacionada às viagens. Quanto à empresa, ela terá total controle dos gastos realizados por seus funcionários enquanto eles viajam.

Quais as vantagens do cartão corporativo no adiantamento para despesas de viagens?

Os cartões corporativos para despesas corporativas de viagens são uma verdadeira mão na roda tanto para empresas quanto para colaboradores.

Afinal, enquanto os funcionários têm a praticidade de pagar tudo sem precisar mexer na própria conta corrente, a companhia consegue monitorar os custos em tempo real e saber exatamente a origem de cada um deles.

Há muitas vantagens, sejam elas estratégicas, sejam a nível de praticidade, no uso do cartão em vez do adiantamento para despesas de viagens depositado em conta. Deste modo, entenda melhor como esse recurso se destaca:

1. Simplificação e centralização de processos

Através de uma gestão centralizada de cartões, a empresa faz a transferência do valor necessário de forma automática para o cartão do colaborador.

Desse modo, o colaborador não precisa se deslocar até a empresa para pegar o dinheiro em espécie ou ir até uma agência bancária. Por outro lado, a empresa também não precisa realizar a transferência manualmente, reduzindo tempo no processo.

Com o cartão e uma solução para prestação de contas integrada, tanto o propósito do adiantamento quanto as despesas realizadas ficam devidamente registrados, munindo a empresa com provas no caso de ações trabalhistas.

2. Redução de tempo 

A redução de tempo ocorre no momento em que o colaborador não precisa mais se deslocar para retirar o adiantamento. Para a empresa, o setor administrativo e financeiro tem redução do tempo em todo o processo, seja na transferência automatizada ou na conferência de relatórios dos cartões.

Com o cartão corporativo, é possível controlar os saldos de cada colaborador em tempo real. Assim, o setor responsável pela conferência das informações e despesas economiza tempo por ter em mãos os extratos dos cartões pré-pagos e não depende do colaborador realizar a prestação de contas.

3. Controle de gastos e transparência

O controle de gastos e a transparência é muito importante e necessário no adiantamento para despesas de viagens.

Com o cartão corporativo, todos os gastos ocorridos estarão unificados no extrato. Sendo assim, o setor financeiro terá acesso ao valor utilizado pelo viajante, mesmo que ele não realize a prestação de contas, ampliando o  controle da empresa sobre estes gastos.

Com o controle de gastos e o cartão corporativo, a empresa ainda pode resgatar o valor que o viajante não gastou. Assim, a empresa não depende do colaborador para reaver este valor.

Agora, não será mais necessário a sua empresa controlar gastos de forma manual em planilhas. O processo manual demanda muito tempo e abre espaço para a ocorrência de erros humanos ao preencher as planilhas.

4. Redução de custos 

Como ocorre a redução de tempo no setor administrativo e financeiro, automaticamente ocorre a redução de custos com a hora/pessoa despendida no processo. A empresa poderá utilizar o tempo reduzido para delegar atividades mais estratégicas para os profissionais, que dará maior retorno financeiro.

Outro ponto importante é que, recuperando o valor não utilizado pelo colaborador durante a viagem, a empresa pode realocar o recurso, reduzindo o custo geral com adiantamentos.

5. Segurança

Com o cartão adiantamento para despesas de viagens, o colaborador evita o risco de perder o dinheiro ou ser assaltado, garantindo assim sua segurança ao viajar.

Já a empresa controla o valor adiantado e determina o que precisa ser reembolsado. Com o cartão, a empresa tem como comprovar qual é o objetivo do valor adiantado e dessa forma não corre o risco de perder uma ação trabalhista.

Sendo assim, ambas as partes terão segurança ao realizar ou utilizar o adiantamento para despesas de viagens corporativas.

Como solicitar adiantamentos pela Paytrack?

Solicitar adiantamentos na Paytrack é simples e rápido! A seguir confira o  passo a passo completo para realizar essa ação pela plataforma web:

  1. Na tela inicial da plataforma, clique no menu “Nova solicitação” e selecione a opção “Adiantamento”;
  2. Escolha o fluxo desejado para seguir com a solicitação do adiantamento;
  3. Na tela inicial da solicitação, informe o colaborador que fará parte do relatório e quando o valor será utilizado;
  4. Em seguida, uma nova janela será exibida para preenchimento dos campos: moeda, valor e recurso;
  5. Você pode detalhar como o valor será utilizado, informando o tipo de despesa, quantidade, valor unitário e valor total;
  6. Para adicionar mais itens, clique no símbolo “+” ao lado das despesas;
  7.  Caso necessário, é possível incluir informações adicionais no campo “Alguma observação para este adiantamento?”.
  8. Na próxima tela, você verá o resumo da forma de recebimento. Clique em “Continuar” para avançar;
  9. Depois, preencha o motivo da solicitação e o centro de custo;
  10. Você também verá uma visão geral da solicitação antes de finalizá-la;
  11. Por fim, clique em “Concluir”.

Pronto! Sua solicitação de adiantamento foi realizada com sucesso. Portanto, o viajante estará pronto para sua viagem.

Como manter o controle dos adiantamentos?

Uma das formas de ter controle dos adiantamentos para despesas de viagens é por meio de planilhas. Esse, no entanto, é um método manual e que pode exigir muito mais tempo de trabalho operacional, o que afeta diretamente a produtividade do setor responsável.

A melhor forma de ter um controle exato é com uma solução tecnológica e com o cartão corporativo. Assim, a sua empresa consegue ter acesso em tempo real ao valor adiantado e aos gastos que o viajante teve durante a viagem.

Além disso, há uma significativa redução dos custos e dos riscos que os adiantamentos em espécie e via depósito bancário oferecem. Sua empresa consegue proteger os recursos financeiros e, em vez de depositá-los na conta dos funcionários, os utiliza para pagar as faturas de despesas diretamente ligadas às viagens.

O adiantamento para despesas de viagens pode ser muito mais seguro quando feito da maneira certa. A melhor forma de garantir que seu colaborador poderá custear tudo que precisar à serviço da empresa é oferecendo o cartão conectado a uma solução de gestão de despesas e com um rastreio em tempo real do dinheiro disponibilizado aos colaboradores.

Outro importante ponto relacionado às viagens corporativas são os orçamentos. Eles precisam ser compatíveis com a política que sua empresa determina, visando redução de custos.

Portanto, precisa adotar uma solução que auxilie seus processos com despesas corporativas? Fale com nossos especialistas!