Os desafios na gestão de despesas e viagens na construção civil

A construção civil é um dos setores mais dinâmicos e desafiadores da economia. Empresas do ramo lidam diariamente com vários desafios, principalmente na gestão de despesas e viagens corporativas na construção civil.

Altos custos operacionais, como mão de obra, materiais e deslocamentos de equipes demandam um controle eficiente. No entanto, sem ele, milhões de reais podem ser desperdiçados anualmente.

Apesar da importância da gestão financeira eficiente, muitos gestores ainda utilizam processos manuais para acompanhar gastos, como planilhas e malotes físicos. Segundo a Skift, cerca de 60% das empresas ainda dependem de métodos tradicionais, o que aumenta o risco de fraudes, erros financeiros e falta de visibilidade sobre os custos reais.

Desse modo, a ausência de um sistema estruturado pode gerar desperdícios invisíveis, impactando diretamente a margem de lucro dos projetos.

Diante desse cenário, a transformação digital se tornou uma prioridade no setor. Empresas ao redor do mundo estão investindo em soluções tecnológicas para otimizar a gestão de viagens e despesas corporativas na construção civil. De acordo com a GBTA, 49% dos programas de viagens corporativas já planejam ampliar investimentos em tecnologia.

Mas afinal, sua empresa está preparada para eliminar desperdícios, aumentar a transparência e otimizar a gestão financeira? Descubra neste artigo como resolver os maiores desafios da gestão de despesas e viagens na construção civil e implementar estratégias eficazes para melhorar seus resultados.

As particularidades na gestão de despesas e viagens na construção civil

A gestão de despesas e deslocamentos na construção civil apresenta desafios únicos que, por isso, exigem uma abordagem diferenciada.

Afinal, o setor lida com colaboradores em trânsito constante, despesas operacionais elevadas e a necessidade de prestação de contas precisa. Esse contexto torna essencial o uso de soluções tecnológicas para otimizar tais processos.

Sem um controle eficiente, empresas podem enfrentar problemas como erros em reembolsos, fraudes e dificuldades no fechamento contábil.

Portanto, vamos explorar quais os principais desafios enfrentados por empresas de construção civil, além de estratégias para solucioná-los de forma eficaz. Confira:

1. Deslocamentos frequentes e prestação de contas complexa

No setor de construção civil, os deslocamentos são parte da rotina de muitas empresas. Engenheiros, gestores e equipes operacionais precisam viajar constantemente para supervisionar obras, negociar com fornecedores, fazer visitas técnicas e reuniões comerciais.

Com isso, cada viagem gera despesas como transporte, hospedagem, alimentação e combustível, que devem ser registradas com precisão para garantir um controle financeiro eficiente.

O problema surge quando esse processo não é automatizado. Sem um sistema integrado, os comprovantes físicos podem ser extraviados e os reembolsos acabam sendo feitos com atraso ou sem a devida auditoria. Isso impacta diretamente o fluxo de caixa e a confiabilidade dos relatórios financeiros.

Portanto, ferramentas digitais eliminam a burocracia, permitindo que os colaboradores registrem os comprovantes pelo celular e submetam reembolsos de forma instantânea, o que garante transparência e agilidade no fechamento contábil.

2. Gestão de fundo fixo e adiantamentos

Para cobrir despesas imprevistas, muitas empresas utilizam fundo fixo ou adiantamentos durante projetos de médio e longo prazo.

No entanto, sem um sistema estruturado, esses valores podem se tornar um gargalo financeiro, gerando fraudes, inconsistências e dificuldades de auditoria.

O rastreamento manual dessas transações dificulta a identificação de gastos indevidos, além de comprometer a prestação de contas da equipe. Logo, sem uma ferramenta para registrar e monitorar esses valores, os recursos podem ser usados fora da política da empresa sem que os gestores tenham visibilidade.

Em contrapartida, plataformas automatizadas como a Paytrack possibilitam o controle total do fundo fixo, registrando cada transação em tempo real e vinculando despesas a centros de custo específicos. Dessa forma, as empresas garantem transparência e conformidade financeira.

3. Controle de quilometragem e custos de combustível

Muitos colaboradores do setor de construção civil utilizam veículos próprios para deslocamento entre obras, visitas técnicas e reuniões externas. Isso torna necessário o cálculo e reembolso de quilometragem rodada, além do controle de custos com combustível.

Quando esse processo é realizado de forma manual, surgem discrepâncias nos valores reembolsados, seja por erros de cálculo ou até mesmo gastos inflacionados por parte dos funcionários. Com isso, sem uma política de controle eficiente, esses custos podem representar um desperdício financeiro significativo para a empresa.

Para evitar tais problemas, o uso da tecnologia é fundamental. Afinal, ela permite o rastreamento automático da quilometragem, garantindo que os valores reembolsados correspondam exatamente aos trajetos percorridos. Além disso, os relatórios detalhados ajudam a identificar gastos acima da média e oportunidades de economia.

4. Uso de cartão corporativo para despesas operacionais

O cartão corporativo é uma alternativa prática para facilitar pagamentos de materiais de obra, deslocamentos e despesas com alimentação. No entanto, sem um sistema de controle adequado, ele pode se tornar um problema financeiro.

A ausência de uma gestão eficiente resulta em desafios como gastos indevidos, falta de categorização de despesas e dificuldades de auditoria.

Na construção civil, onde há diversas categorias de despesas operacionais, é essencial que os gestores tenham visibilidade em tempo real sobre os gastos. Afinal, isso evita surpresas no fechamento financeiro e garante que cada transação esteja alinhada às políticas internas da empresa.

Com isso, os gestores devem olhar para ferramentas automatizadas com bons olhos. Elas categorizam automaticamente os gastos, vinculando cada despesa a projetos ou centros de custo específicos. Além disso, os gestores podem definir limites personalizados para cada colaborador no uso do cartão corporativo, evitando despesas fora da política da empresa.

Com um sistema integrado, um engenheiro pode pagar por um material diretamente com o cartão corporativo e, instantaneamente, a despesa é registrada e aprovada pelo gestor, facilitando o controle.

Não deixe de ler sobre: Tendências econômicas em 2025: veja como se planejar

Processos manuais na gestão de despesas e viagens na construção civil

A gestão manual de despesas e viagens na construção civil ainda é uma realidade para muitas empresas. No entanto, esse modelo pode se tornar um grande obstáculo para a eficiência operacional.

O uso de planilhas, malotes de comprovantes e aprovações via e-mail pode parecer um processo funcional, mas, na prática, não é. Afinal, ele pode gerar desperdício de tempo, falta de controle e custos invisíveis que comprometem a rentabilidade dos projetos.

O setor de construção civil, por sua natureza descentralizada, exige processos ágeis e automatizados. Isso porque eles garantem que todas as despesas estejam dentro do orçamento e sejam reportadas corretamente.

A seguir, vamos explorar alguns dos principais problemas dos métodos tradicionais e como eles impactam o setor:

1. A falta de eficiência dos processos manuais

Depender de sistemas arcaicos para gerenciar despesas e viagens corporativas na construção civil pode ser um desafio. Afinal, métodos manuais não acompanham a complexidade do setor, tornando os processos lentos, suscetíveis a erros e extremamente burocráticos.

Imagine um gestor recebendo 500 comprovantes por mês, enviados de várias filiais e obras espalhadas pelo país, precisando consolidar manualmente todas essas despesas. O risco de erros e atrasos no fechamento contábil é inevitável.

Um estudo da Skift aponta que processos manuais consomem até 25% do tempo das equipes financeiras. Com isso, eles desviam os esforços de tarefas estratégicas e geram custos ocultos que afetam diretamente a lucratividade da empresa.

Desta maneira, as empresas devem recorrer às ferramentas digitais, uma vez que elas permitem que colaboradores enviem comprovantes em tempo real via aplicativo, eliminando a burocracia e acelerando o processamento das despesas.

2. Custos ocultos que comprometem o orçamento

A falta de um controle eficiente sobre despesas pode resultar em gastos fora da política da empresa, reembolsos indevidos e erros de digitação, levando a custos invisíveis que, muitas vezes, passam despercebidos.

Em uma operação que movimenta milhões de reais por ano, até 2% de despesas não auditadas podem resultar em prejuízos expressivos ao longo do tempo.

De acordo com a GBTA (Global Business Travel Association), 78% dos gestores financeiros identificam o controle de custos como a maior prioridade estratégica para seus programas financeiros.

Portanto, a automação da gestão de despesas possibilita a auditoria em tempo real, evitando pagamentos indevidos e garantindo que cada gasto esteja dentro das diretrizes financeiras da empresa.

3. A falta de visibilidade em tempo real

A previsibilidade financeira é essencial para a sustentabilidade dos projetos na construção civil. Afinal, qualquer desvio orçamentário pode levar a atrasos e aumento inesperado de custos.

Entretanto, processos manuais impedem que gestores tenham acesso imediato aos dados, dificultando a tomada de decisão e o ajuste de orçamento em tempo real.

Sem visibilidade sobre as despesas, decisões financeiras são baseadas em dados desatualizados, aumentando o risco de desperdício e alocação inadequada de recursos.

Em contrapartida, o uso de relatórios automatizados e dashboards interativos permite que os gestores visualizem os gastos de cada projeto ou unidade operacional em tempo real, facilitando o planejamento e evitando estouros de orçamento.

4. Fraudes e gastos indevidos em operações descentralizadas

A descentralização das operações no setor de construção civil aumenta a complexidade da gestão financeira, abrindo espaço para erros e até mesmo fraudes em reembolsos e adiantamentos.

Por exemplo, em um projeto com 10 fornecedores diferentes, um erro no reembolso ou uma despesa inflacionada pode facilmente passar despercebido, resultando em perdas financeiras consideráveis.

Contudo, com a implementação de sistemas de auditoria automatizada, cada despesa pode ser analisada em tempo real, garantindo que todas as transações sigam as diretrizes financeiras da empresa.

5. Problemas com fluxo de caixa e previsibilidade

A falta de controle detalhado sobre despesas impacta diretamente o fluxo de caixa, comprometendo a capacidade da empresa de cumprir prazos e fazer novos investimentos.

Quando reembolsos são aprovados sem uma análise rigorosa, a empresa pode enfrentar desequilíbrios financeiros que prejudicam o orçamento operacional.

Por isso, as empresas do setor de construção civil devem investir na automação da gestão das despesas. Afinal, soluções tecnológicas permitem um controle mais preciso do fluxo de caixa, reduzindo atrasos nos reembolsos e facilitando o planejamento financeiro de longo prazo.

Confira: Os 5 principais destinos para viagens corporativas no Brasil em 2025

Tecnologia na gestão de despesas e viagens na construção civil

É inegável que a transformação digital tem revolucionado o mercado. No caso da construção civil, não é diferente. A tecnologia proporciona mais controle, eficiência e previsibilidade às empresas.

Com equipes distribuídas em diferentes obras e colaboradores frequentemente em deslocamento, a automação se tornou essencial para reduzir custos, evitar fraudes e otimizar a administração de despesas.

Sendo assim, sistemas modernos permitem a centralização de dados, a automação de políticas financeiras e o monitoramento em tempo real, fazendo com que gestores tomem decisões estratégicas com base em informações precisas.

A seguir, descubra como a tecnologia pode resolver os desafios da gestão de despesas e viagens na construção civil:

1. Centralização e visibilidade em tempo real

É de entendimento geral que a construção civil opera com múltiplos projetos simultâneos. Com isso, é preciso lidar com um volume significativo de despesas descentralizadas.

Desse modo, sem um sistema unificado, controlar custos por obra, unidade ou colaborador se torna um grande desafio.

Com a tecnologia, as empresas do setor da construção civil colhem benefícios como:

• Consolidação de todas as despesas em um único sistema, garantindo um acompanhamento eficiente e organizado;
• Relatórios automatizados que oferecem visibilidade financeira, permitindo ajustes rápidos no orçamento;
• Integração com meios de pagamento para rastrear transações e evitar desvios financeiros.

Imagine poder rastrear, em um painel gerencial, cada quilômetro rodado por um colaborador ou cada despesa realizada no canteiro de obras, garantindo mais controle e evitando erros no fluxo de caixa?

Portanto, empresas que possuem processos automatizados estão mais propensas a colher frutos positivos.

2. Automação das políticas de despesas

A falta de automação nas políticas de despesas abre brechas para erros, fraudes e gastos fora das diretrizes da empresa.

Entretanto, ao digitalizar esse processo, é possível garantir que cada despesa esteja alinhada às regras financeiras da companhia.

Na prática, a automação das políticas de despesas funciona da seguinte forma:

• Sistemas modernos permitem configurar limites personalizados para cada tipo de despesa (hospedagem, transporte, alimentação);
• Gatilhos automáticos bloqueiam gastos fora da política ou exigem justificativa antes da aprovação;
• Os gestores recebem alertas instantâneos de despesas que excedam os limites definidos.

Por exemplo, se um colaborador ultrapassar o limite diário de R$150 para alimentação, o sistema exige uma justificativa antes da aprovação do reembolso, garantindo conformidade e controle financeiro.

Com isso, é possível ter um controle mais assertivo das despesas de viagens e garantir que o orçamento sempre será respeitado.

3. Gestão de quilometragem e reembolsos eficientes

Quando muitos colaboradores utilizam veículos próprios para deslocamentos, gera-se um grande volume de reembolsos relacionados a quilometragem e combustível.

Dessa maneira, o cálculo manual desses valores pode resultar em inconsistências e custos desnecessários. Por isso, a tecnologia é fundamental, visto que proporciona vantagens como:

• Sistemas automatizados rastreiam quilometragem baseada em trajetos predefinidos, garantindo cálculos precisos;
• Reembolsos são processados rapidamente, sem necessidade de conferências manuais demoradas;
• Redução de conflitos entre gestores e funcionários sobre valores reembolsáveis.

Com o uso de um sistema integrado, um colaborador pode registrar automaticamente o percurso via aplicativo, enquanto o gestor aprova o reembolso com poucos cliques, aumentando a eficiência.

4. Controle de fundo fixo e cartões corporativos

Muitas empresas da construção civil utilizam fundo fixo ou cartões corporativos para cobrir despesas operacionais diárias, como compra de materiais e alimentação de equipes

No entanto, sem um monitoramento eficiente, esses recursos podem ser mal administrados. Como a tecnologia resolve isso?

• Registro e monitoramento em tempo real de todas as transações realizadas;
• Categorização automática de despesas, vinculando cada gasto a um centro de custo ou projeto específico;
• Configuração de alertas para movimentações fora do padrão, aumentando a transparência.

Imagine um gestor recebendo notificações em tempo real sobre cada despesa feita com um cartão corporativo? A tecnologia garante uma maior conformidade e rastreabilidade total.

5. Dashboards gerenciais e tomada de decisões estratégicas

A previsibilidade financeira é um fator crítico para a saúde financeira das empresas de construção civil. Dashboards gerenciais oferecem insights rápidos e acionáveis, permitindo ajustes orçamentários antes que os problemas financeiros se tornem críticos.

Dentre as vantagens proporcionadas pela digitalização, podemos citar:

• Relatórios detalhados permitem identificar padrões de consumo e otimizar o orçamento;
• Visualização de gastos por categoria, unidade ou colaborador;
• Análises preditivas ajudam na tomada de decisões estratégicas.

Com isso, um relatório atualizado pode, por exemplo, mostrar que uma equipe específica está excedendo o orçamento de combustível, permitindo uma correção antes que o custo impacte o fluxo de caixa da obra.

6. Flexibilidade e adaptação às necessidades do projeto

Cada projeto de construção civil tem demandas financeiras específicas, e um sistema de gestão precisa ser flexível para atender essas necessidades de forma personalizada.

Neste momento, a tecnologia permite:

• A configuração de diferentes políticas de despesas por tipo de projeto;
• Realização de ajustes em prazos de prestação de contas e níveis de aprovação;
• Personalização de relatórios e dashboards para atender diferentes setores da empresa.

Isso garante que cada projeto tenha uma gestão de despesas sob medida, reduzindo riscos financeiros e melhorando a eficiência operacional.

Portanto, a digitalização é um caminho inevitável para empresas de construção civil que desejam otimizar a gestão de despesas e viagens corporativas.

Como a Contel Engenharia reduziu 30% dos custos mensais em despesas

A Contel Engenharia, referência no setor de construção e manutenção de torres de telecomunicação, enfrentava desafios significativos na gestão de despesas.

Com equipes operando em diferentes regiões do país, a empresa precisava garantir recursos para transporte, alimentação e hospedagem sem comprometer o controle financeiro.

O processo manual de conferência de despesas tomava mais de 6 horas diárias da equipe financeira, e os adiantamentos realizados nas contas pessoais dos colaboradores dificultavam a rastreabilidade dos gastos.

Sem uma visão clara e em tempo real, o orçamento ficava comprometido, aumentando os riscos de desperdícios e fraudes.

Para solucionar esses problemas, a empresa contou com a Paytrack para implementar uma carteira digital, trazendo mais controle, segurança e eficiência à gestão de despesas. Com essa mudança, a Contel reduziu 30% dos custos mensais, eliminou riscos trabalhistas e otimizou o tempo da equipe financeira.

O desafio da Contel Engenharia na gestão de despesas

Antes da digitalização, a Contel Engenharia enfrentava problemas comuns a muitas empresas do ramo, como alto volume de dinheiro sendo transferido para contas pessoais de colaboradores, falta de transparência e um tempo excessivo em conferências manuais.

Os colaboradores recebiam adiantamentos e gastavam durante as viagens. No entanto, a empresa só descobria os detalhes desses gastos quando a prestação de contas era feita, dificultando o planejamento financeiro.

Portanto, sem um controle preciso, a empresa não sabia exatamente como cada real era gasto, comprometendo a tomada de decisões estratégicas.

A solução: implementação da carteira digital

Para resolver esses desafios, a Contel Engenharia adotou a carteira digital, permitindo um controle financeiro centralizado e em tempo real. Os benefícios foram imediatos, como:

• Eliminação dos adiantamentos em contas pessoais, garantindo que todo o dinheiro corporativo fosse rastreável e utilizado conforme as diretrizes da empresa;
• Rastreabilidade instantânea, permitindo que cada despesa fosse registrada antes mesmo de ser realizada;
• Painéis gerenciais detalhados, ajudando na identificação de padrões de gastos e na otimização do orçamento.

“A Carteira Digital é muito útil para nós, pois o colaborador informa o tipo de despesa antes mesmo de realizar o pagamento e consigo ver essas informações em tempo real. Caso eu identifique uma despesa incorreta, já consigo ligar para o colaborador e entender qual foi a situação.”

Agora, a empresa não precisa mais esperar a prestação de contas para saber onde o dinheiro foi gasto – tudo é atualizado em tempo real.

Resultados: economia e eficiência financeira

A digitalização da gestão de despesas trouxe impactos positivos imediatos para a Contel Engenharia, permitindo reduzir desperdícios e melhorar a transparência financeira.

Os principais resultados alcançados foram:

• 30% de redução nos custos mensais, eliminando gastos excessivos e garantindo um melhor aproveitamento do orçamento;
• Fim dos riscos trabalhistas relacionados a adiantamentos diretos nas contas pessoais dos funcionários;
• Aumento da produtividade da equipe financeira, que antes gastava horas conferindo despesas manualmente e agora pode atuar de forma estratégica.

Antes, o tempo da equipe financeira era consumido apenas conferindo despesas. Agora, eles conseguem analisar gastos e otimizar a alocação de recursos.

A transformação da Contel Engenharia: mais controle, menos problemas

A digitalização não apenas resolveu os desafios da Contel Engenharia, mas também transformou a forma como a empresa gerencia suas despesas.

Agora, a equipe financeira tem mais controle, previsibilidade e segurança nas operações.

“Antes, eu tinha tempo só para fazer os acertos. Agora, tenho tempo para gerenciar e ver para onde esses gastos estão indo e como podemos melhorar.”

Se sua empresa ainda gerencia despesas com processos manuais, está perdendo dinheiro e tempo. A digitalização pode transformar sua operação, assim como fez com a Contel.

Gestão de despesas e viagens na construção civil com a Paytrack

A gestão de despesas na construção civil precisa evoluir. Afinal, como foi possível ver, os processos manuais não são capazes de acompanhar a complexidade do setor e podem comprometer a competitividade das empresas.

Descentralização dos gastos, riscos de fraudes e ineficiência operacional são desafios constantes que impactam diretamente o fluxo de caixa e os resultados financeiros.

Empresas que ainda utilizam processos manuais para gerenciar despesas e viagens enfrentam riscos financeiros e operacionais desnecessários. A tecnologia já provou ser o caminho mais seguro e eficiente para otimizar custos e melhorar a previsibilidade financeira.

Com isso, a Paytrack é a solução definitiva para empresas da construção civil que querem transformar a gestão de despesas e viagens.

Líderes do setor, como Ecovix, UTC Engenharia, VCA Construtora e Milplan, já confiam na plataforma para reduzir custos, aumentar a eficiência operacional e garantir conformidade.

Com a Paytrack, sua empresa garante visibilidade e controle total sobre as despesas, automação, flexibilidade e escalabilidade, segurança e transparência.

Portanto, é a sua chance de obter controle absoluto sobre cada real gasto, reduzindo desperdícios e garantindo uma operação mais eficiente e segura.

Quer ver como a Paytrack pode transformar sua operação? Assista à demonstração guiada agora mesmo e veja como nós podemos te ajudar: