Os times de trade marketing estão constantemente em deslocamento para atender seus clientes nos pontos de vendas. Com isso, necessitam solicitar passagens aéreas, reservar hotéis, solicitar adiantamentos ou reembolsos e realizar a prestação de contas.

Além disso, existe toda uma gama de despesas realizadas durante a prospecção, como brindes, amostras e outros benefícios que consomem o orçamento de marketing.

Para fazer a gestão financeira do time de trade marketing, o backoffice precisará aprovar todas as viagens e realizar a conferência das despesas reportadas pelo time.

Quando o objetivo é trabalhar com simplicidade, otimização e transparência para trazer os melhores resultados, a tecnologia é a aliada perfeita para a gestão de trade marketing.

Separamos 5 benefícios de realizar a gestão financeira de trade marketing da sua empresa, confira e coloque em prática!

 

1. Política de viagens customizadas

 

 A conferência do cumprimento das políticas é uma grande dificuldade em empresas dos mais variados portes. Sendo muitas vezes caótica, devido ao volume de colaboradores solicitando adiantamentos, reembolsos e prestando contas.

Com um alto volume de pessoas que prestam contas mensalmente, seja na área de trade marketing ou em outras áreas da sua empresa, o trabalho do backoffice torna-se complexo e mais propenso à ocorrência de falhas humanas. Além disso, o controle do cumprimento de políticas fica cada vez mais difícil e fraudes por parte dos colaboradores também podem ocorrer sem ser percebido na conferência.

Ao utilizar um software especializado em viagens e despesas corporativas, é possível customizar políticas de viagens, de acordo com as áreas da empresa, cargos ou outros critérios pertinentes.

Através do software, quando o colaborador solicita uma viagem, por exemplo, a tecnologia valida se a solicitação está de acordo com a política de viagens ou não. Reduzindo os custos e garantindo a não violação da política de viagens.

 

2. Automatização da prestação de contas de trade marketing

 

Sua equipe de trade marketing precisa gastar horas do seu dia realizando a prestação de contas por meio de planilhas, ao invés de estar planejando estratégias para o seu cliente?

Automatizar a prestação de contas reduz o tempo gasto pelo seu colaborador neste processo e também do backoffice de conferência. Com o Paytrack, os seus colaboradores podem salvar as despesas, na hora! Capturando a imagem do cupom fiscal e preenchendo as informações necessárias. Todo o processo pode ser realizado através do aplicativo, no apontamento de despesas à sua conferência em qualquer lugar!

No momento em que a sua empresa automatiza todo o processo relacionado a gestão de despesas em trade marketing, a redução de custos também acontece, devido à inibição de fraudes e erros que comumente ocorrem em processos manuais.

 

3. Redução de custos da área de trade marketing

 

Como mencionado, reduzir custos da equipe de trade marketing utilizando um software é realidade com o Paytrack. A tecnologia de OCR é uma das responsáveis pela segurança da informação, pois realiza a validação das notas e cupons fiscais registrados no aplicativo inibindo fraudes e reduzindo custos.

Isso ocorre porque usando a tecnologia de OCR identifica alguma das palavras proibidas (que podem ser parametrizadas), como por exemplo cerveja e cigarro, o usuário recebe um alerta ou tem sua ação bloqueada, conforme política da empresa.

Com todas as possibilidades de gestão de gastos com trade marketing através do Paytrack, sua empresa poderá reduzir até 75% das horas utilizadas na conferência de relatórios. Isso porque o processo é descomplicado com a validação de políticas, que sinalizam ao conferente quais despesas violam as diretrizes da sua empresa.

 

 

 

4. Gestão de orçamento

 

Em uma solução all in one é possível controlar o orçamento disponível para a área de trade marketing, direto pelo aplicativo. Seu colaborador terá acesso ao budget, e quando for utilizar o orçamento para brindes ou amostras para o prospect, ele apontará o valor gasto no aplicativo. Desse modo, conseguirá fazer toda a gestão do seu orçamento na área de trade.

Possuir uma ferramenta com gestão de ponta a ponta na palma da mão, garantirá maior visibilidade e detalhamento de todo o orçamento disponível e gasto. Dessa forma, com esse poder de gestão facilitado, sua empresa poderá analisar de forma mais completa os dados, e assim, elaborar melhores estratégias de gestão de orçamento.

 

5. Modernização na gestão das viagens 

 

Modernizar os processos traz inúmeras vantagens, principalmente às empresas com um grande fluxo de pessoas se deslocando. Algumas destas vantagens são: 

• Simplificação do processo;
• Praticidade e mobilidade;
• Aumento da assertividade na conferência;
• Amplificação do poder de gestão e controle;
• Redução de custos e de esforço.

Com a implementação de processos mais modernos, seus colaboradores terão mais tempo disponível para realizar atividades mais estratégicas da empresa.

Ao controlar e gerir de forma adequada as despesas do trade marketing, o ROI de viagens corporativas, ou retorno de investimento, será maior. Avaliar e reduzir os custos com passagens aéreas, hospedagem, transporte e alimentação, é uma das formas de maximizar o ROI.

Especificamente no trade marketing, reduzir ou distribuir de forma mais adequada o orçamento fará parte do cálculo deste ROI, além de outros fatores, como deslocamentos.

Para entender melhor o que é o retorno de investimento e como calcular, clique aqui e confira o artigo completo.

 

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