Medir o ROI das viagens corporativas é algo que vem se tornando comum e cada vez mais necessário dentro das empresas. Colaboradores, gestores e diretores estão constantemente viajando para vender, encontrar novas oportunidades de mercado, gerar novos negócios e minimizar eventuais perdas. Como você avalia  o ROI das viagens da sua organização? É um processo realizado de forma estruturada, rápida e fácil?

O cálculo de ROI é realizado para mensurar qual foi o retorno sobre os investimentos. Onde todas as despesas e gastos realizados na viagem corporativa são comparados com o retorno esperado ou efetivado na viagem. 

Continue lendo esse artigo para saber quais dados utilizar, como calcular, quais os benefícios e como maximizar o ROI de viagens corporativas.

 

O que é ROI 

A sigla ROI, em inglês, significa Return on Investment, que podemos traduzir como o retorno sobre o capital investido ou retorno sobre investimento. O ROI é um indicador usado para mensurar a efetividade de diversos investimentos.

Ao realizar o cálculo de maneira correta, é possível avaliar se é preciso ou não alterar a estratégia utilizada nas viagens corporativas. O que possibilita ainda maximizar os lucros e minimizar os prejuízos caso necessário. 

Aqui será analisada todas as despesas e gastos ocorridos durante uma viagem corporativa, calculando seu retorno para a empresa. Ter um orçamento definido, realizar o planejamento das viagens antecipadamente e contar com apoio da tecnologia são passos fundamentais para ter um bom retorno financeiro.

 

Quais informações devem ser avaliadas no cálculo de ROI de viagens corporativas?

São várias as despesas que são necessárias listar e analisar para calcular o ROI.

Estes dados não são importantes apenas para o cálculo em si, mas também para analisar cada um dos gastos individualmente, viabilizando a verificação se todos os gastos estão de acordo com as políticas da empresa e quais podem ser reduzidos nas viagens corporativas.

Passagens Aéreas

As passagens aéreas consomem em média 65% do orçamento de viagens corporativas. Quando é possível comprar as passagens de forma antecipada, o valor acaba sendo menor, aumentando o ROI da viagem. Porém, nem sempre é possível comprar as passagens aéreas de forma antecipada, pois há casos de emergência, por exemplo. 

Quando compradas em cima da hora, os preços são elevados. Como a sua empresa aumenta o ROI nessas situações?

Hospedagens

O mesmo caso das passagens aéreas encontramos na hospedagem. Se for possível, pesquise hotéis antecipadamente, encontrando assim uma maior variedade de opções dentro dos valores disponibilizados pela empresa. 

Oriente os colaboradores da sua empresa a evitar viajar em períodos de alta temporada, grandes feiras e eventos. Ocasiões em que a oferta reduz e o preço dos serviços, em geral, aumenta consideravelmente.

Procure também determinar valores máximos e/ou hotéis recomendados por cidade/destino, facilitando, assim, a jornada do seu colaborador e garantindo o cumprimento dos objetivos organizacionais. 

Alimentação

A alimentação faz parte das despesas essenciais de uma viagem corporativa. A empresa é a responsável por arcar com toda a alimentação do colaborador. É fundamental ter uma política clara em relação ao valor diário que poderá ser gasto, como também as despesas que são ou não permitidas.

Para fazer o cálculo de quanto poderá gastar em cada refeição, sugere-se levar em conta o preço médio do destino de viagem do colaborador.

Veículos e deslocamentos

No planejamento de viagens corporativas, deve-se planejar como funcionará o deslocamento do colaborador em seu destino. As opções mais comuns são o aluguel de veículo ou transporte por aplicativos, como Uber e 99. 

Com o uso de contas corporativas em aplicativos de mobilidade é possível centralizar a gestão destes gastos com transporte, assim o colaborador poderá escolher a opção mais barata e de forma mais rápida para acontecer o deslocamento.

Na sua empresa, o uso de táxi ainda é realidade? Qual o custo excedente a cada viagem utilizando táxi ao invés de transportes por aplicativo?

Seguros

Para garantir a segurança e bem-estar do viajante, é importante disponibilizar seguro viagem e de saúde. Lembre-se de calcular essa despesa.

Reembolsos

Em viagens é comum ocorrer gastos imprevistos. Para isso, a empresa deve ter regras bem claras e definidas sobre como proceder quando ocorrer esse tipo de situação. 

Por parte do colaborador, ele deve guardar os cupons fiscais e justificar o porquê dos gastos não previstos. É importante ele saber quando realmente há necessidade de pedir reembolso, ou se ele mesmo deve arcar com o gasto.

Sua empresa consegue atuar nas conferências e aprovações de reembolsos de forma eficiente sem o uso da tecnologia?

 

Como calcular o ROI

Primeiramente, precisamos saber qual é a fórmula ROI: 

(Receita – Custo / Custo) x 100

O percentual obtido corresponde ao retorno sobre o capital que foi investido na viagem a trabalho. Lembre-se, para calcular um ROI exato é preciso contabilizar todos os gastos referentes à viagem realizada.

Contabilize aéreos, hospedagens, alimentação, deslocamentos, seguros e outros gastos.

Para exemplificar a fórmula, vamos a um exemplo:

Supondo que a viagem de negócios rendeu um contrato de R$10.000 e o valor total do custo da viagem foi de R$2.000, vamos a fórmula:

(10.000 – 2.000 / 2.000) x 100 = 400%

Podemos concluir que a viagem rendeu um resultado positivo de 400% para a empresa.

É importante ressaltar que se três viagens forem realizadas para fechar um contrato, por exemplo, é necessário somar os custos de todas as três viagens para calcular o ROI de forma exata.

 

Benefícios diretos e indiretos

Quando falamos em ROI, imediatamente pensamos em benefícios financeiros para a empresa. Porém, existem outros benefícios diretos e indiretos. 

As viagens corporativas não precisam ser necessariamente para trazer lucros financeiros. Networking e presença de marca são outros benefícios indiretos. Investimentos em cursos, conferências e participação em feiras são promotores de  viagens corporativas que também agregam valor às corporações. 

Estes, são benefícios indiretos que não terão um retorno financeiro imediato para a empresa, mas que no futuro renderão  bons frutos. Ao final do ano, sua empresa consegue medir esses resultados? Se sim, quais os ganhos para a sua empresa?

 

Como maximizar o ROI de viagens corporativas?

Como a fórmula de ROI é baseada no custo e na receita, precisamos prestar atenção nestas duas variáveis. O objetivo é ter o menor custo possível em uma viagem corporativa e obter a melhor receita. 

Para as empresas que realmente querem maximizar o ROI, nossa principal dica é ter uma ferramenta especializada. Estas ferramentas possibilitam maior economia de tempo e dinheiro, além de aumentar a eficiência dos processos relacionados à demanda por viagens.

 

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