O uso da tecnologia de OCR facilita o trabalho de diversos tipos de empresas. A digitalização de documentos para o formato digital, auxilia na agilidade do preenchimento que antes, teria de ser feito manualmente.

E pensando nisso, criamos um post completo para você sobre o que é o OCR, como ele funciona, vantagens e benefícios e como podemos aplicar a tecnologia de OCR no dia a dia! Venha entender mais sobre essa tecnologia:

 

O que é OCR

 

A sigla OCR é referente a Optical Character Recognition, que em português pode ser traduzido como Reconhecimento Óptico de Caracteres. A  tecnologia atua em transformar uma imagem capturada (impressa ou digital) em um conteúdo legível e editável.

A tecnologia OCR detecta letras, símbolos e números, a partir das partes claras e das partes escuras da imagem. Assim que a letra, símbolo ou número é reconhecido, ele é convertido em um código de caractere.

Em poucas palavras essa tecnologia passa um documento impresso para um digital, sem ser necessário fazer o processo manualmente.

 

Como funciona o OCR?

 

Para que ocorra o funcionamento do OCR, é necessário utilizar uma ferramenta para reconhecimento. Existem algumas opções que podem ser usadas, como a câmera do próprio celular, scanner ou outro dispositivo de hardware. Estas ferramentas capturam a imagem que é transformada em texto para posteriormente poder pesquisar, alterar ou editar o mesmo. 

Neste processo, a imagem é dividida em duas partes, a parte escura e a parte clara.

 

Vantagens e benefícios

 

Com o uso da tecnologia de OCR encontramos diversas vantagens e benefícios. Abaixo, listamos os principais:

Redução de tempo: como não é necessária a digitalização manual das informações do documento, ocorre redução do tempo utilizado do setor ou pessoa responsável por determinado processo;

Automação de processos: com a utilização de informações extraídas dos documentos, não há necessidade de digitar novamente as informações quando preciso;

Melhor experiência para o colaborador ou cliente: reduzir o tempo no preenchimento de campos;

Segurança: ocorre a redução de erros na hora da prestação de contas e também das fraudes ocorridas, que falaremos a seguir;

Sustentabilidade: ocorre a redução de documentos impressos com o uso da tecnologia de OCR.

Controle de fraudes: o controle de fraudes de políticas é o principal benefício que a tecnologia do OCR oferece, falaremos mais a seguir. 

 

A tecnologia OCR na Paytrack 

 

O uso da tecnologia de OCR por meio do Paytrack tem como principal função: reduzir as fraudes empresariais.

As notas duplicadas são uma dor comum para as empresas. Com a tecnologia do OCR isso é reduzido no momento da prestação de contas. A tecnologia impede que notas sejam registradas em duplicidade.

Sendo assim, a empresa evitará fraudes empresariais por parte dos colaboradores, reduzindo custos e tempo na conferência.

No ano de 2020, o Paytrack contabilizou, em média, que 5,80% das políticas violadas foram referentes à política de duplicidade de comprovante identificado pela leitura do OCR. Hoje a sua empresa tem acesso a esse dado de forma rápida e fácil?

Outro benefício da leitura de OCR, é a lista de palavras permitidas e não permitidas. Palavras essas que são definidas conforme as políticas de cada empresa. No momento que o colaborador realiza a prestação de contas, palavras como cerveja, cigarro, chocolate e outras que constam no cupom fiscal, podem ser proibidas. 

Com isso, é gerado otimização de tempo nas conferências das prestações de contas dos colaboradores e facilita o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa. Além disso, há a redução do tempo do colaborador na hora de prestar as contas de uma viagem, por exemplo. 

Através do Paytrack você facilita a rotina dos seus colaboradores e do backoffice, no lançamento e na gestão dessas despesas. Clique aqui e fale com um de nossos especialistas!