Em 2021 lançamos a primeira edição da Travel & Expense Benchmark Brasil. O primeiro estudo brasileiro sobre as principais práticas na gestão de despesas e viagens corporativas.
O objetivo do levantamento é trazer à luz as práticas de mercado para que empresas com operações de gestão de viagens e despesas, possam comparar suas práticas à média do mercado.
Neste artigo, falaremos sobre 3 highlights da pesquisa. Acesse a pesquisa na íntegra, e veja o conteúdo completo com estes e outros insights relevantes para a sua operação.
1. Orçamento não é base para a gestão de viagens para muitas empresas
48% dos respondentes afirmou que, apesar de ter um orçamento de viagens definido, não o utiliza como ferramenta de gestão.
O orçamento é parte crucial do planejamento estratégico e serve como guia para as decisões financeiras de uma empresa. A falta de controle sobre o orçamento de viagens pode levar ao aumento progressivo dos gastos com deslocamentos e a redução do retorno sobre investimento.
O dado nos demonstra que boa parte das empresas está sujeita a despender mais recursos do que o planejado nas viagens corporativas. Sem um controle próximo do orçamento, gestores financeiros e de viagem deixam de identificar oportunidades de redução de custos, que poderiam impactar de forma positiva o resultado financeiro das viagens realizadas.
Neste momento, em que vislumbramos a retomada das viagens e as tarifas aéreas e de hospedagens estão altas, muitos gestores têm como meta equilibrar a redução de custos com a segurança dos viajantes. Para este cenário o orçamento é uma ferramenta de gestão estratégica pouco explorada na gestão de viagens.
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2. A violação de políticas eleva o custo das despesas e viagens nas empresas
Para 10% dos respondentes a violação de políticas aumenta em até 30% o gasto em despesas de viagem. Enquanto mais de 70% sequer acompanham o custo gerado pela violação de políticas.
O controle e aplicação de políticas de despesas e viagens é um desafio para diversas empresas, o que se expressa na falta de conhecimento sobre o custo gerado pela violação de políticas e ainda no aumento dos gastos.
Mais uma vez os dados demonstram que muitas empresas perdem a oportunidade de redução de custos devido à falta de acompanhamento de questões essenciais na gestão de despesas e viagens.
O custo gerado pela violação de políticas pode ser eliminado, ou no mínimo reduzido, com ajustes na própria política, comportamento do colaborador/viajante e mesmo nos procedimentos de viagem.
Incluir o acompanhamento deste dado pode potencializar a redução de custos de viagens e despesas, por isso incluí-lo na rotina de gestão é extremamente importante.
3. A gestão de viagens e despesas ainda é extremamente manual
Como vimos, o controle de políticas pode ser desafiador, o que é reforçado pela validação manual das políticas de despesas e viagens. A Travel & Expense Benchmark Brasil demonstrou que 34% das empresas têm validação manual de suas políticas, e o índice aumenta entre empresas de médio porte (faturamento anual de até R$100 milhões).
Outros dados corroboram com a manualização da gestão de viagens e despesas nas empresas brasileiras. Cerca de 39% das empresas ainda solicitam por e-mail os serviços de viagens de colaboradores, onerando o processo e contribuindo para o aumento do custo das tarifas.
Além disso, pouco mais de 10% possui o processo de lançamento de despesas integrado automaticamente ao ERP, fazendo com que o time financeiro desperdice tempo em atividades operacionais, que poderia ser direcionado a ações mais estratégicas.
Compare a sua gestão de despesas e viagens às principais práticas do mercado!
