Com a demanda de viagens corporativas que ocorrem em uma empresa, calcular o ROI de viagens faz parte da boa gestão. Calcular o ROI traz inúmeros benefícios como podemos conferir neste artigo sobre como calcular o ROI de viagens corporativas. Hoje a sua empresa realiza o cálculo de ROI de cada viagem feita?

Para auxiliar você a entender melhor sobre ROI de viagens corporativas, preparamos alguns tópicos:

• • O cálculo de ROI nas empresas
  • Políticas e ROI de viagens
  • Redução de custos e maximização do ROI
  • Análise e organização de dados
  • Integração de sistemas

O cálculo de ROI nas empresas

 

Para mostrar a realidade das empresas, um estudo realizado em 2019 com mais de 500 executivos financeiros, pela 3Gen Research, apresenta que 48% das empresas não entendiam de forma clara e exata como era feito o cálculo de ROI para viagens corporativas.

Esse é um dado expressivo que nos faz refletir sobre a importância do cálculo do retorno de investimento das viagens corporativas realizadas pelas empresas.

Outro dado, mostra que 60% das empresas não possuem um sistema de registro que vincule os dados de despesas de viagens corporativas aos dados de receita e clientes. 

Se sua empresa não possui dados estruturados e centralizados, como irá medir a performance? Sem dados, não há gestão. 

O uso de planilhas para tal finalidade é ainda muito comum nas empresas. 

Em médias e grandes empresas, com um grande número de colaboradores que viajam e prestam contas por mês, realizar cálculos de forma manual, com o uso de planilhas, requer muito tempo do setor ou pessoa responsável pela gestão do processo. Além de estar suscetível a erros humanos e fraudes neste processo, pois não é possível validar políticas on time ou ter a exatidão de dados.

Soluções especializadas na gestão de despesas e viagens possibilitam que médias e grandes empresas economizem até 75% do tempo utilizado na conferência de relatórios. Outras tecnologias como leitura de QRCode e OCR facilitam e agilizam o registro da despesa, realizando validações importantes para atestar a veracidade dos dados. Assim, fraudes são inibidas, evitando  prejuízos para a empresa.

Identificar o retorno de investimento em viagens para vendas e fechamento de negócios pode ou não ser uma tarefa simples. Dependerá de como a empresa está estruturada e organizada com relação a todos os dados que ela precisa acompanhar e gerenciar para mensurar o ROI.

Confira agora as 4 dicas que separamos para você:

 

1. Políticas e ROI de viagens 

O retorno de investimento é calculado com base na relação custo x investimento, por isso um desafio para os gestores é entender o porquê é que um colaborador com a mesma função tem um custo maior que outro. Qual o motivo para isso acontecer durante as viagens corporativas? Como pode ser resolvido? 

Ter políticas de viagens personalizadas para cada área da empresa ou função do profissional é uma das alternativas de controlar as despesas. Assim, sua empresa terá regras definidas de forma clara, que se adequam à necessidade dos setores. 

Disponibilizar a política de viagens para todos os colaboradores é parte importante da sua aplicação, assim todos terão conhecimento quando realizarem uma viagem, reforçando a aplicação das políticas.

Entretanto, sem o uso de tecnologia fica inviável personalizar políticas para cada grupo desejado. A gestão da empresa não terá a visibilidade e controle necessários para verificar se as políticas estão sendo aceitas e seguidas pelos colaboradores.

A aplicação de políticas bem definidas sobre despesas de viagens tem papel importante na redução de custos que impacta diretamente no ROI destas viagens, como veremos a seguir.

 

2. Redução de custo e maximização do ROI de viagens

Ter o menor custo possível durante a realização de viagens corporativas faz com que o ROI seja mais significativo. Ao utilizar políticas adequadas para sua operação,  é possível controlar os gastos realizados por diferentes áreas da empresa, sem comprometer seus processos.

Avaliar e reduzir os custos com passagens aéreas, hospedagem, transporte e alimentação, é uma das formas de maximizar o ROI de viagens. Dessa forma, escolher voos e hotéis mais baratos, controlar o valor gasto com alimentação, assim como utilizar transportes alternativos fazem parte da redução de custos, consequentemente aumentando o ROI de viagens corporativas.

3. Análise e organização de dados

Analisar e organizar os custos e despesas fazem parte do dia a dia da área financeira. Não basta utilizar uma ferramenta tecnológica e calcular o retorno de investimento, é preciso analisar os dados e o que eles representam para o resultado da empresa.

Os dados obtidos podem, muitas vezes, indicar que a empresa está no caminho errado e precisa melhorar seus custos ou receitas, de modo a elevar seu ROI. 

Outros indicadores essenciais às corporações e que são impactados diretamente pelas viagens estão relacionados à aquisição de novos clientes e ao custo de servi-los, o CAC e o CTS.

O CAC (Customer Acquisition Cost, em português Custos de Aquisição de Clientes) contempla todas as despesas relacionadas ao processo de vendas e conquista de novos clientes. 

O CTS (Cost to Serve, em português Custo para Servir) contempla todas as despesas para servir e manter este cliente ativo. 

Em ambos os casos, o custo com viagens e deslocamentos é recorrente e extremamente significativo.

Negligenciar a gestão destas informações pode fazer com que sua empresa dedique grandes esforços em determinados clientes que não trazem o resultado mínimo esperado.

O objetivo aqui é aumentar o ROI e reduzir o CAC e o CTS. 

Controlar como e porque as viagens são realizadas será elemento fundamental para alcançar estas metas. 

4. Integração de sistemas e ROI de viagens?

A integração da ferramenta tecnológica com os outros sistemas utilizados na operação é vantajosa para todos os tipos de negócios. 

As integrações entre softwares como ERP, RH, CRM e BI reduzem trabalhos manuais e facilitam a análise dos dados, disponibilizando todas as informações necessárias de forma unificada. Assim sua empresa terá maior controle de toda gestão e dos dados necessários para calcular o ROI de viagens. Você pode conferir um artigo completo sobre integração aqui.

 

A Paytrack é uma das ferramentas que irá auxiliar a gestão de viagens corporativas juntamente com a integração dos outros sistemas mencionados acima. Para atender da melhor forma a sua empresa, contamos com diversos produtos e soluções. Para conhecer nossos produtos, clique aqui que iremos entrar em contato com você e analisar a melhor solução para o seu negócio.

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