RDV: Saiba o que é o relatório de despesas de viagens

As viagens corporativas, tão necessárias em muitas empresas, podem se tornar motivo de complicação para colaboradores em algum momento. Isso acontece com quem não consegue fazer uma boa gestão dos custos, o que impede a criação de um RDV (relatório de despesas de viagens) para prestar contas à companhia.

Esses relatórios são fundamentais para que o uso dos recursos financeiros da empresa sejam devidamente indicados, mantendo a transparência nas relações.

Nas viagens a trabalho ou deslocamentos locais, muitas vezes o colaborador precisa solicitar adiantamentos ou reembolsos, e prestar contas das despesas. Por isso, o relatório é fundamental para manter a gestão e controle desses custos.

Portanto, para auxiliar você e a sua empresa na gestão e controle de despesas corporativas, este artigo vai apresentar os benefícios e desafios do relatório de despesas de viagens.

Leia conosco e descubra como criar o seu de forma simples, além de disponibilizar um modelo editável de relatório de despesas de viagem pronto para você baixar e utilizar!

O que é RDV: relatório de despesas de viagens?

O relatório de despesas de viagens, sigla RDV, é um compilado de informações acerca dos custos que colaboradores têm enquanto estão viajando à serviço da empresa.

Em muitos cargos, as viagens corporativas são necessárias. Neste momento, o empregador precisa custear todas as despesas que os profissionais venham a ter. Sendo assim, os relatórios vão, basicamente, listar as despesas, justificar por quais razões elas foram necessárias e, é claro, indicar o custo de cada despesa.

Gastos relacionados a transporte, hospedagem, alimentação, entre outros custos incorridos durante a viagem são alguns dos exemplos de despesas que devem ser relatadas.

Com isso, a empresa pode ter um controle mais detalhado desses custos para reembolsar o funcionário e, além disso, projetar custos para as próximas viagens.

Além disso, é importante ressaltar que parte do processo está sempre a cargo do colaborador que está viajando. Afinal, essa pessoa é quem está arcando com as despesas e, portanto, precisa justificá-las para receber os devidos reembolsos.

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Qual a importância do relatório de despesas de viagens?

O Relatório de Despesas de Viagens (RDV) é uma peça-chave para empresas que desejam monitorar e registrar despesas incorridas por funcionários durante uma viagem corporativa. Ele garante que os gastos estejam em conformidade com as políticas internas.

Atualmente, os gastos que envolvem o deslocamento individual ou de uma equipe são variados e na maioria das vezes atingem um número total expressivo dentro da empresa.

Com isso, é necessário pagar as passagens aéreas ou rodoviárias, hospedagem, deslocamento, alimentação, entre outras despesas.

Neste momento, o relatório de despesas de viagens corporativas tem um papel realmente importante em uma empresa que deseja organizar processos e facilitar o trabalho do time financeiro. 

Certamente, essa padronização também vai gerar economia de custos e produtividade, seja para quem gere esses custos, seja para quem faz os relatórios.

A partir disso, é clara a demanda de manter o controle desses gastos através de relatórios de viagem. Geralmente, o controle das despesas corporativas tem como eixos estratégicos os seguintes pontos:

• Diminuir o valor das despesas de viagens;
• Adicionar políticas para controlar fraudes e gastos excessivos;
• Solicitar a aprovação prévia para controle do orçamento;
• Garantir e estimular o cumprimento dos processos e procedimentos.

No geral, é por meio do relatório de despesas que a mensuração desses pontos será realizada, assim como o mapeamento de ações para atingir os melhores resultados dentro da gestão das viagens a trabalho.

Quais os benefícios do Relatório de despesas (RDV)?

A seguir, confira conosco alguns dos principais benefícios do Relatório de Despesas de Viagens no dia a dia de uma empresa:

1. Padronização de processos

Processos padronizados minimizam erros e trazem mais agilidade de trabalho para todos envolvidos. Portanto, tão importante quanto utilizar um relatório de despesas de viagens, é importante ter um modelo padrão para todos os colaboradores.

Com isso, não deixe de manter um padrão. Assim, o time financeiro também saberá como analisar estes relatórios e, a partir disso, terá um desempenho melhor, tanto a nível de agilidade quanto na checagem de informações.

2. Transparência financeira

A transparência financeira garante que a empresa arque com valores justos e que realmente façam sentido.

Os relatórios, por conta da precisão dos custos e discernimento dos valores, garantem que haja total transparência a nível das despesas e o que as originou. Esse é o cenário perfeito para evitar qualquer problema na hora da auditoria. 

3. Autonomia e produtividade para colaboradores

Deve-se evitar que os colaboradores sejam prejudicados no processo de prestação de contas. Isso significa que é importante que possam fazer isso de maneira simplificada e dinâmica, até para que possam relacionar todos os custos que tiveram.

Os relatórios ajudam a manter tudo em ordem, com cada despesa devidamente relacionada e, assim, haver o reembolso correto desses custos. Isso depende do uso do relatório, mas também do modelo correto desse relatório.

4. Projeção de redução de custos

As empresas não podem ver o relatório de despesas de viagens apenas como uma lista de custos para fazer o reembolso. Ou seja, a visão analítica sobre estes documentos permite que a empresa avalie os custos e projete a redução.

Muitas vezes, as empresas acabam tendo despesas muito grandes porque não determinam regras de reembolso e simplesmente ignoram a forma como os colaboradores estão gastando. Portanto, os relatórios são importantes também para economizar.

O que considerar antes de criar um modelo relatório de despesas de viagens

Você já sabe que um relatório de despesas de viagens corporativas é fundamental para uma empresa. No entanto, implementá-lo não é uma tarefa fácil. Isso porque é preciso levar uma série de fatores em consideração. Confira alguns exemplos:

• Estruture a política de viagens
• Defina os limites de despesas
• Defina as regras para o reembolso
• Padronize os relatórios de despesas
• Saiba o motivo da viagem e unidade de negócio
• Tenha um roteiro da viagem
• Consiga uma descrição detalhada dos gastos
• Guarde comprovantes fiscais da maneira correta
• Utilize tecnologia nos processos

Lembre-se que estas são algumas sugestões, mas adapte conforme a realidade da sua empresa e viajantes.

1. Estruture a política de viagens

Antes de começar a pensar no relatório de despesas da viagem corporativa, é preciso estruturar a política de viagens da empresa. Cada instituição tem suas próprias políticas, sendo que tanto o viajante quanto o gestor devem conhecê-la bem.

Dentro da política, estará determinado se todos os funcionários vão receber o mesmo tratamento, se haverá limites de custos para as diferentes hierarquias, quais são os prazos para reembolsos, o que é responsabilidade da empresa, quais itens não estão inclusos no reembolso, entre outras informações.

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2. Defina os limites de despesas

Com a política de viagens estruturada e conhecida por todos os membros da empresa, chegou o momento de determinar aspectos como a definição dos gastos gerados nas viagens corporativas. Geralmente, os gastos são divididos em: antecipados e reembolsáveis.

Os gastos antecipados (adiantamentos) precisam ser pagos antes da viagem. Podem ser considerados gastos antecipados: a hospedagem, a passagem aérea e o seguro de viagem (ou simplesmente recursos adiantados aos colaboradores para outras despesas).

Em contrapartida, os gastos reembolsáveis são aqueles que o colaborador paga e depois a empresa retorna o valor. Alguns dos principais exemplos são: alimentação, mobilidade, transporte etc.

Sendo assim, é de fundamental importância que todas as despesas estejam descritas na política de viagens.

3. Defina as regras para o reembolso

Com as definições determinadas em relação ao que pode ser reembolsado, adiantado e o que não é responsabilidade da empresa, chegou a hora de estabelecer as regras de reembolso. Elas precisam ser claras e transparentes, especificando quais despesas serão reembolsadas e quais não.

Além disso, a definição de regras também deve levar outros fatores em consideração. Confira alguns exemplos:

• Qual o valor máximo permitido para cada tipo de gasto?;
• Quais formas são aceitas para comprovar os custos (notas fiscais, recibos, faturas, comprovantes eletrônicos, fatura do cartão de crédito etc.)?.

Lembre-se que regras bem definidas evitam mal-entendidos e garantem que o processo de reembolso seja justo e eficiente.

Leia sobre: O que é alçada de aprovação de despesas e como implementar

4. Padronize os relatórios de despesas

Já com as diretrizes estruturadas, é hora de pensar no padrão do seu relatório, fator que vai agilizar muito os processos.

Uma empresa pode utilizar diversos relatórios para viagens: um para cargos mais altos (como diretores, líderes e conselheiros, por exemplo), outro para colaboradores em estágio júnior ou pleno, outro para viagens individuais e outro para viagens coletivas.

Sendo assim, criar um relatório padrão completo e desenvolver os demais com base nele é essencial para evitar erros e acelerar o processo de reembolso.

5. Saiba o motivo da viagem e unidade de negócio

O viajante deverá sempre informar qual foi o motivo da viagem realizada. Neste caso, é interessante que sua empresa tenha motivos padronizados, facilitando a classificação dos relatórios.

A viagem de seus colaboradores pode ser para treinamento, vendas, pós vendas, entre outros motivos importantes para seu negócio.

Portanto, é importante que a unidade de negócios esteja especificada no RDV, para que se tenha o registro de qual unidade da sua empresa, ou grupo de empresas, foi realizado o gasto.

6. Tenha um roteiro da viagem

O roteiro da viagem servirá para identificar o destino ou localidade da despesa e poderá servir de apoio para a validação de políticas.

Deste modo, o roteiro deve incluir informações como datas, locais visitados, e atividades programadas. Sendo que ele não só ajuda a organizar a viagem, mas também a justificar as despesas quando submetidas para reembolso.

7. Consiga uma descrição detalhada dos gastos

Na planilha de prestação de contas, o viajante deve colocar a data, tipo de despesa, valor da despesa, se ela é reembolsável ou não, e a justificativa, se houver. Assim todos os dados estarão disponíveis ao setor administrativo e financeiro para conferência.

Este processo é importante, uma vez que descrições detalhadas tornam o processo de aprovação mais transparente e ajudam a evitar questionamentos ou rejeições durante a revisão.

8. Guarde comprovantes fiscais da maneira correta

O armazenamento de comprovantes fiscais das despesas realizadas em nome da sua empresa, é imprescindível. No entanto, guardar comprovantes fisicamente pode ser extremamente inconveniente e pouco prático.

Isso porque é comum que comprovantes se tornem ilegíveis, que colaboradores os percam ou ainda que sejam armazenados em locais de difícil acesso, dificultando auditorias.

Sendo assim, uma alternativa viável para acabar com este problema é utilizar a tecnologia. De acordo com a portaria nº 1.674/2016, é permitido descartar documentos físicos​, em caso de já terem sido apresentados por meio eletrônico.

Ao utilizar uma solução de despesas 100% online, é possível armazenar os cupons fiscais de forma online, não havendo mais a necessidade de guardá-los fisicamente.

9. Utilize tecnologia nos processos

Com um aplicativo ligado ao viajante e ao backoffice da instituição, haverá a organização das despesas e o controle dos gastos em tempo real, além da determinação de limites e alertas para a violação das regras definidas na política. 

Ao automatizar esses processos, a gestão de despesas vai ganhar mais tempo e vai poder utilizar a mão de obra que era dedicada antes (com manuseio de comprovantes e recibos), na implementação de ações estratégicas para reduzir os custos, por exemplo.

Por que a política de viagens é importante para o RDV?

A política de viagens é um elemento central na definição do Relatório de Despesas de Viagens (RDV), pois é ela quem estabelece as diretrizes e limites que orientam o comportamento dos colaboradores durante viagens corporativas.

Ela servirá como um guia para especificar uma série de fatores. Dentre eles, temos quais tipos de despesas são permitidas, os valores máximos que podem ser gastos, e os procedimentos que devem ser seguidos para a aprovação e reembolso das despesas.

Deste modo, a política de viagens garante que todos os colaboradores sigam as mesmas regras e procedimentos ao reportar suas despesas. Ela facilita a criação de relatórios consistentes e compreensíveis, permitindo que os revisores e gestores avaliem as despesas de maneira uniforme e justa.

Sem uma política clara, os relatórios de despesas podem variar significativamente, dificultando o controle financeiro e aumentando o risco de inconsistências e disputas.

Quais os principais desafios enfrentados na hora de construir um RDV?

Muitas empresas enfrentam grandes desafios na gestão de despesas e viagens corporativas. Sendo que a falta de um modelo de prestação de contas, os famosos RDVs, é um dos desafios mais comuns.

Sem um modelo padrão de relatório de prestação de contas e reembolso, o viajante fica sem orientações de quais informações precisam ser informadas.

Além disso, a falta de organização desperdiça o tempo do viajante, que poderia utilizar para atividades mais estratégicas. 

Com a defasagem de informações, diversas planilhas de RDV são enviadas com informações incompletas ou incorretas, o que gera um retrabalho no setor responsável pela conferência.

A seguir, conheça conosco alguns dos principais desafios encontrados na elaboração de um relatório de despesas de viagens:

1. Controle nas viagens

Muitas empresas acabam perdendo o controle das viagens feitas por diversos motivos. Consequentemente, as finanças da companhia serão as principais afetadas.

Com isso, os relatórios de despesas de viagens corporativas ajudam a evitar esse problema, garantindo que as viagens sejam totalmente monitoradas do ponto de vista financeiro.

2. Padrão de reembolso

O item anterior afeta também o reembolso. Afinal, se a empresa não controla as viagens adequadamente, como poderá fazer o reembolso no tempo certo e com os valores corretos?

Um dos grandes desafios quando falamos de relatórios é reembolsar no tempo certo, sem prejudicar os colaboradores. Por isso, é necessário definir uma política de despesas corporativas eficiente e clara para todos.

3. Cultura adequada

Uma das dificuldades mais marcantes na hora de implementar um relatório de despesas de viagens é garantir que a cultura da empresa se adeque a isso.

Primeiramente, é importante encarar o relatório como fundamental para a gestão financeira. Além disso, é fundamental adequar a cultura da empresa para que se implemente uma política de despesas eficaz e mais restrita.

Como criar um Relatório de Despesas de Viagens Corporativas?

Um bom relatório de despesas de viagens precisa seguir alguns parâmetros importantes. O correto cumprimento de todos eles garante que todas as despesas sejam registradas de forma precisa, organizada e em conformidade com as políticas da empresa.

Confira algumas etapas:

• Estabeleça a necessidade de informações básicas;
• Recolha as informações do colaborador;
• Relacionar os serviços reembolsados;
• Estabeleça um padrão de recolhimento de comprovantes de despesas.

1. Estabeleça a necessidade de informações básicas

Um bom relatório precisa começar com as informações básicas da viagem. Esses dados ajudam a contextualizar a situação e dar um entendimento maior ao time financeiro sobre as necessidades que essa viagem poderia gerar.

Dentre essas informações básicas, é importante ter campos que informem:

• data da viagem;
• destino;
• motivo da viagem;
• custos previsíveis;
• previsão de reembolsos;
• Entre outros serviços.

Esses dados são fundamentais para contextualizar as despesas e garantir que todas as partes envolvidas tenham clareza sobre os objetivos e a natureza da viagem. Portanto, incluir essas informações básicas no início do relatório facilita a revisão e a aprovação.

2. Recolha as informações do colaborador

O colaborador também precisa informar no relatório alguns dados pessoais que servirão apenas para identificação por parte de quem fizer a análise do documento. Essas informações são:

• nome;
• centro de custo;
• hierarquia de cargo para saber o limite de gastos.

Neste momento, ter um processo claro e simplificado para a coleta dessas informações incentiva a adesão às políticas e facilita o trabalho dos revisores.

3. Relacionar os serviços reembolsados

O relatório deve conter todos os serviços e despesas que serão reembolsados. Nesta etapa, quanto mais simples for a listagem, melhor. Confira conosco alguns dos exemplos mais comuns:

• Passagens aéreas;
• Transporte terrestre;
• Alimentação;
• Hospedagem;
• Outros custos.

Sendo assim, é importante que as informações centrais sejam destacadas, incluindo o serviço em questão e o quanto isso custou. Esses dois dados são os mais importantes para contabilizar os custos.

4. Estabeleça um padrão de recolhimento de comprovantes de despesas

O reembolso de despesas de viagens corporativas só é feito se os custos relacionados no relatório também estejam devidamente comprovados.

Para isso, as notas fiscais e outros tipos de comprovante precisam ser compilados pelo colaborador e, em seguida, enviados junto do relatório.

A empresa deve definir a maneira como esses comprovantes serão enviados. Isso vai garantir que todos os documentos sejam recebidos no tempo certo pelo canal adequado e dentro de um processo que funcione bem tanto para colaboradores quanto para o time financeiro.

Confira: 9 recursos obrigatórios em um sistema de gestão de viagens corporativas

Modelo de relatório de despesas com viagens

O relatório de despesas corporativas é um documento essencial para o controle dos gastos das viagens da instituição. Porém, a efetividade desse documento depende das pessoas envolvidas e da colaboração dos profissionais que vão utilizá-lo.

Possuir um modelo de relatório de despesas de viagens faz com que a sua empresa ganhe mais controle sobre as despesas dos colaboradores durante as viagens.

Desse modo, é possível padronizar as informações necessárias para que o time financeiro possa realizar reembolsos e a contabilização de despesas de forma mais precisa.

Além disso, criar um relatório profissional que tenha uma boa funcionalidade pode ser um grande desafio. Considere a contratação de uma ferramenta específica para essa atividade, incorporando a tecnologia nos processos de gestão.

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Como melhorar seu relatório de despesas de viagens corporativas?

Ainda que sua empresa já tenha um relatório de despesas de viagens em uso, melhorá-lo é sempre uma possibilidade. Isso pode influenciar diretamente sua compreensão, utilização e ainda pode ajudar a estabelecer uma política de despesas mais clara.

Neste momento, a implementação de práticas padronizadas e o uso de tecnologias apropriadas podem simplificar o processo, tornando-o mais ágil e preciso.

A seguir, veja como conseguir essa melhora no seu relatório e conquistar resultados mais alinhados com o que sua empresa espera.

1. Estipule prazos para a prestação de contas

Além da política de viagens estruturada, a empresa deve definir prazos de prestação de contas e solicitação de reembolsos.

Este passo é essencial para que seu time financeiro tenha tempo hábil para realizar as transações financeiras necessárias, como o depósito de reembolsos, e ainda realizar o fechamento dos livros contábeis.

Quando tais prazos não são definidos, os colaboradores podem ficar confusos, impactando diversos processos da empresa.

Além disso, o cumprimento desses prazos facilita o controle financeiro da empresa, permitindo que os gestores obtenham uma visão mais rápida e precisa dos custos de viagens.

2. Crie um modelo para prestação de contas e reembolsos

Possuir um modelo de formulário de despesas de viagem padronizado reduzirá o tempo utilizado para quem realiza a prestação de contas e a conferência dele. Afinal, as demandas mais estratégicas serão priorizadas em vez de tarefas mais mecânicas e operacionais.

Com isso, é importante que o modelo seja simples e objetivo, mas que contemple todas as informações necessárias sobre a viagem ou deslocamento.

Este modelo de prestação de contas e reembolsos passa a ser um documento essencial e difundido entre os colaboradores da empresa.

Sendo assim, não há riscos de preenchimentos inadequados, falta de informações importantes ou inconsistência no uso. Isso porque padronizar agiliza o trabalho de quem faz o relatório e também de quem o confere.

3. Use um cartão corporativo

O cartão corporativo Paytrack pode ser um grande aliado das empresas na hora de melhorar os relatórios de despesas. 

Esta opção é muito mais prática uma vez que os cartões podem ser usados pelos colaboradores já com restrições de custos e de estabelecimentos e serviços em que podem ser utilizados. 

Além disso, seu uso facilita muito mais a criação de relatórios, graças às faturas que podem ser acessadas diretamente pela solução Paytrack, que centraliza todas as informações em um único lugar. Assim, tudo se torna digital e mais dinâmico.

4. Facilite a prestação de contas do colaborador

Uma boa prestação de contas depende também do método certo. Nesse caso, estamos falando de práticas modernas que tornam a rotina muito mais simples e ágil.

O ideal é que o processo de prestação de contas seja digital. Assim, colaboradores podem acessar a plataforma de gestão e app da Paytrack para levantar seus custos e, a partir disso, enviar todos os seus gastos para o setor responsável.

Como um sistema de gestão de despesas pode auxiliar nos relatórios?

Existem diversas tecnologias que podem dar apoio ao seu processo de prestação de contas e reembolso de colaboradores.

Softwares e aplicativos especializados em simplificar este processo, como as ferramentas de gestão de despesas, conhecidas como Expense Management, podem potencializar seus resultados.

Com isso, as soluções para gestão de despesas permitem o armazenamento digital de comprovantes, além de fornecer uma visão ampla e analítica sobre as despesas de seus colaboradores, viabilizando uma tomada de decisão mais assertiva.

Agora, processos como as prestações de contas realizadas em aplicativos e a aprovação e conferência de despesas 100% digital se tornam mais ágeis, liberando seu time financeiro para realizar atividades muito mais estratégicas.

Sendo assim, a Paytrack é um exemplo de solução all in one para gestão de despesas, que permite parametrizar as suas políticas de despesas, realizar a validação em tempo real, além de simplificar a solicitação de adiantamentos e reembolsos.

Seguindo as dicas completas deste guia, montar o seu relatório de despesas vai ser muito mais fácil.