Fraudes corporativas: entenda como afetam suas despesas e o que fazer para evitar

Gestores financeiros de todo mundo passam pela preocupação de que suas empresas sejam vítimas de fraudes corporativas.

Um estudo realizado pela Association of Certified Fraud Examiners – ACFE, com mais de 2 mil casos reais de fraudes corporativas, em 125 países, demonstrou que 21% dos casos têm perdas de até 1 milhão de dólares nos mais variados tipos de fraudes.

Existem três grandes grupos de fraudes corporativas: apropriação indébita de ativos, corrupção e fraude de demonstrativos financeiros. 

Cerca de 86% dos casos de fraudes corporativas são através de apropriações indébitas, quando colaboradores roubam ou fazem mau uso de ativos da companhia.

Neste artigo nos aprofundaremos um pouco mais nos impactos de apropriações indébitas nas instituições, como detectá-las e como implementar controles anti-fraude na sua empresa.

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O que é uma fraude corporativa?

Fraude de modo geral é um ato ilícito ou de má fé que tem como objetivo se sobressair em alguma situação, seja ela qual for. As fraudes corporativas são ações intencionais. Ações essas que podem ser praticadas por uma pessoa ou um grupo delas.

Quando falamos de fraudes corporativas ou empresariais, estamos falando de atos de omissão intencional de alguma informação com objetivo de enganar a própria corporação, observando a perda na empresa e o ganho de vantagem injusta ao autor.

Tipos de fraudes corporativas

Existem diversos modos de tentar se sobressair sobre uma corporação. Listamos alguns destes para que você conheça e possa reconhecê-los:

Despesas mascaradas nas fraudes corporativas 

Esse tipo de fraude corporativa é muito antigo. O ato consiste em ações de má fé de colaboradores. Acontece, por exemplo, quando a utilização de transporte por aplicativos é feita fora do horário de trabalho ou sem autorização, alegando serviço à empresa, o que pode passar despercebido pelo conferente na hora da auditoria.

Burlar as políticas

Burlar as políticas de reembolso pode acontecer de algumas formas, dependendo das regras estabelecidas por cada empresa. 

Um exemplo é quando o colaborador almoçou em um restaurante e consumiu cerveja e chocolate na sobremesa. Após a viagem, solicitou reembolso das despesas, porém na política, esses itens não são reembolsáveis. Um exemplo simples, mas que retrata bem o ato de burlar a política como fraude corporativa.

Benefícios pessoais

O título descreve bem este tipo de fraude corporativa. Quando nos referimos a benefícios pessoais, os funcionários da empresa tiram proveito de alguma autonomia fornecida pela empresa para se sobressair em alguma situação.

Por exemplo: um colaborador recebeu 500 reais para alimentação na sua viagem, gastou apenas 300 reais e ficou com o restante do dinheiro para si mesmo, não prestando contas disso. Caso a empresa não tenha controle dos valores adiantados, pode ser que nunca receba esse valor.

Um outro exemplo que pode ser mencionado é  quando o colaborador utiliza carros disponibilizados pela empresa para lazer alegando que o percurso em quilometragem foi feito nas visitas a clientes.

Essas, são apenas algumas das fraudes que podem acontecer no ambiente corporativo. Existem outras e com certeza surgirão novas, porém, já existem meios muito eficientes para combatê-las.

Impacto financeiro das fraudes corporativas

O mundo das fraudes corporativas é bastante vasto, para dissecar todas as formas de passar por cima das regras e da lei, foi criado o Sistema de classificação de fraude e abuso ocupacional, conhecido também como Árvore de Fraudes. 

Nele, os três grandes grupos mencionados anteriormente são abertos e podemos verificar todas as subcategorias de atitudes ilícitas realizadas por colaboradores e executivos contra as empresas em que trabalham.

Quando falamos em apropriações indébitas de ativos a lista não diminui muito. Entre as fraudes mais cometidas deste nicho estão as relacionadas à reembolsos de despesas, que ocorrem em 14% dos casos, com uma perda média de USD 33.000, o que representa cerca de USD 1.400 por mês que o esquema esteja ativo.

Fraudes corporativas relacionadas ao reembolso de despesas em geral são realizadas pouco a pouco e quando são detectadas já podem ter causado um grande impacto nas despesas da corporação. 

Em média, colaboradores mal intencionados passam dois anos reportando gastos de forma duplicada, sobre valorizando despesas ou ainda criando despesas fictícias antes que a empresa descubra a situação.

Por isso é tão importante detectá-las de forma rápida e eficiente, utilizando meios de controle anti-fraude.

Meios de detecção de fraudes

Quanto antes as fraudes são detectadas pela empresa, mais cedo poderão ser interceptadas e maiores prejuízos financeiros à empresa serão evitados.

É imprescindível que as companhias estejam atentas aos sinais que os próprios colaboradores possam expressar e que auxiliarão na detecção destes esquemas, seja lá qual for a sua natureza. 

De acordo com o estudo Report to the Nations, 85% dos fraudadores apresentaram ao menos um dos comportamentos tidos como sinais de alerta sobre cometimento deste tipo de crime, enquanto 49% apresentam múltiplos sinais. Os cinco comportamentos mais comuns são: 

1. Viver além da sua capacidade financeira; 
2. Dificuldades financeiras;
3. Relacionamento excepcionalmente próximo com um fornecedor ou cliente; 
4. Problemas de controle excessivo ou falta de vontade de compartilhar tarefas; 
5. Irritabilidade incomum, desconfiança ou atitude defensiva.

Mais de 40% dos esquemas fraudulentos são descobertos através de dicas ou denúncias e em 50% destas denúncias, são outros colaboradores que às reportam, geralmente ao supervisor direto ou equipes internas de auditoria. 

O estudo demonstra ainda, que em empresas que possuem linhas de denúncia o montante médio das perdas é reduzido quase pela metade, enquanto a duração das fraudes tem redução de um terço. 

Por isso, ter canais de denúncia ou de ouvidoria é um passo muito importante não só para a detecção, mas para a prevenção deste tipo de situação.

Como evitar essas fraudes?

O passo inicial e principal para evitar as fraudes corporativas é um processo de conferência e auditoria muito bem estabelecido. Isso, pensando em diversos setores da empresa que envolvam prestação de contas ou mesmo a gestão de custos.

De preferência, é muito interessante contar com a tecnologia de soluções especialistas para a gestão desses processos pois muitas vezes, controles manuais, em planilhas, podem mesmo assim acarretar em erros operacionais deixando a gestão da companhia vulnerável.

Além disso, é importante ter políticas bem estabelecidas. Isso significa ter regras entre direitos e deveres para que seus colaboradores sempre tenham conhecimento do que podem ou não fazer na rotina de trabalho.

Controle anti-fraude

A implementação de métodos de controle anti-fraude pode mitigar em mais de 50% as perdas financeiras e  atuar como prevenção deste tipo de comportamento entre colaboradores, gestores e executivos de todas as áreas. 

Embora a presença de medidas anti-fraude não garanta que todas as fraudes empresariais serão impedidas, quando colaboradores observam comprometimento dos níveis mais altos de gestão da companhia com métodos de prevenção, detecção e resposta à fraude, uma mensagem bastante clara é transmitida.

De acordo com dados coletados pela ACFE, medidas como a adoção de um código de conduta claro e bem disseminado entre todos os níveis da corporação, auditorias internas, linhas diretas para denúncia e políticas antifraude bem estruturadas podem diminuir em até 51% o custo de eventuais fraudes.

Pensando em fraudes relacionadas à reembolso de despesas, métodos eficientes de coleta e armazenamento de informações das despesas, além da aplicação precisa de políticas antifraude atuam como inibidores e na garantia de detecção de atos de má fé.

Tecnologia como meio de prevenção e detecção de fraudes corporativas

Hoje existem diversas possibilidades de meios de controle que poderão atuar como forma de prevenir fraudes, principalmente em reembolso de despesas.

Sistemas de gestão de despesas que fazem uso de tecnologias como Optical Character Recognition ou apenas OCR, poderão identificar pré-requisitos em cupons e notas fiscais para que sejam aceitas no momento prestação de contas, atuando como meio de afirmar a veracidade do comprovante. 

Além disso, soluções em gestão de despesas corporativas mais robustas permitirão a parametrização de políticas assertivas, que são validadas no momento da prestação de contas do colaborador, independentemente do seu nível hierárquico.

Outra forma de inibir fraudes em despesas corporativas é a utilização de gravação via GPS de rotas realizadas em serviço. Desta forma a garantia de que o reembolso em quilometragem solicitado condiz com a rota realizada é muito mais precisa.

Fraudes empresariais são uma preocupação constante de gestores financeiros, principalmente por atingir pontos sensíveis na estrutura das empresas. Por isso, a utilização de tecnologias como meio de controle e prevenção é uma estratégia que, ao otimizar a aplicação dos métodos escolhidos, gera economia e garante o compliance das despesas reembolsadas às políticas definidas.

Para saber mais sobre como tecnologias de controle e gestão de despesas podem auxiliar a sua empresa no aumento da segurança contra fraudes, entre em contato com um de nossos especialistas!