Como calcular a quilometragem para reembolsar despesas aos colaboradores, ainda causa dúvidas em gestores de financeiros e de viagem, principalmente sobre qual seria o melhor processo.
Por isso, neste artigo falaremos sobre as melhores práticas para este tipo de despesa, como ressarcir colaboradores e ainda garantir o compliance com as políticas da sua empresa. Continue lendo e entenda como diminuir custos com despesas de quilometragem.
O que são as despesas de quilometragem
Como o próprio nome já sugere, são reembolsos realizados aos colaboradores sobre quilometros rodados em função da empresa. Neste caso, o trajeto é realizado com veículo próprio do colaborador e não deverá ser entre a residência e a sede em que trabalha.
O reembolso de km rodado é calculado com base no valor do combustível e um adicional para manutenção do veículo. Além disso, algumas empresas utilizam valores diferenciados para regiões com mais estradas de chão, por exemplo.
A seguir veremos como realizar este cálculo e aplicá-lo aos reembolsos de seus colaboradores.
Como calcular o custo de km rodado?
Para chegar ao valor que será pago para cada quilômetro percorrido por um colaborador, há alguns custos que devem ser levados em consideração pela empresa, mas a constituição deste valor depende das políticas internas da companhia. Alguns exemplos de custos que podem ser considerados:
- Preço da gasolina;
- Custo com desgaste/depreciação do veículo;
- Taxas obrigatórias;
- Seguro obrigatório;
- Limpeza.
Para calcular o valor de cada item considerado no custo final do km rodado é preciso definir se a empresa irá ressarcir o valor integral ou parcial dos custos com o veículo. Por exemplo:
A empresa XY irá ressarcir gasolina, taxas e seguro obrigatório dos veículos de seus colaboradores para cada quilômetro rodado em serviço da empresa. A gasolina será reembolsada integralmente, já as taxas e seguro serão ressarcidos em 50%.
O cálculo
Neste caso, quanto aos custos de taxas e seguro a empresa poderá realizar uma pesquisa interna para validar a média desses valores.
Em seguida, deverá dividir cada um desses valores pela quilometragem média anual percorrida pelo colaborador, levando em consideração anos anteriores e multiplicá-la por 50%. Já o custo com gasolina deverá ser dividido pelo consumo médio do veículo por litro. Para isso, vamos continuar nosso exemplo considerando 24 mil quilômetros anuais:
Seguro médio: R$ 2.000,00 / 24.000 km = 0,083 * 50% = 0,041
Taxas médias: R$ 900,00 / 24.000 km = 0,037 * 50% = 0,018
Gasolina: R$ 4,30 / 10 km = 0,43
Somam-se os valores: R$ 0,48
Esta é uma sugestão para a construção do valor reembolsado ao colaborador de forma justa, levando em consideração todos os custos que podem estar envolvidos neste processo. Hoje, na internet é possível encontrar calculadoras automáticas que poderão te auxiliar nesta tarefa.
Contar com o registro das despesas de forma estruturada é fundamental para o reembolso preciso de despesas de quilometragem. Por isso, criamos o e-book completo sobre Como estruturar um relatório de despesas de deslocamentos e viagens. Baixe agora e aprimore seu processo.
Agora que já sabemos como calcular o valor do reembolso por km rodado, como realizar o cálculo de quilometragem rodada pelo colaborador, com precisão?
Como o uso de GPS pode tornar suas despesas de quilometragem mais precisas
Para que o custo das despesas de quilometragem não ultrapassem o necessário é preciso que os quilômetros percorridos pelos colaboradores sejam registrados com o máximo de precisão. A tecnologia é sempre uma aliada quando falamos em aumentar a precisão de processos, com as despesas de quilometragem não é diferente.
Utilizar um aplicativo de quilometragem que possibilita gravar o trajeto do colaborador utilizando a localização de GPS é uma excelente escolha. Desta forma, o trajeto realizado pelo representante da empresa já fica justificado, demonstrando a rota escolhida e com o cálculo de reembolso baseado na quilometragem real.
Outra opção são aplicativos que possibilitem realizar o registro manual desta quilometragem através dos endereços visitados pelo colaborador. Embora este método possa ser menos preciso que a utilização de GPS, ainda assim o caminho percorrido pelo colaborador fica claro e pode ser confirmado pela equipe de gestão a qualquer momento.
Aplicativos que permitem calcular o km rodado automaticamente e encaminhar as despesas para a aprovação de gestores, tornam a solicitação de reembolsos de despesas de quilometragem mais precisa, gerando economia para a empresa.
O GPS enquanto sistema anti fraude
Uma grande preocupação de gestores por todo o país é a falta de comprovação da quilometragem percorrida por colaboradores e representantes.
Fraudes que utilizam despesas de quilometragem como bode expiatório, são velhas conhecidas das empresas. Atuar na inibição dessas ações é uma necessidade para gestores de viagens e financeiros.
Por isso, utilizar um sistema que possibilita calcular a quilometragem por meio do registro das viagens via GPS é um forte aliado para evitar fraudes deste tipo.
O Paytrack é um ótimo exemplo de aplicativo que, não só simplifica o reembolso de km rodado, como aumenta a precisão dos reembolsos devido à possibilidade de gravar a rota com o GPS do colaborador.
Com o trajeto salvo no relatório de despesas do colaborador, a gestão podeconfirmar se o caminho escolhido era de fato o mais indicado e se não houveram desvios durante a rota. Desta forma, gerando uma economia de até 40% sobre o valor total de despesas de quilometragem.
Conclusão
Em resumo, o uso de tecnologia para reduzir custos no reembolso de despesas de quilometragem, é um tiro certo.
Aplicativos práticos para gravar o km rodado por colaboradores, aliados à uma solução de gestão de despesas elevam a precisão deste cálculo, levando à redução de custos e inibindo fraudes, tão comuns neste tipo de despesa.
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