A cada dia que passa 2021 está mais próximo, empresas de todos os setores iniciam seu planejamento para o novo ano nas mais diversas abordagens, a gestão de viagens corporativas não ficaria de fora deste movimento.

Antes de iniciar uma nova fase na gestão de viagens da sua empresa, é preciso analisar como o processo é realizado hoje, os resultados que ele proporciona e quais resultados queremos alcançar. 

Pensando nisso, reunimos 4 dicas de análises a serem realizadas sobre o seu processo de gestão de viagens antes que o ano acabe, para que você e sua equipe estejam preparados para um 2021 de muito mais resultados.

1. Analise os dados de gestão de viagens do ano anterior

 

Ao fim de um ano a quantidade de informações reunidas sobre as despesas de viagens de uma empresa é imensa. Podemos identificar diversas informações relevantes como padrões de gastos, locais mais recorrentes e o grau de aderência das políticas. 

Apesar de todas as empresas que realizam despesas de viagens reúnam estas informações, por meio de prestações de contas, passagens e reservas de hospedagens, nem todas realizam uma análise aprofundada dos dados. Muitas por não compreenderem as viagens corporativas como um meio de investimento ou por não ter as informações centralizadas de forma que facilite sua análise.

A análise dos custos gerais, por viagem ou por centro de custos é, talvez, uma das mais importantes. Por meio desta análise é possível definir qual será o orçamento destinado às viagens no ano seguinte, onde é possível reduzir custos e quais os setores que necessitam de fatias maiores ou menores do orçamento total.

2. Avalie suas políticas

 

A política de viagens de uma empresa é um documento extremamente importante para que empresa e colaboradores estejam alinhados quanto aos objetivos, direitos e deveres no momento em que se deslocam em nome da companhia.

Responsáveis pela gestão de viagens precisam garantir que as políticas da empresa estejam alinhadas ao resultado esperado no negócio. Se é necessário corte de custos, as políticas deverão direcionar esta redução nas regras de despesas; caso um dos objetivos seja aumentar a satisfação dos colaboradores, é preciso que as políticas tenham grande foco em Duty of Care e assim por diante.

É dever da equipe de gestão de viagens assegurar que as políticas estejam atualizadas e realistas. Afinal, se sua política dita que o colaborador poderá gastar até R$30,00 para almoçar na região X, mas a média dos restaurantes na região é R$50,00, seus colaboradores não se alimentarão de forma adequada e, possivelmente, ficarão muito insatisfeitos.

3. Analise o processo de gestão de viagens

 

O processo de despesas e viagens corporativas vai muito além da compra de passagens, não é mesmo?

Avaliar todo o processo proporciona uma visão ampla sobre quais etapas estão onerando tempo do time sem gerar resultado. Este é o passo inicial para otimizar o tempo despendido em atividades burocráticas que, embora sejam necessárias, não trazem resultado direto para o negócio.

É importante compreender se o fluxo de aprovações, quando existente, funciona de forma fluida para validar se as viagens são necessárias e para impedir que despesas com políticas violadas passem despercebidas.

Consulte colaboradores que prestam contas com frequência para compreender se o processo possibilita que o registro e organização das despesas seja fácil e intuitivo. 

4. Avalie sua capacidade de gestão 

 

Com as ferramentas que você possui à disposição hoje, a sua capacidade de gestão é completa?

Para uma gestão assertiva é preciso ter dados à sua disposição, o mais rápido possível, de forma clara e concisa. Com informações à mão, gerir viajantes, despesas e o orçamento se torna um processo muito preciso.

Busque por ferramentas que centralizam todas as informações relacionadas às viagens realizadas pela empresa e que as apresentam da forma mais apropriada para a análise, sejam dashboards em um sistema de BI ou em relatórios gerenciais completos.

 

Com estas dicas, seu processo de análise para planejamento de uma gestão de viagem que proporcione mais resultados em 2021 será muito mais assertivo. Conhecer o seu processo é a melhor forma de descobrir insights para aprimorá-lo!