Realizar a gestão de reembolso de despesas corporativas é rotina comum em empresas de diversos segmentos. Principalmente para companhias em que os colaboradores se deslocam para atender às necessidades do negócio, gerando custos com deslocamento, transporte e alimentação. 

A conta de reembolsos nas empresas costuma ter um valor significativo para a operação e impacta diretamente na saúde financeira da empresa.

Se você quer saber o que é reembolso de despesas corporativas, como fazer e o que diz a lei. Continue lendo este artigo!

 

O que é reembolso de despesas corporativas?

O  processo de reembolso de despesas ocorre quando um funcionário realiza uma despesa em função da empresa em que trabalha, gastou do seu próprio dinheiro e então deve ser ressarcido deste valor. 

Esse ressarcimento só pode ser efetuado com a devida comprovação. Na maioria das vezes, são gastos com hotéis, deslocamentos, aluguel de carro, alimentação,  entre outras despesas que estão descritas dentro das normas da empresa.

Vale ressaltar que, a despesa corporativa se refere a gastos que um colaborador tem em viagens, independente do meio de transporte, acomodações, deslocamentos no local, entre outros.

Para realizar um deslocamento ou viagem é importante que o colaborador saiba quais são as despesas reembolsáveis. Isto varia de empresa para empresa,  por isso é importante que a política de reembolso de despesas com viagens esteja clara para todos os colaboradores.

É importante que a empresa comunique todos os seus colaboradores como funciona a política de reembolso de despesas corporativas. Assim, todos estarão cientes de seus direitos e deveres.

 

O que diz a lei sobre reembolso de despesas corporativas

Após a reforma trabalhista, a política de empresas referente ao reembolso corporativo ficou mais flexível. Antes da viagem, o colaborador e a empresa devem definir como será realizado o ressarcimento. Em geral, o meio de ressarcimento fica definido a partir da política de reembolso de despesas com viagens.

E como poderá ser feito esse reembolso?

• A empresa pode estipular um valor fixo pela diária, realizando o pagamento de forma antecipada;
• O colaborador pode reunir todos os comprovantes durante a viagem e os apresenta à empresa para reembolso posterior;
• A empresa antecipa os custos com transporte e hospedagem e apenas faz o ressarcimento de gastos com alimentação, deslocamentos e outras despesas mediante as notas.

É importante destacar que as despesas corporativas não compõe o salário do colaborador. Por isso, não há qualquer incidência de taxas ou impostos.

Manter o registro das despesas é garantia tanto para a empresa como para seus colaboradores. As empresas podem optar por realizar este registro em planilha de despesas de viagem a trabalho ou utilizando soluções tecnológicas que simplifiquem o processo.

Em ambos os casos, é importante que as informações a seguir estejam nos registro:

• O nome do colaborador e o cargo que ocupa;
• A razão social da empresa, juntamente com o nome do gestor e cargo;
• O período da viagem e detalhes como destino, o motivo, etc;
• Como será feito o reembolso.

⇒Você precisa se manter à par do que a Lei nos diz sobre as prestações de contas. No artigo Prestação de contas e armazenamento de documentos físicos abordamos o regimento da legislação sobre o armazenamento de documentos fiscais. Não deixe de ler!

⇒E ainda no artigo Diárias de viagem e a reforma trabalhista, falamos detalhadamente do impacto da reforma nesta rotina.

 

Como fazer o reembolso de despesas corporativas

Aqui é onde muitas empresas acabam tendo dificuldades. Existem, basicamente, duas formas de se realizar o controle de reembolsos de despesas: manualmente ou de forma automatizada.

Processo manual

O uso de planilhas de despesas e processos manuais é comum, no entanto, ao menor erro de digitação, além do retrabalho, o reembolso pode demorar para ser liberado.

No processo de reembolso de despesas manual, cada funcionário faz o registro de todos os seus gastos e anexa os comprovantes correspondentes. Depois disso, o setor financeiro confere todos os dados para realizar o reembolso. Acontece que durante todo esse processo, desde o preenchimento da planilha até o envio de toda a documentação, imprevistos podem ocorrer.

Por exemplo, um comprovante que não foi anexado, mas o funcionário lançou na planilha, ou mesmo um cupom que já está ilegível.

Além de todo esse transtorno, isso também dificulta a empresa de ter uma noção exata de todas essas despesas corporativas e é claro que a demora pode trazer dificuldades e insatisfação para o funcionário, dependendo do nível de gasto que teve. 

Processo automatizado

Devido à vulnerabilidade do processo manual, diversas empresas hoje estão recorrendo a softwares de gestão de despesas e reembolsos. Além de agilizar todo esse processo, o uso destas soluções permite que o gestor tenha acesso a todos os gastos envolvidos e o colaborador possa fazer a solicitação em poucos segundos. Aumentando a precisão das informações e inibindo erros humanos com a validação das políticas de reembolso da empresa.

Ou seja, resulta em satisfação no ambiente de trabalho e a empresa pode se programar melhor quanto aos custos de despesas corporativas. 

E ainda, os colaboradores podem realizar o processo pelo celular, de qualquer lugar, sem perder tempo. No artigo Prestação de contas na palma da mão te mostramos quais os benefícios que a modernização desse processo traz para sua operação.