Passo a passo para calcular diárias de viagens a trabalho

Como calcular diárias de viagens a trabalho é uma dúvida recorrente nas empresas em que os colaboradores precisam se deslocar para cumprir algum compromisso corporativo. 

É essencial que o valor cedido em diárias de viagens aos colaboradores seja construído com base em custos reais, que atendam às demandas do viajante e, ainda assim, contribuam para o controle orçamentário.

Saber como definir um valor justo e como fazer a gestão desses gastos é um desafio, mas precisa ser uma dor de cabeça para o setor financeiro. 

Neste artigo, vamos conferir como calcular diárias de viagens a trabalho, o impacto da reforma trabalhista nas diárias, qual a importância do cálculo para o orçamento final das empresas e como a tecnologia pode auxiliar nesses processos.

Continue com a gente e saiba tudo sobre as diárias de viagens a trabalho!

O que é a diária de viagem?

Quando um colaborador precisa se deslocar de onde reside para atender a empresa, seja para fazer um curso, vender um produto/serviço ou atender um cliente, é considerado que o colaborador está em uma viagem corporativa.

A diária de viagem é todo o gasto relacionado a essa viagem. Os valores da diária devem ser calculados para que as despesas sejam cobertas pela empresa. Algumas das despesas consideradas são: transporte, hospedagem e alimentação.

Vale lembrar que além da diária de viagem, ainda existem o reembolso e a ajuda de custo. As diferenças entre essas formas de pagamento relacionadas às viagens corporativas são a motivação, o contrato do colaborador com a empresa e as políticas de viagens da empresa. 

A importância de calcular as diárias de viagens a trabalho

O cálculo das diárias de viagem a trabalho deve ser definido por meio de um planejamento e pesquisa da empresa, pois interfere diretamente no orçamento final. 

Quando uma empresa opta por trabalhar com diárias de viagem, há uma série de definições e políticas que precisam ser estabelecidas para ajustar o valor das diárias. Afinal, o valor estabelecido deverá atender às necessidades do viajante e ainda assim manter o orçamento sob controle.

Desta forma, a empresa terá maior controle sobre as despesas de viagens e poderá pensar em formas de otimizar os custos.

Como a reforma trabalhista afetou as diárias de viagens a trabalho

Devido a importância das viagens corporativas para a operação, é preciso analisar com cuidado todos os seus aspectos, incluindo os jurídicos e trabalhistas. 

O art 457, § 2º da CLT trata das verbas como diárias de viagem, ajuda de custos, entre outras, que não integram a remuneração do colaborador, ou seja, não tem incidência de encargos trabalhistas e previdenciários.

Após a reforma trabalhista, realizada através da Lei nº 13.467/2017 e a publicação da medida provisória nº 808/2017, as diárias de viagem não são incorporadas à remuneração, independentemente do quanto representam em relação ao salário do trabalhador. 

Esta mudança representa uma grande economia para inúmeras empresas que acabavam por incorporar altos custos devido ao fluxo de viagens de seus colaboradores.

Uma outra mudança é que o tempo de deslocamento deixou de ser considerado como tempo à disposição da empresa. Ou seja, todo o trajeto, desde o tempo de espera até o deslocamento em si, até o local do compromisso corporativo não é contabilizado como hora extra.

Antes e depois da reforma trabalhista: principais mudanças nas diárias

Antes da reforma trabalhista, as diárias de viagem em que o valor corresponde a 50% ou mais do salário do colaborador eram incorporadas à sua remuneração. 

Assim, as diárias concedidas que viessem a exceder este percentual teriam a incidência de todos os encargos trabalhistas como FGTS e INSS, assim como férias e 13º salário proporcionais, aumentando consideravelmente o custo das viagens.

Após a reforma, as diárias de viagem não são incorporadas à remuneração independentemente do quanto representam em relação ao salário do trabalhador. 

Esta mudança representa uma grande economia para inúmeras empresas que acabavam por incorporar altos custos devido ao fluxo de viagens de seus colaboradores.

Para que possamos visualizar o impacto desta alteração nas despesas de viagens, trouxemos o exemplo a seguir:

Imagine que um colaborador com salário de R$4.000,00 realizou uma viagem de 8 dias pela companhia em que trabalha e para cobrir custos com alimentação, deslocamento e estadia recebeu diárias de viagem de R$300,00, totalizando R$2.400,00. Observe os cenários pré e pós-reforma descritos abaixo.

Com a reforma, a companhia deixa de gastar R$466,66, e pode investir em outras viagens com potencial para proporcionar mais ganhos para o negócio.

Vale ressaltar que a natureza do recurso em diárias e ajuda de custo deve ser muito bem justificada, para garantir o respaldo jurídico e fiscal para a companhia.

Como comprovar a natureza das diárias de viagens?

A Reforma Trabalhista proporciona respaldo legal para reduzir encargos despendidos pelas empresas. Ainda assim, o empregador deve utilizar este tipo de verba conscientemente.

É fundamental contar com meios de comprovação da natureza do recurso em uma eventual ação trabalhista. Para que assim, não seja possível afirmar que as diárias são realizadas com o intuito de incrementar o salário do colaborador sem arcar com os encargos sociais, principalmente quando as diárias de viagem são recorrentes.

Diferentemente de adiantamentos e reembolsos de despesas, as diárias de viagens não exigem comprovação através de notas e cupons fiscais por parte do colaborador. Surge então a dúvida: como comprovar o objetivo do recurso cedido ao colaborador?

Utilizar relatórios de despesas de viagens e fluxos de aprovação de diárias poderão ser boas opções para o registro da natureza destes recursos. O relatório deve conter informações que identificam o objetivo do valor cedido ao colaborador. Informações como período da viagem, valor cedido e motivo da viagem, por exemplo, tornam muito mais simples assegurar que a companhia não será lesada neste sentido.

Como calcular as diárias de viagens a trabalho

As diárias de viagens devem ser calculadas para atender as necessidades tanto da empresa quanto do colaborador. 

Para definir o valor da diária é preciso levar em conta o motivo e objetivo da viagem, forma de deslocamento, alimentação e hospedagem, que veremos detalhadamente abaixo.

Motivo e objetivo da viagem

Considerar o motivo e objetivo da viagem corporativa é necessário para realizar os cálculos de valor de diária de forma precisa.

Imagine que um dos seus colaboradores irá viajar para prospectar clientes. É provável que ele convide os prospects para um almoço ou jantar, por exemplo. Dessa forma, o gasto com a alimentação será superior.

Agora, se o viajante realizar um atendimento, como a manutenção de equipamentos, ele pode realizar a alimentação no hotel, por exemplo. A política de viagens pode ser ajustada aos diferentes casos. 

Deslocamento

O deslocamento será considerado na diária de viagem? Esta é uma pergunta que deve ser feita.

Caso o deslocamento do colaborador seja via serviço aéreo ou rodoviário, por exemplo, provavelmente será pago com antecedência e não precisará ser considerado nas diárias.

No entanto, deslocamentos locais, via táxi, Uber, ou mesmo a gasolina gasta em veículos locados, podem ser considerados no cálculo de diárias de viagem. 

Alimentação

Ao calcular os gastos com alimentação, é preciso levar em conta a cidade e região que o viajante estará. Dependendo do local, a mudança de valor pode ser muito significativa e afetar a conta final.

Para ajudar a calcular os gastos de alimentação, você pode usar ferramentas disponibilizadas por empresas como Sodexo, com a média de valor em refeições nas principais cidades de cada estado.

Dependendo do motivo da viagem e da agenda do colaborador, ele pode optar por fazer refeições no hotel, pedindo delivery, ou a hospedagem pode contar com a pensão completa. 

Leve estas questões em consideração ao definir suas normas de diárias em viagem.

Essas regras devem ser definidas nas políticas de viagens da empresa e estar de acordo com o roteiro do viajante.

Hospedagem

Como calcular diárias de viagem a trabalho considerando a hospedagem, quando há diversas opções de hotéis?

O primeiro passo é decidir se, por padrão, as hospedagens serão reservadas e pagas com antecedência, ou serão pagas no balcão pelo colaborador. Defina também qual será a categoria do hotel, tipo de quarto e pensão. A pensão irá influenciar nas regras de alimentação das diárias e no custo final da estadia.

Caso o pagamento seja realizado pelo colaborador, pesquise o valor médio de hotéis em cada região, e inclua a média de valores em suas regras para diárias de viagem a trabalho.

Defina diárias de viagem de acordo com o perfil do viajante e por região 

Para calcular diárias de viagem a trabalho da melhor maneira possível, é importante considerar o perfil do viajante. 

O perfil dos viajantes pode ser definido pelo cargo ou setor do colaborador, e servirá para prever comportamentos de gastos e, por consequência, na definição do valor das diárias. 

Caso o comportamento de gastos justificados de seus colaboradores seja muito diferente entre os perfis identificados, é válido criar regras diferentes, para que todos possam ser atendidos da melhor forma.

Esta diferenciação gera mais controle de custos e compliance durante a viagem ou deslocamento. Isso porque as regras são mais realistas e permitem que o orçado e o realizado façam sentido para o negócio.

Além disso, não deixe de considerar fatores pessoais como restrições alimentares e dificuldades de locomoção, por exemplo, que possam elevar os custos de viagem do colaborador.

Política de diárias de viagens a trabalho

Ainda que no caso das diárias de viagem muitas empresas não exijam a prestação de contas detalhadas das despesas, é imprescindível que todas as regras definidas para as diárias sejam descritas em sua política de despesas de viagens a trabalho. 

A política é o documento que dá suporte a todos os processos de viagens e, para que um colaborador possa receber o valor adequado para sua viagem, deverá seguir as regras definidas para tal.

A tecnologia é uma grande aliada para a validação de políticas e regras das diárias de viagem a trabalho. 

As regras estipuladas para a solicitação de diárias de viagem devem ser seguidas com rigor para o cumprimento do orçamento de viagens, por isso a tecnologia é uma grande aliada no controle de custos.

Questões legais e a diária de viagem

Após a reforma trabalhista, de acordo com o art 457, § 2º da CLT, as diárias de viagem não são mais incorporadas à remuneração do colaborador.

Diárias de viagem não exigem comprovação através de notas e cupons fiscais, diferentemente de adiantamentos e reembolsos de despesas.

Ainda assim, a comprovação de despesas de viagens servirá para que a empresa tenha respaldo legal e meios de demonstrar a natureza das despesas. 

Um exemplo prático para o cálculo de diárias de viagem

Suponha que em uma determinada empresa, as passagens aéreas são pagas com antecedência pela empresa. Os únicos gastos considerados na viagem são hospedagem, alimentação e deslocamentos locais com táxis ou transporte por aplicativo.

Em uma viagem para o interior de Santa Catarina, que irá durar 4 dias, a hospedagem custa em média R$ 120,00 a diária, R$ 30,00 cada refeição e em torno de R$ 40,00 o deslocamento local, por dia. Somando, a diária custará R$ 250,00.

Podemos ver de forma mais simples na tabela abaixo:

Dessa forma, para o colaborador passar 4 dias nesta cidade, ele gastará, em média, R$1.000,00.

Tipo de despesa	Total por dia	Total para 4 dias
Hospedagem (3 diárias)	R$120,00	R$360,00
Alimentação	R$90,00	R$360,00
Deslocamento	R$40,00	R$160,00
Total	R$250,00	R$1.000,00

Diferença entre diária de viagem e ajuda de custo

Diária de viagem 

Ao viajar para desempenhar os serviços externos, é necessário que a empresa pague o valor para cobrir as despesas causadas por esse profissional. Essa é a chamada diária de viagem! 

Na diária de viagem estão cobertos os gastos com transporte, hospedagem, alimentação e deslocamento local. Neste caso, não existe a necessidade da comprovação, pois caracteriza como reembolso e não como contraprestação.

Entretanto, segundo a Consolidação das Leis do Trabalho, caso o reembolso seja maior do que 50% do salário, o valor deve ser integrado ao valor total da remuneração do colaborador. 

Com isso, as diárias passam a ter reflexo nos valores da folha de pagamento, como nas horas extras, adicionais noturnos, férias, aviso prévio, FGTS, INSS, entre outros.

Sendo assim, é imprescindível que sejam analisadas todas as condições para que não ocorra um aumento exagerado da folha de pagamento.

Ajuda de Custo

Já neste modelo, independentemente do valor não existe um cunho salarial. A ajuda de custo se trata de uma verba indenizatória para auxiliar em situações de acompanhamento de clientes em eventos corporativos, transferência ou mudanças de domicílio. Dessa forma, não há reflexo no INSS, FGTS ou IR.

Caso a ajuda de custo se torne habitual, para efeitos legais pode ser integrada junto ao pagamento do colaborador. 

Diária de viagem, reembolso ou adiantamento: qual escolher para as suas viagens corporativas?

Enquanto a diária são todos os valores pagos para cobrir as despesas causadas por um colaborador durante uma viagem corporativa, sem que haja a necessidade da comprovação das despesas efetuadas, o reembolso precisa que seja feito a comprovação das despesas através de notas fiscais.

Para que ele dê certo, é essencial que tenha um sistema de controle.

Diferente da diária, mesmo se o valor for superior a 50% do seu salário, o valor não integrará o salário por não ter natureza salarial.

Já o adiantamento é quando a empresa se dispõe a adiantar o valor estimado que será preciso para que o colaborador tenha os recursos mínimos necessários para poder utilizar durante a viagem corporativa.

Ao retornar, deve-se realizar a prestação de contas para que o colaborador seja reembolsado caso os gastos tenham sido excedidos ou então que ele tenha que devolver o montante que não tenha sido utilizado ao receber na forma de adiantamento.

Qual é a mais segura para as minhas viagens corporativas?

Ao considerar uma das opções, é necessário que antes seja avaliado as normas que definem cada uma e todo o seu regulamento para que não haja eventuais problemas, como por exemplo, qual incide sobre encargos trabalhistas. Uma ótima opção para escolher com segurança é contar com a tecnologia para simplificar o processo.

Como a tecnologia pode auxiliar na gestão das diárias de viagem

Você ainda passa a maior parte do tempo juntando notas fiscais e colocando os gastos das viagens corporativas em planilhas? Esse tipo de gestão pode dificultar na hora de fazer o cálculo das diárias de viagens e na hora de fechar os relatórios de despesas.

Um software de gestão de viagens e despesas pode auxiliar na comprovação das despesas de viagens, por exemplo. Utilizar um relatório de despesas e um fluxo de aprovação para a solicitação da diária, são as principais alternativas.

O Paytrack é um exemplo de software que permite a comprovação das despesas e ainda auxilia nos cálculos e disponibilização do recurso das diárias de viagem a trabalho.

Conclusão

Calcular diárias de viagens a trabalho não é uma tarefa difícil, mas exige certo nível de atenção para que o cálculo construa um valor justo e que atenda à demanda pela manutenção do orçamento de viagens.

Há diversos aspectos para se levar em consideração ao calcular as diárias, como motivo e objetivo da viagem, deslocamento, alimentação e hospedagem. Por isso, invista algum tempo para realizar as definições e pesquisas necessárias para construir valores realistas. 

Lembre-se que garantir a comprovação das naturezas das diárias cedidas aos colaboradores atua como uma garantia para a sua empresa, maior segurança em casos de ações trabalhistas, por exemplo.

Conte com um processo estruturado e mesmo com a tecnologia para amparar sua equipe nestas questões. 

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