Diárias de viagens a trabalho: passo a passo para calcular

Como calcular diárias de viagens a trabalho é uma dúvida recorrente nas empresas em que os colaboradores precisam se deslocar para cumprir algum compromisso corporativo.

Deste modo, é essencial que o valor cedido em diárias de viagens aos colaboradores seja construído com base em custos reais, que atendam às demandas do viajante e, ainda assim, contribuam para o controle orçamentário.

Saber como definir um valor justo e como fazer a gestão desses gastos é um desafio, mas não precisa ser uma dor de cabeça para o setor financeiro. 

Neste artigo, vamos conferir como calcular diárias de viagens corporativas, o impacto da reforma trabalhista nas diárias, qual a importância do cálculo para o orçamento final das empresas e como a tecnologia pode auxiliar nesses processos.

Portanto, continue acompanhando com a gente e descubra tudo sobre como calcular as diárias de viagens a trabalho!

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O que é a diária de viagem?

Quando um colaborador precisa se deslocar de onde reside para atender a empresa, seja para fazer um curso, vender um produto/serviço ou atender um cliente, a empresa considera que ele está em uma viagem corporativa.

Com isso, a diária de viagem é todo o gasto relacionado a esse deslocamento. A empresa deve calcular os valores das diárias para cobrir as despesas do colaborador após o seu retorno.

Neste momento, a empresa deve levar em consideração uma série de despesas corporativas. A seguir, confira alguns exemplos:

• Passagens;
• Transporte;
• Hospedagem;
• Alimentação;
• Entre outros.

Vale lembrar que, além da diária de viagem, ainda existem o reembolso e, em alguns casos, a ajuda de custo. As diferenças entre essas formas de pagamento relacionadas às viagens corporativas são a motivação, o contrato do colaborador com a empresa e as políticas de viagens da empresa. 

Diferença entre diária de viagem e ajuda de custo

As empresas oferecem a diária de viagem e a ajuda de custo a seus colaboradores em situações específicas. No entanto, muitos se enganam ao pensar que ambos possuem a mesma finalidade.

Ou seja, existem diferenças entre os benefícios e, se você não sabe quais são, não se preocupe! Descubra a seguir:

Diária de viagem

Ao viajar para desempenhar os serviços externos, é necessário que a empresa pague o valor para cobrir as despesas causadas por esse profissional. Essa é a chamada diária de viagem.

Na diária de viagem estão cobertos os gastos com transporte, hospedagem, alimentação e deslocamento local. Neste caso, não existe a necessidade da comprovação, pois caracteriza como reembolso e não como contraprestação.

Entretanto, se o reembolso exceder 50% do salário, a Consolidação das Leis do Trabalho exige que o valor seja integrado ao total da remuneração do colaborador.

Com isso, as diárias passam a ter reflexo nos valores da folha de pagamento, como nas horas extras, adicionais noturnos, férias, aviso prévio, FGTS, INSS, entre outros.

Sendo assim, você deve analisar todas as condições para evitar um aumento exagerado da folha de pagamento.

Ajuda de Custo

Já neste modelo, independentemente do valor, não existe um cunho salarial. Ou seja, a ajuda de custo se trata de uma verba indenizatória para auxiliar em situações de acompanhamento de clientes em eventos corporativos, transferência ou mudanças de domicílio. Dessa forma, não há incidência de impostos como INSS, FGTS ou IR.

Se a ajuda de custo se tornar habitual, pode ser integrada ao pagamento do colaborador para efeitos legais.

Por que calcular as diárias de viagens a trabalho?

Realizar o cálculo das diárias de viagem a trabalho é uma tarefa indispensável para garantir uma gestão financeira eficiente e transparente da empresa.

A empresa deve definir este cálculo por meio de um planejamento e muita pesquisa, pois ele interfere diretamente no orçamento final.

Quando uma empresa opta por trabalhar com diárias de viagem, há uma série de definições e políticas que precisam ser estabelecidas para ajustar o valor das diárias. Afinal, o valor estabelecido deverá atender às necessidades do viajante e, ainda assim, manter o orçamento sob controle.

Desta forma, a empresa terá maior controle sobre as despesas de viagens e poderá pensar em formas de otimizar os custos.

Além disso, calcular as diárias de forma adequada contribui para o aumento da satisfação dos colaboradores, que agora podem contar com um valor fixo para cobrir suas necessidades durante a viagem.

Um cálculo correto das diárias assegura que todos os envolvidos saibam exatamente quais são os recursos disponíveis. Assim, o planejamento das viagens e a prestação de contas após o retorno se tornam mais fáceis.

Como a reforma trabalhista afetou as diárias de viagens a trabalho?

Devido a importância das viagens corporativas para a operação, é preciso analisar com cuidado todos os seus aspectos, incluindo os jurídicos e trabalhistas.

O art 457, § 2º da CLT trata de verbas como diárias de viagem, ajuda de custos, entre outras, que não integram a remuneração do colaborador, ou seja, não tem incidência de encargos trabalhistas e previdenciários.

Após a reforma trabalhista, realizada através da Lei nº 13.467/2017 e a publicação da medida provisória nº 808/2017, as diárias de viagem não são incorporadas à remuneração, independentemente do quanto representam em relação ao salário do trabalhador.

Esta mudança representou uma grande economia para inúmeras empresas que acabavam por incorporar altos custos devido ao fluxo de viagens de seus colaboradores.

Além disso, a empresa deixou de considerar o tempo de deslocamento como tempo à disposição do colaborador. Ou seja, todo o trajeto, o tempo de espera, o deslocamento em si até o local do compromisso corporativo não é contabilizado como hora extra.

Antes e depois da reforma trabalhista: principais mudanças nas diárias

Antes da reforma trabalhista, as empresas incorporavam à remuneração do colaborador as diárias de viagem cujo valor correspondia a 50% ou mais do salário.

Assim, as diárias concedidas que viessem a exceder este percentual teriam a incidência de todos os encargos trabalhistas como FGTS e INSS, assim como férias e 13º salário proporcionais, aumentando consideravelmente o custo das viagens.

Após a reforma, as empresas não incorporam as diárias de viagem à remuneração, independentemente do quanto representam em relação ao salário do trabalhador.

Esta mudança representou uma grande economia para inúmeras empresas que acabavam por incorporar altos custos devido ao fluxo de viagens de seus colaboradores.

Para que possamos visualizar o impacto desta alteração nas despesas de viagens, trouxemos o exemplo a seguir:

Imagine que um colaborador com salário de R$4 mil realizou uma viagem de 8 dias pela companhia em que trabalha e, para cobrir custos com alimentação, deslocamento e estadia, recebeu diárias de viagem de R$300,00, totalizando R$2.400,00. Observe os cenários pré e pós-reforma descritos abaixo.

Com a reforma, a companhia deixa de gastar R$466,66, e pode investir em outras viagens com potencial para proporcionar mais ganhos para o negócio.

Além disso, a empresa deve justificar muito bem a natureza do recurso em diárias e ajuda de custo para garantir respaldo jurídico e fiscal.

Como comprovar a natureza das diárias de viagens?

A Reforma Trabalhista proporciona respaldo legal para reduzir encargos despendidos pelas empresas. Ainda assim, o empregador deve utilizar este tipo de verba de forma consciente.

Neste momento, é fundamental contar com meios de comprovação da natureza do recurso em uma eventual ação trabalhista.

Assim, não será possível afirmar que a empresa realiza o pagamento das diárias com o intuito de incrementar o salário do colaborador sem arcar com os encargos sociais, especialmente quando as diárias de viagem são recorrentes.

Diferentemente de adiantamentos e reembolsos de despesas, as diárias de viagens não exigem comprovação através de notas e cupons fiscais por parte do colaborador. Surge então a dúvida: como comprovar o objetivo do recurso cedido?

Utilizar relatórios de despesas de viagens e fluxos de aprovação de diárias pode ser uma boa opção para o registro da natureza destes recursos. Neste momento, o relatório deve conter informações que identificam o objetivo do valor cedido ao colaborador.

Além disso, ao incluir informações como período da viagem, valor cedido e motivo da viagem, por exemplo, a empresa torna muito mais simples assegurar que não será lesada neste sentido.

Como calcular as diárias de viagens a trabalho?

A empresa deve calcular as diárias de viagem para atender as necessidades tanto da empresa quanto do colaborador.

Com isso, para definir o valor da diária é preciso levar em conta o motivo e objetivo da viagem, a forma de deslocamento, além de questões como alimentação e hospedagem, que veremos detalhadamente abaixo.

1. Motivo e objetivo da viagem

Considerar o motivo e objetivo da viagem corporativa é necessário para realizar os cálculos de valor de diária de forma precisa.

Imagine que um dos seus colaboradores irá viajar para prospectar clientes. É provável que ele convide os prospects para um almoço ou jantar, por exemplo. Dessa forma, o gasto com a alimentação será superior, certo?

Agora, se o viajante realizar um atendimento, como para fazer a manutenção de equipamentos, ele pode realizar a alimentação no hotel, por exemplo. Neste momento, a política de viagens deve ser ajustada aos diferentes casos. 

2. Deslocamento

Em primeiro lugar, a empresa deve se perguntar se o deslocamento será considerado na diária de viagem.

Caso o colaborador se desloque via serviço aéreo ou rodoviário, por exemplo, a empresa provavelmente pagará antecipadamente, e não precisará considerar o custo nas diárias. Aqui, fazer o cálculo de reembolso de quilometragem é fundamental.

No entanto, deslocamentos locais, via táxi, Uber ou até mesmo a gasolina gasta em veículos locados, podem ser considerados no cálculo de diárias de viagem. 

3. Alimentação

Ao calcular os gastos com alimentação, é preciso levar em conta a cidade e região que o viajante estará localizado. Dependendo do local, a mudança de valor pode ser muito significativa e afetar a conta final.

Para ajudar a calcular os gastos de alimentação, você pode usar ferramentas disponibilizadas por empresas como Sodexo, conferindo a média de valor em refeições nas principais cidades de cada estado.

Com isso, dependendo do motivo da viagem e da agenda do colaborador, ele pode optar por fazer refeições no hotel, pedindo delivery, ou a hospedagem pode contar com a pensão completa. Leve estas questões em consideração ao definir suas normas de diárias em viagem.

A empresa deve definir essas regras nas políticas de viagens e alinhá-las com o roteiro do viajante.

4. Hospedagem

Como calcular diárias de viagem a trabalho considerando a hospedagem, quando há diversas opções de hotéis?

O primeiro passo é decidir se, por padrão, a empresa reservará e pagará as hospedagens com antecedência ou se o colaborador as pagará no balcão.

Defina também qual será a categoria do hotel, tipo de quarto e pensão. Isso porque a pensão irá influenciar nas regras de alimentação das diárias e no custo final da estadia.

Caso o colaborador realize o pagamento, a empresa deve pesquisar o valor médio de hotéis em cada região e incluir essa média nas regras para diárias de viagem a trabalho.

5. Defina diárias de viagem de acordo com o perfil do viajante e por região 

Para calcular diárias de viagem a trabalho da melhor maneira possível, é importante considerar o perfil do viajante. 

A empresa pode definir o perfil dos viajantes pelo cargo ou setor do colaborador, o que servirá para prever comportamentos de gastos e, consequentemente, para definir o valor das diárias.

Caso o comportamento de gastos justificados de seus colaboradores varie muito entre os perfis identificados, a empresa deve criar regras diferentes para atender a todos da melhor forma.

Esta diferenciação gera mais controle de custos e compliance durante a viagem ou deslocamento. Isso porque as regras são mais realistas e permitem que o orçado e o realizado façam sentido para o negócio.

Além disso, não deixe de considerar fatores pessoais como restrições alimentares e dificuldades de locomoção, por exemplo, que podem elevar os custos de viagem do colaborador.

6. Política de diárias de viagens a trabalho

Ainda que, no caso das diárias de viagem, muitas empresas não exijam a prestação de contas detalhadas das despesas, é imprescindível que todas as regras definidas para as diárias sejam descritas em sua política de despesas de viagens a trabalho.

A política é o documento que dá suporte a todos os processos de viagens e, para que um colaborador possa receber o valor adequado para sua viagem, ele deverá seguir as regras definidas para tal.

Neste caso, a tecnologia é uma grande aliada para a validação de políticas e regras das diárias de viagens a trabalho.

As regras estipuladas para a solicitação de diárias de viagem devem ser seguidas com rigor para o cumprimento do orçamento de viagens, por isso a tecnologia é uma grande aliada no controle de custos.

7. Questões legais e a diária de viagem

Após a reforma trabalhista, de acordo com o art 457, § 2º da CLT, as diárias de viagem não são mais incorporadas à remuneração do colaborador.

Diárias de viagem não exigem comprovação através de notas e cupons fiscais, diferentemente de adiantamentos e reembolsos de despesas.

Ainda assim, a comprovação de despesas de viagens servirá para que a empresa tenha respaldo legal e meios de demonstrar a natureza das despesas.

Um exemplo prático para o cálculo de diárias de viagem

Suponha que em uma determinada empresa as passagens aéreas são pagas com antecedência pela empresa. Os únicos gastos considerados na viagem são hospedagem, alimentação e deslocamentos locais com táxis ou transporte por aplicativo.

Em uma viagem para o interior de Santa Catarina com duração de 4 dias, a hospedagem custa em média R$120,00 a diária, cada refeição a R$30,00 e o deslocamento local em torno de R$40,00, por dia. Somando, a diária custará R$250,00.

Dessa forma, para o colaborador passar 4 dias nesta cidade, ele gastará, em média, R$1.000,00. Podemos ver de forma mais simples na tabela abaixo:

Tipo de despesa	Total por dia	Total para 4 dias
Hospedagem (3 diárias)	R$120,00	R$360,00
Alimentação	R$90,00	R$360,00
Deslocamento	R$40,00	R$160,00
Total	R$250,00	R$1.000,00

Diária de viagem, reembolso ou adiantamento: qual escolher para as suas viagens corporativas?

Enquanto a diária cobre todas as despesas de um colaborador durante uma viagem corporativa, sem necessidade de comprovação das despesas, o reembolso exige que o colaborador comprove as despesas com notas fiscais.

Para que ele dê certo, é essencial que tenha um sistema de controle, evitando erros, fraudes e demais problemas.

Diferente da diária, mesmo se o valor for superior a 50% do seu salário, o valor não integrará o salário por não ter natureza salarial.

Já o adiantamento é quando a empresa se dispõe a adiantar o valor estimado que será preciso para que o colaborador tenha os recursos mínimos necessários para poder utilizar durante a viagem corporativa.

Ao retornar, o colaborador deve realizar a prestação de contas para ser reembolsado. Este processo é fundamental se o colaborador exceder os gastos ou precisar devolver o montante não utilizado ao receber o adiantamento.

Portanto, você deve escolher uma empresa de acordo com suas necessidades específicas. Para isso, você precisa definir uma política de despesas corporativas bem alinhada com os objetivos empresariais.

Qual é a mais segura para as minhas viagens corporativas?

Ao considerar uma das opções, você deve avaliar as normas que definem cada uma e todo o seu regulamento antes, para evitar eventuais problemas que podem acabar gerando encargos trabalhistas.

Deste modo, uma ótima opção para escolher com segurança é contar com a tecnologia para simplificar o processo, como o Paytrack.

Como fazer o pagamento das diárias de viagens?

O processo de pagamento das diárias de viagens corporativas varia de acordo com as políticas da empresa. De todo modo, ele deve ser feito de forma clara e eficiente, garantindo que os colaboradores tenham os recursos necessários para cobrir suas despesas.

A seguir, confira conosco algumas dicas para simplificar o pagamento de diárias para empregados em viagens a trabalho:

• Defina o valor fixo com antecedência: Antes da viagem, a empresa deve calcular um valor diário que cubra todas as despesas necessárias;
• Antecipe o pagamento ao colaborador: Muitas empresas antecipam o pagamento ao colaborador por meio de um cartão corporativo;
• Estabeleça um processo de prestação de contas: Após o término da viagem, é importante que o colaborador preste contas, mostrando como os valores foram utilizados;
• Use sistemas automatizados de gestão: Para simplificar o processo, plataformas como a Paytrack permitem o gerenciamento das diárias de forma automatizada.

Com todas essas etapas, o pagamento das diárias pode ser feito de forma simples e organizada, fazendo com que os colaboradores estejam sempre preparados para fazer suas viagens corporativas.

Como a tecnologia pode auxiliar na gestão das diárias de viagem

Calcular diárias de viagens a trabalho não é uma tarefa difícil, mas exige certo nível de atenção para que o cálculo construa um valor justo e que atenda à demanda pela manutenção do orçamento de viagens.

Há diversos aspectos para se levar em consideração ao calcular as diárias, como o motivo e objetivo da viagem, deslocamento, alimentação e hospedagem. Por isso, invista algum tempo para realizar as definições e pesquisas necessárias para construir valores realistas. 

Você ainda passa a maior parte do tempo juntando notas fiscais e colocando os gastos das viagens corporativas em planilhas? Esse tipo de gestão pode dificultar na hora de fazer o cálculo das diárias de viagens e na hora de fechar os relatórios de despesas.

Um software de gestão de viagens e despesas pode auxiliar na comprovação das despesas de viagens.Neste momento, utilizar um relatório de despesas e um fluxo de aprovação para a solicitação da diária são as principais alternativas.

Sendo assim, o Paytrack é um exemplo de software que permite a comprovação das despesas e ainda auxilia nos cálculos e disponibilização do recurso das diárias de viagem a trabalho.

Conte com um processo estruturado e mesmo com a tecnologia para amparar sua equipe nestas questões. 

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