4 sinais de que você precisa trocar seu modelo de gestão de viagens corporativas

A forma como a gestão de viagens corporativas é feita vem passando por grandes mudanças focadas em transparência, simplicidade e, claro, economia de tempo e dinheiro. 

Com isso, é natural ter que rever processos, políticas, tecnologias e quais mudanças precisam ser feitas para uma gestão mais assertiva.

Confira os 4 sinais de que você precisa trocar o modelo de gestão de viagens corporativas da sua empresa!

O que é um modelo de gestão de viagens?

O modelo de gestão é a forma como sua empresa faz todos os processos que envolvem uma viagem corporativa. Desde a compra de uma passagem até a prestação de contas de despesas geradas na viagem.

Esse modelo pode ser totalmente manual, onde os próprios colaboradores realizam a compra das passagens e não há uma política definida para as viagens e despesas. 

Também há o modelo com uma agência de viagens corporativas, onde um colaborador ou um setor fica responsável por cotar com a agência os detalhes da viagem. Muitas vezes esse modelo já conta com algum tipo de política e o financeiro da empresa já está mais preparado para gerenciar as despesas.

Um outro modelo é a gestão automatizada com um sistema especializado em viagens e despesas corporativas. Com esse modelo, a empresa conta com estrutura e processos bem definidos.

O sistema ajuda os responsáveis por viagens a reservar, gerenciar e analisar cotações, políticas e custos. 

Por que a gestão de viagens corporativas é importante?

A necessidade de fazer a gestão de viagens geralmente é um sinal de um negócio em crescimento. 

Mas um programa de viagens saudável requer uma gestão que equilibre o controle de custos e a segurança do viajante.

Além disso, a gestão precisa ser capaz de reduzir custos. Isso pode incluir tudo, desde passagens aéreas até seguro de viagem.

A gestão das viagens ajuda a garantir que departamentos e colaboradores gastem com sabedoria em viagens a negócios, seja para participar de reuniões, conferências ou visitar outro escritório corporativo. 

4 sinais para trocar seu modelo de gestão de viagens corporativas

Os custos e despesas de uma viagem corporativa geralmente representam uma parte considerável do orçamento anual da empresa, portanto, ter uma estratégia sólida é crucial para proteger os resultados. 

Embora a viagem seja muitas vezes necessária, existem maneiras de torná-la o mais econômica e eficiente possível!

Confira os sinais de que você precisa trocar seu modelo de gestão:

Problemas com fraudes

Essa é uma questão delicada, já que muitas empresas passam por isso mas ainda nem conseguem ter dimensão das fraudes corporativas e a quantidade de violação de políticas.

Um primeiro passo é entender se suas políticas estão bem aplicadas. Para isso, é necessário ter um modelo de gestão que possibilite esse controle.

Caso você ainda não aplique uma política de viagens ou despesas corporativas, também está na hora de rever esses detalhes!

Falta de acesso a conteúdos relevantes

Você sabe se as passagens e os hotéis comprados são o melhor custo-benefício? Ou se as escolhas estão dentro das políticas de viagens da sua empresa? Quanto mais transparência, mais resultados positivos a sua gestão terá.

Se você depende da escolha de seus colaboradores em diferentes sites na internet ou de fornecedores que a agência disponibiliza, pode ser que as melhores ofertas de compra não estejam ao alcance da sua empresa.

Não conseguir medir o ROI de viagens

ROI é o retorno dos investimentos. Quando uma empresa investe em uma viagem, precisa ter bem claro qual foi o resultado conquistado.

O ROI de viagens corporativas é fundamental para traçar estratégias dentro da empresa e, principalmente, para evitar prejuízo e gastos desnecessários. Não ter bem claro qual foi o retorno pode ser prejudicial para os negócios e para a gestão financeira da empresa.

Em outros casos, a empresa percebe, após medir o ROI, que os resultados podem ser melhores. Por isso, procurar soluções especializadas na área de viagens corporativas que possibilitam medir esse indicador pode fazer com que sua empresa economize tempo e dinheiro.

Gastar muito tempo no processo pré e pós-viagem

Um processo que não é totalmente transparente atrapalha e gera muitos problemas. Vai causar a perda de tempo que, hoje em dia, é cada vez mais precioso. 

Fazer com que seus colaboradores gastem muito tempo para cotar passagens e hotéis, por exemplo, não é uma boa prática. 

Além disso, o pós viagem, que inclui ações do financeiro e do viajante para prestar contas, por exemplo, pode tomar muito tempo caso a empresa faça de forma totalmente manual.

Se sua equipe não consegue medir quanto tempo gasta ou tem certeza que gasta muito tempo com todo o processo de viagens, está na hora de reconsiderar o modelo de gestão atual.

Escolhendo um novo modelo de gestão de viagens

Primeiro, você precisa ter em mente o que tem que mudar. Alguns dos pontos comentados acima podem ser usados para convencer sua diretoria de que é necessário trocar seu modelo atual. 

Fale sobre a importância do planejamento, de ter metas claras, de ter um índice de política de viagens, de cumprir prazos e, principalmente, de se ter um sistema completo e integrado que atenda todas as necessidades da empresa.

Você também precisa definir que tipo de serviço quer contratar. 

Hoje já é possível contar com diferentes modelos e o ideal é considerar alguns pontos antes de decidir:

• Qual sua demanda de viagens corporativas?
• Qual sua demanda com despesas corporativas?
• Você realiza reembolso?
• Tem problemas com aprovação?
• Precisa integrar as viagens e as despesas corporativas?
• Quer ter mais controle das políticas?
• Precisa automatizar a conciliação de faturas?
• Precisa fazer controle de quilometragem?

Cada resposta irá conduzir para o modelo de gestão de viagens ideal para o seu negócio.

Como uma travel tech pode auxiliar sua gestão de viagens?

O mercado de viagens tem exigido cada vez mais novas soluções. As travels techs vieram para otimizar e digitalizar todo o setor de viagens e despesas corporativas!

Entre os principais benefícios de uma travel tech estão:

• maior autonomia
• flexibilidade
• tecnologia 
• e a gestão centralizada, onde os processos estão todos em uma única plataforma.

Isso vai facilitar o controle de despesas e poder fazer com que você trabalhe com múltiplos fornecedores, fazendo o investimento valer a pena e aumentando o ROI. 

A Paytrack, por exemplo, é uma travel tech que pode lhe ajudar a melhorar toda essa gestão. Fale com um de nossos especialistas e mude seu modelo de gestão agora!