Se você atua com gestão de viagens, provavelmente já se deparou com diversos termos de viagens corporativas ao longo da sua rotina. Mas você sabe o que todos eles significam?
O universo das viagens a trabalho é repleto de siglas, termos técnicos e conceitos que podem confundir até os gestores mais experientes.
Desde o planejamento até o relatório de despesas, entender essa linguagem é fundamental para uma gestão de viagens corporativas eficiente, econômica e alinhada com os objetivos da empresa.
Para ajudar nisso, preparamos um dicionário de viagens corporativas completo trazendo os principais termos e ajudar você a navegar com mais segurança e conhecimento por esse setor. Caso você queira se aprofundar ainda mais, fale com nossos especialistas em gestão de viagens e tire todas as suas dúvidas!
Preencha para saber mais sobre a Paytrack
O que é um glossário de viagens corporativas
Um glossário de viagens corporativas é, essencialmente, um dicionário focado nos termos e conceitos do setor de Travel & Expense (T&E). Ele serve como uma ferramenta de consulta rápida para gestores, analistas financeiros, profissionais de RH e, claro, os próprios viajantes.
O objetivo do glossário é, principalmente, padronizar a comunicação e garantir que todos os envolvidos falem a mesma língua.
Ao entender as definições de viagens, tecnologias, serviços e métricas, você consegue tomar decisões mais estratégicas, otimizar o custo de viagens, negociar melhores acordos e garantir que a política de viagens seja compreendida e seguida por todos.
Termos essenciais de passagens aéreas
A compra de bilhetes aéreos é uma das partes mais complexas e custosas de uma viagem corporativa. Por isso, conhecer os termos específicos pode fazer toda a diferença na hora de economizar e evitar surpresas. Confira:
No-show
Também chamados de “bilhetes não voados“, o termo em inglês significa “não comparecimento”. Isso ocorre quando o passageiro com reserva confirmada não se apresenta para o embarque. Geralmente, um “no-show” resulta na perda do bilhete ou na aplicação de multas pesadas para remarcação.
Stopover
Stopover é uma parada voluntária e programada, com duração superior a 24 horas, em uma cidade de conexão antes de seguir para o destino final. Algumas companhias aéreas oferecem essa opção sem custo adicional, permitindo que o viajante conheça um novo local.
Conexão (Layover)
Diferente do stopover, a conexão (ou layover) é uma parada curta e obrigatória no itinerário para troca de aeronave. Neste caso, o passageiro aguarda no aeroporto por um período, geralmente de algumas horas, antes de embarcar no próximo voo.
Tarifa restrita
Este conceito descreve passagens aéreas com preços mais baixos, mas com diversas restrições. Normalmente, não permitem alterações, cancelamentos, ou aplicam multas altas para qualquer modificação. São comuns em companhias low-cost.
E-ticket (Bilhete Eletrônico)
O e-ticket é a versão digital da passagem aérea. Esse bilhete contém todas as informações do voo, como o localizador da reserva, horários e dados do passageiro. Ele substitui o antigo bilhete de papel e é enviado por e-mail após a compra.
NDC (New Distribution Capability)
Este termo é um padrão de comunicação desenvolvido pela IATA (Associação Internacional de Transportes Aéreos) que moderniza a forma como as companhias aéreas distribuem e vendem seus produtos.
Na prática, este formato permite que agências de viagens e plataformas de self-booking acessem pacotes de serviços, assentos específicos e outras ofertas personalizadas, diretamente do sistema da companhia aérea.
Termos de hospedagem utilizados em viagens corporativas
No âmbito da hospedagem, a experiência do viajante e o controle de custos são fundamentais para a empresa. Entender os principais termos do setor hoteleiro para fazer reservas mais adequadas às necessidades da sua viagem.
Check-in / Check-out
Esse é um termo básico, mas vale mencionar. Check-in é o processo de registro na chegada ao hotel para receber as chaves do quarto, enquanto o check-out é o procedimento de saída, quando o hóspede encerra sua conta e devolve as chaves. Os horários para ambos são pré-determinados pelo hotel.
Early Check-in / Late Check-out
Aqui é fundamental ter atenção, pois trata-se de solicitações para entrar no quarto antes do horário padrão (early check-in) ou sair depois do horário estabelecido (late check-out). Geralmente, esses serviços estão sujeitos à disponibilidade e podem ter custos adicionais.
Day Use
O conceito de day use refere-se a uma modalidade de hospedagem que permite ao cliente utilizar o quarto e as instalações do hotel por apenas um período durante o dia, sem pernoite. Este formato é ideal para viajantes que precisam de um local para descansar ou trabalhar entre voos longos.
Tarifa Acordo / Corporativa
A tarifa acordo ou tarifa corporativa é um preço especial negociado diretamente entre a empresa e um hotel ou rede hoteleira. Esses acordos costumam resultar em tarifas mais baixas do que as públicas e podem incluir benefícios extras, como café da manhã ou Wi-Fi gratuito.
No-show (hospedagem)
Assim como nas passagens aéreas, o no-show em hotéis ocorre quando o hóspede com reserva confirmada não aparece na data do check-in. Na maioria dos casos, o hotel cobra o valor integral da primeira diária como penalidade.
Conceitos importantes de políticas de viagens
A política de viagens corporativas é a espinha dorsal da gestão de T&E. Afinal, este é o documento que estabelece as regras e diretrizes que todos os colaboradores devem seguir para viagens. Neste caso, são conceitos importantes:
Política de viagens (Travel Policy)
Como já mencionado, política de viagens é o documento oficial que reúne todas as regras, limites e procedimentos para a solicitação, aprovação e realização de viagens corporativas. Ela abrange desde a escolha de voos e hotéis até o processo de relatório de despesas e reembolso.
Compliance
O termo compliance em viagens corporativas significa estar em conformidade com as regras estabelecidas. Ou seja, refere-se ao cumprimento da política de viagens da empresa.
Duty of Care
Duty of Care é um conceito que fala sobre a responsabilidade moral e legal que a empresa tem de zelar pela segurança e bem-estar de seus colaboradores durante uma viagem a trabalho. Isso inclui monitoramento, fornecimento de informações de segurança e planos de ação para emergências.
Adiantamento de viagem
Adiantamento de viagem nada mais é do que um valor em dinheiro que a empresa adianta ao colaborador para cobrir despesas de viagens projetadas. Após o retorno, o viajante deve prestar contas por meio de um relatório de despesas.
Bleisure (Business + Leisure)
O termo “bleisure” é a tendência de combinar viagens de negócios com atividades de lazer. Muitos profissionais aproveitam a viagem para estender a estadia por alguns dias e explorar o destino, melhorando a experiência do viajante.
Siglas e termos financeiros aplicados em T&E
A gestão financeira é o coração do controle de despesas de viagens. Por isso, entender as siglas e os termos financeiros ajuda a analisar dados, medir resultados e otimizar o orçamento.
T&E (Travel & Expense)
T&E é a sigla para “Viagens e Despesas”. Este termo refere-se a toda a categoria de custos relacionados a viagens corporativas, incluindo passagens, hospedagem, alimentação, transporte local e outras despesas incorridas durante a viagem.
RDV (Relatório de Despesas de Viagem)
Relatório de Despesas de Viagem (RDV) é um documento, físico ou digital, onde o colaborador lista todas as despesas que teve durante a viagem para solicitar o reembolso. Importante destacar que todas as despesas listadas devem ser acompanhadas dos respectivos comprovantes fiscais para serem válidas.
Per Diem / Diária de viagem
A diária de viagem é um valor fixo diário que a empresa paga ao funcionário para cobrir despesas básicas, como alimentação e transporte local, durante a viagem. Esse método simplifica o relatório de despesas, pois não exige a apresentação de todos os comprovantes.
KPI (Key Performance Indicator)
Significa “indicador-chave de desempenho” e representa métricas utilizadas para medir o sucesso da gestão de viagens corporativas. Esses indicadores podem ser, por exemplo: custo médio por viagem, o nível de compliance com a política e o ROI de cada viagem.
MICE
MICE é uma sigla para Meetings (Reuniões), Incentives (Incentivos), Conferences (Conferências) e Exhibitions (Exposições). Ou seja, trata-se da organização deste tipo de evento em grande escala, podendo também acontecer em ocasiões de viagens corporativas.
Cartão corporativo
O cartão corporativo é um tipo de cartão de crédito fornecido pela empresa para que o colaborador pague as despesas de viagens. Por ser interno da empresa, esse método facilita o controle, centraliza os gastos e elimina a necessidade de o funcionário usar seu dinheiro pessoal.
Quer saber ainda mais sobre como o cartão corporativo pode contribuir para simplificar a sua gestão de despesas com viagens corporativas? Baixe agora mesmo a nossa planilha customizável para organizar essas despesas e aproveite!
[https://paytrack.com.br/materiais/planilha-de-gestao-de-despesas-com-viagens/]
Tecnologia em viagens corporativas: termos que você precisa conhecer
A tecnologia transformou a gestão de viagens trazendo mais eficiência, controle e dados para a tomada de decisão. Por isso, a sua equipe precisa estar familiarizada com os principais termos tecnológicos relacionados a isso. Veja:
Self-booking / OBT (Online Booking Tool)
O termo OBT refere-se a plataformas online que permitem que os próprios colaboradores pesquisem, reservem e comprem voos e hotéis, sempre dentro dos parâmetros definidos na política de viagens. Assim, o viajante ganha mais autonomia e o processo se torna mais eficiente.
TMC (Travel Management Company)
Conhecida como agência de viagens corporativas, Travel Management Company (TMC) é uma empresa especializada na gestão completa das viagens de uma organização. Essas agências oferecem suporte, negociação com fornecedores, tecnologia e consultoria estratégica.
Cartão VCN
O Virtual Card Number (VCN) é um cartão virtual que funciona como um cartão físico, com número, data de validade e código de segurança. Este recurso pode ser utiizado no cenário dos cartões corporativos para casos que demandam maior necessidade de segurança, visto que, com eles, não é preciso compartilhar o cartão físico.
Emissão de carbono / Sustentabilidade
Este conceito refere-se à medição e ao gerenciamento do impacto ambiental das viagens corporativas. Atualmente, muitas empresas buscam formas de reduzir sua pegada de carbono, optando por voos mais diretos, hotéis com selos de sustentabilidade ou compensando as emissões.
Experiência do viajante (Traveler Experience)
Conceito que coloca o bem-estar, a segurança e a satisfação do colaborador no centro da gestão de viagens. Uma boa experiência do viajante contribui para a retenção de talentos e o aumento da produtividade.
GDS (Global Distribution System)
GDSs são sistemas globais que consolidam o inventário de voos, hotéis e locadoras de veículos do mundo todo, permitindo que agências de viagens e OBTs acessem e comparem as opções em tempo real.
Políticas inteligentes
Políticas inteligentes são versões digitais e automatizadas da política de viagens, configuradas dentro de uma plataforma de gestão. Elas aplicam as regras em tempo real durante o processo de reserva, bloqueando ou sinalizando opções fora da conformidade.
A Paytrack oferece uma plataforma completa para gestão de viagens corporativas que transforma a sua experiência de gestão e a experiência dos seus colaboradores. Fale com nossos especialistas e agende uma demonstração!
