Sourcing e procurement são duas etapas fundamentais nos processos de compras corporativas. E, quando a jornada de compras envolve fornecedores de hospedagem, passagens aéreas, transporte, alimentação e seguro viagem, o sourcing e o procurement têm impacto direto nas viagens corporativas.
Mas, afinal, o que é sourcing e procurement? Para que servem? Como funcionam dentro da jornada de compras? E qual o seu papel na gestão de viagens corporativas? Este conteúdo tem as respostas para essas questões, que com certeza terão muita utilidade no processo de compras da sua empresa.
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O que é sourcing e qual seu papel estratégico
O sourcing é a primeira etapa do processo de compras com fornecedores. É a etapa anterior à compra em si. É uma fase estratégica, que tem como objetivo identificar, avaliar, selecionar e gerenciar os fornecedores que sejam capazes de atender às necessidades da empresa com relação ao custo, qualidade, prazos, confiabilidade, riscos e técnica. Essa etapa envolve:
- Pesquisa, mapeamento e seleção de fornecedores;
- Análise de dados;
- RFI (Request for Information)/RFP (Request for Proposal)/RFQ (Request for Quotation): envio de solicitações formais para avaliar os fornecedores com relação a informações sobre preços, por exemplo;
- Due Diligence de fornecedores: procedimento que envolve investigar e analisar riscos, valores ou retornos ao comprar com fornecedores;
- Negociação estratégica: muitas vezes pode ser feita por um consultor de viagens, a pessoa que tem contato direto com companhias aéreas, hotéis, empresas de aluguel de carros e outros fornecedores. Negociar é essencial para conseguir boas condições de tarifas, e reduzir os custos de uma viagem corporativa;
Portanto, se executado de maneira correta, o sourcing ajuda as empresas a encontrarem os melhores fornecedores para o seu negócio, garantindo melhor estabilidade financeira, melhoria na qualidade dos produtos e serviços, e economia nos custos com as compras.
O que é procurement e por que essa área é essencial
O procurement é a etapa operacional dos processos de compras corporativas. É nessa fase que tudo que foi decidido no sourcing é concretizado, ou seja, é a fase operacional, responsável pela execução das compras, desde a requisição até o pagamento.
O procurement transforma o planejamento em execução, une a estratégia à operação. As atividades envolvem emissão de pedidos, recebimento, pagamento de fornecedores e controle de notas fiscais.
Sourcing vs. procurement: diferenças e complementaridades
Sourcing e procurement são duas etapas essenciais nos processos de compras corporativas. Já falamos o que é sourcing e o que é procurement, agora vamos entender suas diferenças e também complementaridades.
Diferenças entre sourcing e procurement
O sourcing é a etapa mais estratégica, que envolve pesquisa, mapeamento, coleta de dados e análises de desempenho. O foco dessa etapa é o planejamento da compra, para garantir benefícios de custo, qualidade e economia no processo de aquisição de produtos ou serviços.
Diferente do sourcing, que prepara o terreno da jornada de compra, o procurement realiza as operações que envolvem a realização das compras. Deste modo, enquanto o foco do sourcing é estratégia, qualidade e custo-benefício, o foco do procurement é o processo, controle e prazos.
Complementaridades
Embora sejam diferentes, o sourcing e o procurement são complementares. Com um sourcing estratégico e bem estruturado, o procurement é capaz de atender a demandas complexas. Da mesma maneira, com um procurement bem organizado, tudo o que foi planejado no sourcing pode ser executado sem falhas.
Portanto, para ter um ciclo de compras completo e otimizado, o chamado procurement cycle, ciclo que abrange toda a jornada de completas, desde a identificação das necessidades de um produto ou serviço até o controle de notas fiscais para auditoria.
Como funciona a jornada completa de compras em uma empresa
A jornada de compras corporativas, ou o procurement cycle, como já mencionamos, é dividida em etapas, que são:
Identificação da necessidade
Primeiro, antes de dar início ao sourcing, é preciso identificar as necessidades da empresa e entender quais bens ou serviços irão atender a essas demandas. Os produtos ou serviços podem ser internos (materiais que o negócio precisa para funcionar), ou externos (materiais ou serviços necessários apenas em momentos pontuais).
Pesquisa, mapeamento e seleção de fornecedores
Em seguida, damos início à primeira fase do sourcing, que consiste em pesquisar, mapear e selecionar os fornecedores. O setor de compras deve identificar os melhores fornecedores, considerando fatores como qualidade, prazos, confiabilidade, riscos e técnica.
Além disso, essa etapa também pode incluir o RFI (Request for Information), RFP (Request for Proposal) e o RFQ (Request for Quotation) para obter informações relevantes na seleção.
Finalmente, outro procedimento relevante nessa fase é o due diligence, que envolve a investigação, análise de riscos, valores ou retornos ao executar compras com os fornecedores.
Negociação estratégica
Com a lista dos fornecedores escolhidos, a próxima ação é negociar os termos do contrato. Negociação de contrato é essencial para conseguir os melhores preços, que sejam justos tanto para os fornecedores quanto para a empresa.
Ademais, negociar é uma oportunidade para obter termos de pagamento adicionais que sejam vantajosos para a empresa, como descontos dinâmicos ou supply chain finance (financiamento da cadeia de abastecimento).
Realização da compra
Uma vez que os termos do contrato foram definidos, o próximo passo é realizar a compra.
Nessa fase do procurement, o setor de compras deve preparar, finalizar e solicitar a compra. Esse pedido é um documento que deve conter:
- A descrição do produto ou serviço;
- Custos totais;
- Quantidade;
- Aprovação do workflow (fluxo de trabalho);
- Número de referência;
- Acordo dos termos de pagamento;
- Outras informações necessárias.
Notas fiscais e pagamento dos fornecedores
Posteriormente à finalização da compra, o fornecedor deve enviar à empresa a nota fiscal contendo o preço acordado e instruções acerca do pagamento.
Recebimento dos produtos ou serviços
Em sequência, a empresa deve receber o pedido dentro do prazo estabelecido. É recomendado checar mais de uma vez se o pedido solicitado foi entregue corretamente, pois se alguma coisa estiver faltando, esse é o momento para contactar o fornecedor e notificá-lo do problema.
Controle das notas fiscais
Finalmente, a última e não menos importante etapa do processo de compra é o controle das notas fiscais. É uma parte fundamental gerenciar e controlar todas as notas fiscais para ter um melhor controle sobre as despesas da empresa.
Uma forma de aprimorar a gestão das notas fiscais é automatizando o processo. Na plataforma de gestão de despesas corporativas da Paytrack, utilizamos o sistema de OCR para leitura de notas fiscais, que extrai automaticamente dados como CNPJ do fornecedor, data de emissão, valor total e descrição dos itens. Além de tudo, essas informações são inseridas diretamente no sistema financeiro da empresa.
O papel de dados, compliance e governança nos processos de compras
Sourcing e procurement só podem funcionar de forma integrada se as informações entre as equipes responsáveis por cada um estiverem alinhadas. O sourcing precisa transmitir os dados completos para o procurement, e este deve ter controle sobre o registro dos pedidos, notas fiscais e entregas. Por isso, os dados são uma parte essencial do processo de compras.
Já com relação ao compliance, é responsabilidade de quem cuida do procurement garantir que as operações estejam em conformidade com a política de de despesas e de viagens corporativas da empresa. Quando bem executado, o procurement evita retrabalho, e perdas financeiras. Ainda, quando automatizado e integrado a ferramentas de gestão de despesas e de viagens corporativas, o procurement oferece melhor controle financeiro, e controle sobre políticas violadas.
Por fim, quando o processo de compras funciona, a empresa consegue visualizar todo o ciclo de forma integrada. Com boas práticas de governança, como se refere o Código das Melhores Práticas de Governança Corporativa do IBCG (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa), o nível de confiabilidade na relação com fornecedores e dentro da empresa, tem mais chances de aumentar.
Como sourcing e procurement impactam viagens corporativas
Sourcing e procurement têm impacto direto na gestão de viagens corporativas. A pesquisa de fornecedores ajuda a reduzir custos, e quando realizada por um consultor ou um agência de viagens tem ainda mais potencial. É papel do sourcing investigar fornecedores que ofereçam as melhores condições de hospedagem, passagens aéreas, transporte, alimentação e seguro viagem.
Da mesma forma, o alinhamento à política de viagem corporativa da empresa, responsabilidade do procurement, é outro ponto importante na gestão de despesas. Dentro dessa política, o gestor pode definir os prazos de solicitação, níveis de aprovação, processo interno para gestão da viagem, entre outras informações que contribuem para se estabelecer um processo mais organizado e dessa forma otimizar os recursos financeiros.
Além desses dois fatores, também a gestão de notas fiscais é fundamental para o controle sobre as despesas realizadas com as viagens corporativas. Esse gerenciamento, parte da etapa do procurement, faz parte do processo de prestação de contas de viagens corporativas, e é crucial na organização e categorização de despesas, facilitando a identificação de padrões de gastos, com base nos indicadores de viagens corporativas.
Todos esses processos de sourcing e procurement garantem transparência financeira, controle de gastos e conformidade com as políticas e diretrizes estabelecidas pela organização.
Como a Paytrack apoia processos de compras ligados a viagens e despesas
A Paytrack ajuda as empresas no controle e monitoramento das finanças, na segurança e compliance, na transparência e precisão da gestão de despesas, na agilidade dos processos e na otimização dos recursos da sua empresa.
Dentro das plataformas de gestão de despesas e de viagens corporativas, a sua empresa consegue:
- Visualizar as finanças de forma estratégica com os relatórios gerenciais e muitas opções para identificar tendências e tomar melhores decisões;
- Centralizar e automatizar pagamentos relacionados a despesas corporativas (viagens, mobilidade, alimentação, hospedagem);
- Integrar a gestão de pagamentos com ERPs e sistemas financeiros;
- Oferecer segurança, controle e compliance nos pagamentos realizados.;
- Facilitar conciliação financeira e auditoria dos pagamentos a fornecedores;
- Melhorar a eficiência operacional no processo de contas a pagar.
Na mesma plataforma, é possível realizar diversos tipos de pagamentos (cartão, pix, boleto), facilitando na hora de pagar os fornecedores e atender às suas diferentes necessidades. Fora isso, a Paytrack permite:
- Integrar cartões corporativos tradicionais, cartões virtuais, e VCN externos da sua empresa;
- Integrar com ERPs e sistemas financeiros para pagamentos;
- Controlar por centro de custo, tipo de despesa e colaborador;
- Rastrear os gastos de forma automatizada;
- Conciliar pagamentos com lançamentos de despesas automaticamente.
A Paytrack é destaque no mercado por entregar uma experiência incomparável de integração de ges†ão de despesas e viagens corporativas. Faça uma demonstração gratuita da Paytrack e confira na prática como funciona essa integração.
