Política de cartão corporativo: como construir uma?

Se a sua empresa não possui uma política de cartão corporativo, precisamos te falar que ela corre sérios riscos financeiros e de compliance!

Quando o assunto é o uso de um cartão corporativo, pode até parecer que se refere a algo sem limites ou até mesmo um tipo de luxo que uma empresa pode oferecer para o seu colaborador. Entretanto, trata-se de um recurso financeiro essencial  que ajuda a evitar muitas dores de cabeça.

É graças a ele que as empresas conseguem ter um maior controle sobre os gastos em viagens corporativas, além de da possibilidade usufruírem de seus inúmeros benefícios e vantagens.

Mas para que as coisas funcionem da devida forma sem que fujam do planejado, a política de uso é algo imprescindível. Principalmente para que não haja o uso indevido dele, acarretando problemas e prejuízos financeiros.

Se a sua maior dúvida é conseguir entender como construir uma política de uso do cartão corporativo para sua empresa, não se preocupe! Neste artigo, nós te ensinaremos o que deve ter, como aplicar e como um cartão pré-pago pode te auxiliar nesse controle. Então, aproveite e tenha uma boa leitura!

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O que é um cartão pré-pago corporativo?

O cartão pré-pago corporativo é um recurso financeiro indispensável para as empresas, principalmente para aquelas que lidam com um grande volume de viagens corporativas.

Ele funciona como um cartão de crédito comum, no entanto, a principal diferença é que ele precisa ser carregado previamente com um valor específico. Ou seja, o usuário do cartão só poderá utilizar o valor disponível pela empresa.

Deste modo, o cartão pré-pago corporativo é amplamente utilizado por empresas que buscam maior controle e flexibilidade na gestão de despesas. Afinal, ele permite definir limites de gastos e monitorar as transações em tempo real.

Em consequência disso, o cartão corporativo também oferece uma camada extra de segurança e simplifica a prestação de contas. Isso porque cada transação é registrada automaticamente e pode ser integrada aos sistemas de gestão da empresa.

Por fim, vale a pena lembrar que o cartão pré-pago corporativo reduz a necessidade de processos manuais e elimina a complexidade dos reembolsos tradicionais. Logo, tanto os gestores quanto colaboradores são beneficiados.

Aproveite para ler o artigo sobre Agência de viagens corporativas: como encontrar a melhor opção?

O que é uma política de cartão corporativo? 

A política de uso de cartão corporativo nada mais é do que um conjunto de regras estabelecidas pela empresa que possuem o objetivo de declarar os termos e condições de uso do cartão.

Ou seja, ela é a responsável por definir, por exemplo, as limitações e responsabilidades, além de explicar os tipos de infrações e qual o processo de ação disciplinar deve ser tomado caso essas normas sejam ignoradas. 

Neste momento, a criação de uma política clara e bem documentada é essencial para evitar problemas, como gastos desnecessários e fraudes. Por isso, deve-se investir em comunicação e treinamentos para que todos os colaboradores saibam como utilizar o cartão corporativo.

A política de cartão corporativo, então, ajuda a garantir que todos os funcionários, principalmente aqueles que estão em uma viagem corporativa, sigam as mesmas regras, contribuindo para o bom funcionamento financeiro da empresa.

Como uma política de cartão corporativo pode ajudar a evitar fraudes?

As fraudes no ambiente corporativo não se restringem apenas a grandes corrupções. Ou seja, pequenos desvios de conduta ou atos que burlam o sistema também podem acabar gerando um prejuízo grande a longo prazo.

De acordo com o Instituto dos Auditores Independentes do Brasil (Ibracon), empresas chegam a perder até 5% do seu faturamento devido a fraudes cometidas.

Sendo assim, estabelecer uma política clara e objetiva é uma ótima forma de inibir que situações como a utilização de serviços não autorizados, o extravio de comprovantes ou até mesmo a utilização para despesas pessoais não aconteçam.

Uma ótima forma também de assegurar que operações e práticas irregulares não estejam acontecendo é a realização de uma auditoria interna. Assim, caso seja identificado algum indício de fraude, é possível agir antes que ela gere um problema maior.

Além disso, é importante garantir que os colaboradores estejam cientes das suas responsabilidades. Por exemplo, quando a política exige a prestação de contas detalhada, cada colaborador entende que seu uso será analisado. Isso aumenta a transparência e desestimula práticas fraudulentas.

O que deve ter em sua política de cartão corporativo?

Uma política de cartão corporativo deve ser clara e abrangente a fim de garantir o uso correto dos recursos financeiros da empresa. Com isso, ela precisa incluir diretrizes específicas que ajudem os colaboradores a entender como utilizar o cartão e em quais circunstâncias.

Dessa maneira, ela deve ser facilmente acessível e compreendida por todos os colaboradores. Quanto mais detalhada e bem estruturada, maior será sua eficiência no controle das despesas e na prevenção de abusos.

A seguir, confira conosco 5 pilares fundamentais que não podem faltar em uma política de cartão corporativa de sucesso:

1. Despesas autorizadas e não autorizadas

O número um de qualquer política! Neste caso, as despesas autorizadas podem variar de acordo com a finalidade de cada negócio. Entre os exemplos mais comuns que podem ser pagos com o cartão corporativo, estão:

• Hospedagens;
• Passagens de avião;
• Alimentação;
• Serviço de deslocamento.

Em contrapartida, as despesas não autorizadas também devem constar de forma clara para que não haja possíveis futuras confusões, mesmo que seja algo minucioso.

Despesas pessoais ou que não possuem relação direta com o trabalho devem ser expressamente proibidas. Por isso, especificar essas categorias ajuda a evitar confusões e possíveis abusos, além de garantir maior controle sobre os gastos.

2. Limites de gastos

Essa é uma ótima forma de evitar gastos excessivos! Dessa forma, ao ter pré-estabelecido limites para os gastos, o colaborador tem consciência do quanto e até que ponto ele pode utilizar o cartão em suas viagens.

Por exemplo, caso ele tenha a autorização de realizar a reserva em um hotel padrão enquanto está em uma viagem corporativa, tendo o teto de gasto que pode ser utilizado, ele não investirá o dinheiro da empresa em uma suíte na cobertura.

Além disso, é possível estabelecer o limite de gastos que pode ser utilizado para as refeições, translado, passagens, entre outros.

3. Acesso autorizado ao cartão

A política também deve determinar quem tem direito ao uso do cartão corporativo na empresa. Na maioria das vezes, apenas funcionários de determinadas funções, como gerentes e diretores, têm acesso ao cartão. 

Ao limitar o número de usuários que podem utilizar o cartão corporativo de uma organização, facilita-se o seu controle e, consequentemente, obtém-se maior compliance..

Uma ótima forma de ter um controle maior sobre o uso é a criação de um termo de responsabilidade do uso de cartão de crédito corporativo onde antes de qualquer viagem, o funcionário se comprometa a utilizá-lo da forma adequada seguindo as normas estabelecidas.

Dessa forma, a empresa tem a confirmação do conhecimento por parte do colaborador sobre a política de uso e garante que ele, ao não segui-lá, está ciente das penalizações.

4. Processo de prestação de contas

Além de todas as regras que os colaboradores devem seguir durante o processo da viagem, é essencial que a política também explique como o processo de prestação de contas deve ocorrer. Neste momento, é importante levar alguns fatores em consideração, como por exemplo:

• A política deve definir de que forma os colaboradores devem realizar os reembolsos;
• A empresa deve definir a periodicidade para a realização e entrega dos relatórios de prestação de contas;
• É necessário determinar quem deve ter conhecimento disso e por qual meio essa informação será encaminhada;
• Ter uma política de reembolso já estabelecida e clara também facilita muito para a criação de regras do uso do cartão.

Além disso, a empresa pode estabelecer um sistema de auditoria para garantir que os colaboradores sigam as regras. Esse processo permite a identificação de qualquer irregularidade no uso dos cartões, proporcionando maior transparência.

5. Ações disciplinares para o uso incorreto

De nada adianta estabelecer todas as normas se os colaboradores não as obedecerem. Portanto, é imprescindível que a política descreva o que deve ser feito e quais as penalidades caso alguém descumpra essas regras.

Nesta etapa, é necessário definir com precisão cada penalidade para uma determinada ação. Isso porque existem graus diferentes do uso incorreto, podendo ir desde uma ação disciplinar menor até medidas cabíveis mais firmes de acordo com a gravidade. 

Sendo assim, é importante que uma assessoria jurídica tome a melhor ação para evitar qualquer tipo de erro.

Como aplicar a política de cartão corporativo?

Depois de entender a sua importância, chegou o momento de implementar a política de cartão corporativo. Aplicar a política de forma eficaz garante que os colaboradores sigam as regras e mantenham os gastos da empresa sob controle.

Para isso, é preciso criar uma comunicação clara, monitoramento constante e revisões periódicas. Veja a seguir os principais passos para garantir o sucesso na aplicação da política:

• Comunique a política a todos os colaboradores;
• Defina responsáveis pelo monitoramento;
• Implemente um sistema de auditoria regular;
• Estabeleça canais para reportar irregularidades;
• Revise a política periodicamente;
• Aplique penalidades quando necessário.

Para garantir que a política de cartão corporativo seja eficaz, é essencial que sua aplicação seja contínua e rigorosa. Sendo assim, leve em consideração cada uma das etapas citadas acima e ganhe eficiência e compliance.

Como um cartão pré-pago corporativo pode auxiliar nesse controle?

Um cartão pré-pago corporativo pode ser uma excelente ferramenta para auxiliar no controle de despesas. Afinal, ele oferece limites claros e uma gestão em tempo real sobre os gastos feitos pelos colaboradores.

Uma das suas principais vantagens é justamente o valor já definido pela empresa para cada colaborador ou setor gastar todos os meses. Com isso, evita-se ter futuras surpresas, já que o crédito vai diminuindo de acordo com que ele vai sendo utilizado, além do setor responsável conseguir acompanhar e monitorar os gastos enquanto eles acontecem.

Portanto, o cartão pré-pago é a peça-chave para uma política de cartão corporativo eficiente. Com a opção do pré-pago da Paytrack, a sua empresa terá a garantia do uso correto do dinheiro da empresa de forma correta. Ele possui chip, senha e restrições de uso, possibilidade de transferência de saldo e histórico de solicitações, entre muitos outros benefícios. 

Para conhecer, basta falar com um de nossos especialistas! Ter o controle dos seus gastos nunca foi tão fácil.