O processo da Química Nova Brasil para economizar em viagens

A Química Nova Brasil é uma empresa com mais de uma década de atuação, sendo uma das principais marcas do mercado em soluções químicas, com foco em insumos destinados ao setor de papel e celulose, e produtos destinados ao agronegócio. Neste cenário, as viagens a negócios para realizar vendas, assistência técnica e acompanhar demandas de clientes são constantes. 

Com cerca de 25 representantes, a empresa precisava aprimorar sua gestão de despesas de viagens. Em meio a muitas planilhas, os gastos estavam fugindo do controle e a  necessidade de acompanhamento em tempo real era iminente. A empresa definiu que precisava de uma solução para otimizar processos, a fim de gerar economia, transparência e melhores decisões gerenciais.

Solução com tecnologia e inovação para a gestão de despesas e viagens

A inovação já é uma prática empregada nos processos de manufatura da Química Nova Brasil e a companhia entendeu que a tecnologia deveria fazer parte não só do desenvolvimento do seu produto, mas também como ferramenta interna de gestão. Para contribuir com este cenário, a Paytrack emergiu como a solução adotada para auxiliar na organização e gestão das despesas com viagens corporativas. 

Com uma estimativa inicial de 25 usuários, número que dobrou com pouco mais de 40 dias de utilização da plataforma, a empresa aderiu ao uso do Paytrack Card para substituir o modelo antigo de cartão de benefícios. A partir do uso do cartão corporativo, passou a controlar melhor as despesas com viagens, aprimorando a gestão de quilometragem dos colaboradores e o controle de despesas por categoria. 

O Coordenador de Custos da Nova Brasil, Victor Leal, é quem controlava as planilhas e as despesas. Com informações dispersas, ele tinha dificuldade na gestão de dados que ajudasse na tomada de decisão e entendeu que esta realidade precisava ser modernizada. “No cenário anterior tínhamos despesas feitas com cartão, reembolsos em conta pessoal dos colaboradores e ainda faturamento direto para empresas”, relembra.

A partir da implantação da Paytrack, a organização começou a trabalhar com limites para a realização da prestação de contas, otimizando tempo e adequando valores. “Hoje estamos no paraíso, sabendo onde e com o que o dinheiro está sendo gasto. A quantidade de relatórios mensais subiu de aproximadamente 400, para 4 mil, em apenas cinco meses de integração da Paytrack com o ERP da empresa”, apontou o coordenador.

Controle e gestão que promovem economia

Com a adesão a serviços como plataforma de viagens e Paytrack Card, as despesas com abastecimento, hospedagem, alimentação, eventos sociais e passagens da Nova Brasil estão todas integradas. 

O colaborador tem a liberdade de escolher sua hospedagem, pesquisando e reservando a opção mais adequada a sua necessidade na plataforma Travel. Ou ainda utilizando o cartão corporativo para o pagamento direto na hospedagem. Independente da forma, todas as despesas de viagens passam pela Paytrack. 

Para alcançar o fluxo de aprovações estruturado que possui hoje, a indústria química precisou revisar suas políticas de despesas e viagens. Esse processo facilitou o estabelecimento das atuais hierarquias parametrizadas no sistema, garantindo compliance e agilidade.

Com a tecnologia embarcada na plataforma, os gestores acompanham o painel gerencial de relatórios, por meio do qual conseguem identificar, por exemplo: 

“Com o controle manual como era feito, ficava mais difícil ter esses dados. Mas com a integração, o número sai automático”, comemora Victor. 

Após a implantação da solução Paytrack, a Nova Brasil conseguiu enxergar excessos, ajustar a rota dos gastos, e assim obter uma redução de cerca de 35% nas despesas com viagens a negócios. A melhoria do controle se deu nos detalhes, aprimorando, por exemplo, o conhecimento de consumos específicos de despesa por categoria, como alimentação e combustível. Essa prática permitiu que a empresa coordenasse um trabalho interno de orientação personalizada com os vendedores que porventura excediam os limites. 

Visualização completa e transparência total

Com acesso a relatórios que mostram o valor total da despesa, sua categoria, o centro de custo, o responsável pela aprovação, a conferência e ainda a validação final dos valores gastos conforme as alçadas definidas, Victor comemora que o processo ficou mais transparente, fácil de controlar e auditável. E ressaltou ainda que considera útil para este processo a funcionalidade que possibilita a visualização da foto do ticket associado a cada um das despesas cadastradas na plataforma.

A experiência de implantação da solução Paytrack

A Nova Brasil buscava uma ferramenta que possibilitasse um real controle dos gastos, das despesas que eram feitas. No início da implementação, desenvolveu junto às equipes ações de orientação sobre as melhores práticas de uso da plataforma. 

Conforme os colaboradores se habituaram ao uso da Paytrack e os processos foram sendo seguidos, as regras foram implementadas ou flexibilizadas, de acordo com a necessidade. Alterações no limite de crédito e estabelecimento de prazos para a prestação de contas foram algumas delas. 

“Trabalhamos para que nosso funcionário entendesse que a notinha é um documento. Então, se perder um documento, terá que responder por ele. Fomos orientando conforme as situações foram surgindo”, relatou o coordenador. 

O uso do cartão precisou ser reforçado como prerrogativa para o pagamento de despesas de viagens. Assim, adiantamento sem prestação de contas correspondente, ou reembolsos em conta corrente, não seriam mais práticas adotadas. 

No início, cerca de 80% das prestações eram devolvidas com orientação para ajustes e correções. Atualmente o processo é bem mais intuitivo para o time e as aprovações são feitas, inclusive, direto no aplicativo. 

Flexibilidade na movimentação de valores

Com o Paytrack Card, a Química Nova Brasil percebeu a flexibilidade que o meio de pagamento oferece para a gestão das despesas corporativas. O coordenador de custos da empresa compartilhou sua experiência em atender situações inusitadas de viajantes em momentos mais complexos, como um fim de semana no qual um colaborador está em viagem de trabalho. 

Com a versatilidade da plataforma, ele transfere saldos entre usuários do cartão e faz aportes de valores para colaboradores que tenham zerado seu limite, sem comprometer o fluxo de caixa da empresa.

Uso internacional do cartão corporativo

A empresa faz uso do Paytrack Card na América Latina. Com um colaborador que atua no Chile, o cartão corporativo faz parte da rotina de trabalho e viagens do representante. Utilizado desde a aquisição de aéreo até pagamentos diversos com o cartão físico, o Paytrack Card funciona normalmente fora do país. “Houve um receio inicial, mas a plataforma mantém suas funcionalidades, sem barreiras de uso. Além do que, durante a implantação tivemos todo o suporte da Paytrack, o que favoreceu todo o processo”, concluiu Victor. 

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