Principais erros e o que evitar em viagens de trabalho

Uma viagem de trabalho pode ser uma oportunidade incrível de crescimento, networking e até de quebrar a rotina. Saber o que evitar em viagens de trabalho não é apenas sobre seguir regras, mas sobre garantir que a experiência seja produtiva, tranquila e sem estresse financeiro.

Desde o planejamento até a prestação de contas, existem erros comuns que podem transformar uma viagem corporativa em um labirinto de retrabalho e mal-entendidos. 

Este guia foi criado para ajudar você a navegar por esse processo de forma inteligente, protegendo seu tempo e o orçamento da empresa. Aproveite!

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O que evitar em viagens de trabalho: por que isso protege você e a empresa

Os problemas em viagens corporativas não acontecem por má-fé, mas por falta de clareza. Quando uma empresa não tem uma política de viagens bem definida, com critérios, alçadas de aprovação e um fluxo simples para registrar despesas, o espaço para dúvidas e erros aumenta.

Os benefícios de entender os comportamentos para evitar em viagem a trabalho podem ser observados em todas as esferas.

Para o colaborador, significa ter um reembolso de viagens rápido, evitar gastar dinheiro do próprio bolso indevidamente e focar no que realmente importa: o objetivo da viagem. Para a empresa, por outro lado, ter essas diretrizes claras garante um melhor controle de despesas em viagens, compliance e previsibilidade orçamentária.

Em resumo, uma boa gestão de viagens corporativas protege os dois lados, transformando o processo de prestação de contas em uma simples formalidade, e não em um campo de batalha.

Confira em nosso guia, então, o que fazer para evitar esses possíveis erros em viagens de trabalho desde o planejamento, passando pela viagem em si até as etapas de prestação de contas no pós-viagem.

1. Antes da viagem: 5 comportamentos para evitar no planejamento

A base para uma viagem corporativa de sucesso é construída muito antes do embarque. Por isso, é muito importante prestar atenção aos erros na fase de planejamento de viagens a negócios. Eles são os que mais geram custos extras e imprevistos. 

Aqui estão os principais pontos a evitar:

1. Deixar para a última hora: reservar voos e hotéis em cima da hora quase sempre resulta em preços mais altos e menos opções de escolha, podendo forçar você a ficar em locais distantes ou inadequados.
2. Montar um itinerário vago: não pesquisar o que há disponível no local ou não planejar os deslocamentos entre aeroporto, hotel e locais de reunião são erros clássicos no quesito mobilidade corporativa. Evite subestimar o trânsito e o tempo necessário para cada atividade.
3. Não checar a documentação: esquecer de verificar a validade do passaporte, a necessidade de visto ou a data de vencimento da CNH pode cancelar a viagem antes mesmo de ela começar.
4. Não alinhar o objetivo da viagem: viajar sem ter clareza sobre as metas, o orçamento disponível e as expectativas do seu gestor pode levar a decisões desalinhadas e resultados frustrantes.
5. Ignorar a necessidade de um plano B: voos atrasam, reuniões são canceladas e outros imprevistos podem ocorrer. Não ter um contato de emergência da empresa ou um plano alternativo para esses cenários em viagens corporativas pode gerar um estresse desnecessário.

Dica bônus: evite viajar sem entender a política

A política de viagens da empresa é sua maior aliada. Ignorá-la é um dos maiores erros em viagens corporativas. Essa diretriz define o que pode e o que não pode ser feito, como limites de gastos com alimentação, categorias de hotéis permitidas, regras para aluguel de carros e o uso do cartão corporativo.

Aqui é fundamental ter consciência de que exceções acontecem. Um jantar com um cliente importante pode ultrapassar o limite diário de gastos, por exemplo. O problema não é a exceção em si, mas a falta de registro e aprovação prévia. Portanto, sempre que precisar de uma exceção, comunique seu gestor.

2. Durante a viagem: 8 comportamentos que mais geram ruído

Quando tudo já está organizado e chega o momento da viagem, ainda assim não dá para perder o foco. O período da viagem em si exige atenção aos detalhes e uma postura profissional constante. Afinal, você está representando a sua empresa.

A seguir, confira os comportamentos que devem ser evitados em viagens a trabalho – e como corrigir rápido caso aconteçam.

1. Misturar despesas corporativas e pessoais: usar o cartão da empresa para um gasto pessoal ou vice-versa complica a prestação de contas. A gestão de despesas em viagens é, então, um ponto crítico. Para garantir um reembolso de viagens ágil e sem estresse, evite:
   • Pagar despesas de colegas: isso cria confusão na hora de alocar os custos. Cada colaborador deve ser responsável por suas próprias despesas.
   • Guardar recibos de papel no bolso: eles amassam, apagam e se perdem. Fotografe ou salve digitalmente cada comprovante imediatamente após o gasto.
   • Aceitar recibos sem informações claras: um comprovante sem data, CNPJ do estabelecimento ou descrição do serviço pode ser invalidado pelo financeiro.
   • Misturar itens pessoais e corporativos na mesma nota: peça notas separadas para facilitar a comprovação do que é despesa corporativa.
2. Redes sociais e reputação: em um mundo conectado, sua presença online é uma extensão da sua imagem profissional. Por isso, durante uma viagem de negócios, evite postar:
   • Fotos ou comentários sobre clientes e reuniões: isso pode ser visto como quebra de confidencialidade.
   • Conteúdo excessivamente informal ou festivo: fotos em bares ou festas podem passar uma impressão errada sobre o foco da sua viagem.
   • Reclamações sobre a viagem, o hotel ou a companhia aérea: resolva esses problemas de forma privada e profissional. Expor a situação publicamente pode prejudicar a imagem da sua empresa.
3. Não comunicar imprevistos: atrasos em voos ou cancelamentos acontecem, mas não avisar a empresa e os clientes sobre isso pode gerar problemas maiores.
4. Exceder o orçamento sem justificativa: gastar além do limite aprovado sem uma boa razão e sem comunicação prévia é um grande erro que deve ser evitado.
5. Ignorar a etiqueta local e profissional: esquecer que se está em um ambiente de negócios, seja em um jantar com clientes ou em reuniões.
6. Descuidar da segurança: deixar o notebook da empresa desacompanhado ou andar por áreas perigosas, por exemplo, coloca você e os ativos da empresa em risco.
7. Usar roaming internacional sem critério: ativar os dados móveis no exterior sem verificar o plano corporativo pode gerar uma conta altíssima e provocar um rombo no orçamento.
8. Agir como se estivesse de férias: flexibilizar horários, pular compromissos ou focar apenas no lazer são comportamentos inadequados.

Dica bônus: dress code, postura e contexto

Além dos comportamentos mencionados anteriormente, um dos erros mais sensíveis em viagens corporativas é confundir a flexibilidade de estar fora do escritório com a liberdade das férias. Lembre-se: você é a imagem da empresa. A etiqueta em viagens corporativas exige uma postura profissional constante.

Para fugir desse problema, evite usar roupas inadequadas para os compromissos, mesmo que o clima seja convidativo. 

Mantenha a pontualidade e o foco nos objetivos da viagem, veja que um happy hour com um cliente ainda é um evento de trabalho. Manter a consciência do contexto protege sua imagem e a da companhia.

3. Pós-viagem: o que evitar no fechamento

A viagem terminou, mas o processo ainda não. A prestação de contas é a etapa final e precisa ser tratada com a mesma seriedade. Para isso, evite os seguintes erros:

• Procrastinar o envio do relatório de despesas: deixar o preenchimento para depois só aumenta a chance de esquecer detalhes ou perder comprovantes. Assim, o ideal é preencher o relatório diariamente durante a viagem.
• Entregar informações incompletas: enviar um relatório sem as justificativas para cada gasto ou com comprovantes ilegíveis gera retrabalho para você e para a equipe financeira.
• Não explicar despesas excepcionais: se você precisou fazer um gasto fora da política (com aprovação prévia), não deixe de documentar a justificativa claramente no relatório.

Atrasos e informações incompletas são os principais vilões do reembolso rápido. Quanto mais claro e completo for seu relatório, mais rápido o processo será concluído.

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<h2> Tecnologia e recursos para viagens

Felizmente, hoje em dia atecnologia é uma grande aliada na gestão de viagens corporativas. Ferramentas modernas, como a Paytrack, ajudam a evitar muitos dos erros citados, automatizando processos e garantindo o compliance com a política de viagens da empresa.

A Paytrack é uma plataforma completa de gestão de despesas e viagens que possibilita à sua empresa:

• Fazer reservas de voos e hotéis já dentro da política da empresa.
• Digitalizar recibos com a câmera do celular, extraindo os dados automaticamente.
• Preencher relatórios de despesas em tempo real, com apenas alguns cliques.
• Utilizar meios de pagamento corporativos que simplificam o controle de gastos.

Para os gestores, essas soluções oferecem uma visão centralizada dos gastos, facilitam a aprovação de despesas e garantem que todo o processo, do planejamento ao reembolso, seja fluido e transparente.

Além disso, a plataforma oferece um agente de inteligência artificial para viagens corporativas com suporte 24 horas para tirar dúvidas dos viajantes. Tudo configurado com base nas diretrizes da política de viagens da sua empresa para libertar o gestor de viagens do trabalho operacional.