Cartão corporativo pré-pago: as melhores opções de 2024

O cartão pré-pago corporativo é uma solução financeira para empresas que cumpre um papel fundamental na gestão de despesas, principalmente em organizações que possuem uma alta demanda de viagens a trabalho.

Dentre os obstáculos comuns para a gestão destas empresas, estão o controle sobre as despesas dos colaboradores e a incapacidade de identificar despesas fraudulentas, comprometendo todo o seu financeiro.

Desse modo, a melhor maneira de controlar a situação é adotar estratégias de gerenciamento de despesas, como é o caso do uso de cartões pré-pagos corporativos em seu programa de viagens corporativas.

Neste artigo, você vai conferir um guia completo sobre cartão pré-pago corporativo e como controlar despesas: o que ele é, quais os benefícios e como escolher o melhor para sua empresa. Portanto, aproveite a leitura!

O que é um cartão pré-pago corporativo?

Um cartão pré-pago corporativo é um cartão utilizado por colaboradores para gastos relacionados à empresa. Diferente de um cartão de crédito, ele possui um valor definido pela empresa para uso do colaborador.

Ou seja, a empresa pode, de acordo com as suas políticas de despesas, entender que o colaborador só pode gastar R$ 500 durante uma viagem corporativa. Com isso, ela disponibiliza somente este valor no cartão.

Já no modelo pós-pago, o pagamento é efetuado após a chegada da fatura com o total da despesa realizada pelo colaborador.

O formato pré-pago é um meio de trazer mais controle financeiro e de compliance, já que a empresa terá total acesso aos gastos enquanto eles acontecem e não precisará utilizar a conta do colaborador para trâmites corporativos.

Portanto, utilizar um cartão pré-pago corporativo é uma ótima forma de evitar gastos desnecessários, promover a conformidade com as políticas internas e garantir que a gestão de despesas esteja sempre sob controle.

Como funciona um cartão pré-pago? 

Os cartões pré-pagos funcionam como um cartão de débito em que você gasta apenas o valor que já está disponível no cartão. Ao contrário do cartão de crédito, não existe uma fatura no final do mês, uma vez que o saldo é debitado imediatamente a cada transação.

Para um exemplo mais simples do funcionamento do cartão pré-pago corporativo, podemos lembrar dos cartões presente ou ainda dos celulares pré-pagos, em que você primeiro paga e depois usa. Com isso, seu crédito vai diminuindo de acordo com o quanto você vai utilizando.

Caso o colaborador precise de mais limite para utilizar durante uma viagem, por exemplo, é possível solicitar para a empresa o valor.

Em um cartão pré-pago como o da Paytrack, o saldo pode ser acompanhado na solução de gestão ou por aplicativo, ou seja, ele fica sempre à disposição para visualização. Logo, a empresa consegue acompanhar todos os gastos, desde o que foi comprado, onde foi e em qual momento do dia.

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Como um cartão pré-pago corporativo pode auxiliar nas viagens e despesas corporativas?

Além de toda facilidade no gerenciamento financeiro das despesas, um cartão pré-pago oferece segurança ao próprio colaborador, que não precisará pagar os custos da viagem com seu próprio dinheiro e ainda terá que esperar um certo tempo pelo reembolso.

Sendo assim, confira conosco como o cartão pré-pago corporativo pode auxiliar suas viagens e despesas corporativas:

1. Aumentar o controle das despesas corporativas e a conformidade com a política

As empresas que não usam cartões pré-pagos oferecem a seus funcionários cartões de crédito da empresa ou esperam que os funcionários usem seus cartões de crédito pessoais para cobrir suas despesas de viagem.

Os cartões de crédito da empresa vêm com altos limites de crédito e muitas vezes são mal utilizados pelos funcionários, podendo gerar relatórios de despesas não compatíveis e políticas de reembolso violadas.

Com isso, se você fizer com que seus funcionários usem seus cartões de crédito pessoais para cobrir suas despesas e solicitar reembolsos posteriormente enviando recibos e notas fiscais, você estará aumentando a carga sobre eles.

Alguns de seus funcionários podem nem ter cartões de crédito e, mesmo que tenham, os limites de crédito podem não ser altos o suficiente para cobrir suas despesas em uma viagem mais longa ou internacional, por exemplo.

Sendo assim, com cartões pré-pagos, você pode definir limites de valor e sua equipe financeira pode acompanhar facilmente as despesas em tempo real enquanto os funcionários ainda estão em suas viagens corporativas.

Isso lhe dá um bom controle sobre os gastos de seus funcionários e seu processo de aprovação de despesas.

2. Reduzir a dependência do dinheiro da empresa

Imagine que seu colaborador está em uma viagem a trabalho e, por algum motivo, perde o dinheiro disponibilizado pela empresa para cobrir as despesas. Isso significaria perder fundos para toda a viagem, e substituí-los pode ser difícil ou impossível.

Os cartões pré-pagos são a melhor alternativa quando comparados com o dinheiro e cartão de crédito pessoal. Eles são flexíveis, seguros e reduzem a dependência de dinheiro sem a necessidade de utilizar contas bancárias extras ou de seus colaboradores.

Além disso, eles também evitam que seus funcionários se preocupem com a perda de recibos e notas fiscais. Embora seja sempre aconselhável ter recibos na prestação de contas, se um funcionário perder um recibo de uma transação com cartão pré-pago, você ainda poderá coletar os detalhes em seu sistema de gestão de despesas.

3. Oferecer visibilidade em tempo real das despesas corporativas

As compras realizadas pelos colaboradores com cartões pré-pagos como o da Paytrack, aparecem diretamente no sistema de gestão de despesas, o que possibilita gerar relatórios automaticamente, facilitando todo o processo de gestão de equipes de viagens e finanças. 

Com isso, os gestores podem acompanhar os gastos em tempo real e, caso necessário, é possível entrar em ação caso ocorra algo suspeito ou fora da política.

Como escolher o melhor cartão pré-pago corporativo?

Escolher o melhor cartão pré-pago corporativo é uma decisão que exige uma análise cuidadosa das necessidades da empresa. Além disso, também deve-se levar em consideração o que aquele cartão oferece para as operações.

Para te ajudar a tomar a melhor decisão para a sua empresa, confira algumas dicas que não devem ser ignoradas:

1. Limites de gastos e recargas

O primeiro ponto de atenção para a escolha de um cartão corporativo é verificar os seus limites de gastos e a frequência de recargas permitidas.

Afinal, empresas que demandam uma alta rotatividade de recargas ou lidam com despesas variáveis precisam de flexibilidade. Por isso, ela deve optar por um cartão pré-pago que jamais deixe o colaborador na mão durante uma viagem.

2. Taxas de uso

Alguns cartões disponíveis no mercado possuem taxas de uso. Ou seja, valores que são cobrados a partir da utilização do cartão, seja para fazer uma recarga, realizar um saque ou a famosa tarifa de anuidade.

Deste modo, caso a empresa queira otimizar seus custos, deve-se optar por cartões com taxas mais baixas ou isentas. Isso porque a decisão tomada pode representar uma grande economia a longo pra

3. Praticidade no controle

Uma das características mais vantajosas de um cartão pré-pago corporativo é a possibilidade de acompanhar as despesas em tempo real. Por isso, verifique se a opção do seu interesse oferece essa praticidade.

Busque entender as especificidades de cada cartão, como o uso de uma plataforma online ou app para controlar despesas. Isso vai facilitar a gestão de despesas corporativas e a prestação de contas da empresa.

4. Segurança

Toda e qualquer solução que esteja associada ao financeiro de uma empresa precisa ser segura. Deste modo, avalie se o cartão da sua escolha oferece recursos de segurança, como por exemplo a autenticação em duas etapas.

Neste momento, quanto mais segura for a solução financeira, melhor será para a empresa se prevenir contra fraudes.

Aproveite para ler: Por que escolher o modelo multiagências e não uma agência única?

Quais são os cartões pré-pagos corporativos disponíveis no mercado?

Atualmente, existem diversas opções de cartões pré-pagos corporativos disponíveis no mercado. Cada um possui as suas próprias características, que podem atender às diferentes necessidades de uma empresa.

Deste modo, a escolha deve ser feita levando em consideração tanto a política de despesas quanto o que o cartão oferece. Por isso, não deixe de acompanhar conosco algumas das principais opções encontradas no mercado:

1. Paytrack

O cartão pré-pago corporativo da Paytrack oferece uma solução completa para a gestão de despesas corporativas. Afinal, ele permite que empresas possam definir limites de gastos, recarregar o saldo rapidamente e acompanhar todas as transações em tempo real.

Além disso, o cartão se integra perfeitamente aos sistemas de controle de despesas da Paytrack, facilitando a prestação de contas. Isso faz com que a empresa tenha uma maior facilidade em gerir o financeiro.

2. Conta Simples

Outra opção de cartão pré-pago corporativo disponível no mercado é a Conta Simples. Com um limite flexível para uso, as empresas podem oferecer aos seus colaboradores tanto um cartão físico quanto virtual.

A plataforma permite o controle das recargas, limites e visualização das despesas dos colaboradores com o cartão. Toda a gestão pode ser feita por meio do aplicativo da Conta Simples, facilitando a sua gestão.

3. BPP Corp

Processos manuais podem deixar o dia a dia de uma empresa mais lento e sujeito a erros. A fim de otimizar a gestão de despesas da empresa, é possível utilizar os cartões corporativos disponibilizados pela BPP Corp.

Desta forma, os colaboradores podem fazer a gestão do cartão pré-pago corporativo com o aplicativo da instituição. Isso facilita o seu uso tanto para os colaboradores em viagens corporativas quanto para as empresas.

Quais os benefícios de adotar o cartão pré-pago Paytrack? 

O cartão pré-pago da Paytrack possibilita fazer adiantamentos totalmente seguros e automatizados, já que tudo é feito de forma integrada ao sistema de gestão de despesas corporativas da Paytrack. 

No sistema é possível realizar solicitações, ativações, recargas e fazer toda a gestão e controle dos seus cartões pré-pagos. Confira o passo a passo de como funciona na prática:

1- O gestor define o crédito de adiantamento, que vai automaticamente para o cartão do colaborado;

2 – O sistema lança o valor do adiantamento no ERP;

3 – O colaborador utiliza o cartão e realiza a despesa;

4 – O sistema integra automaticamente a despesa à prestação de contas;

5 – O colaborador digitaliza o comprovante e associa à despesa já lançada;

6 – Ao finalizar, envia sua prestação de contas para conferência;

7 – Concilie o valor adiantado com o valor prestado na conta.

Além disso, o cartão pré-pago funciona como fundo fixo e integra toda a fatura dentro do sistema da Paytrack. Confira os diferenciais do cartão pré-pago Paytrack:

• Evita que os colaboradores transitem com dinheiro.
• Lançamento automático da despesa para classificação dentro do app da Paytrack.
• Cartões com chip, senha e restrições de uso.
• Transfira o saldo que não foi utilizado e visualize o histórico de solicitações.
• Caixa 24h para saques com controle de saldo.
• Aceito em todos os locais com a bandeira VISA.
• Modalidade internacional.

Tudo isso garante segurança, já que evita que o colaborador ande com dinheiro ou precise esperar pelo seu reembolso, além de ser uma forma moderna e automatizada feita na palma da sua mão.

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