Já se perguntou quais são os benefícios de usar cartões virtuais em viagens corporativas? E como fazer uma boa gestão das despesas acumuladas nos cartões? Se sim, você está no lugar certo.
Neste artigo, preparamos um conteúdo especial pensando nas dores mais comuns entre as empresas: controle sobre limites de gastos, pedidos constantes de adiantamentos, solicitações indevidas de reembolsos e atrasos na prestação de contas.
De forma resumida, você irá entender como eles funcionam, de que maneira geram mais segurança, quais seus benefícios para as empresas, como gerir suas despesas e, por último, de que forma a Paytrack pode te ajudar a gerenciar os cartões virtuais com mais segurança e eficiência.
Também veja como a Paytrack pode ajudar sua empresa a se destacar no mercado:
O que são cartões virtuais e como funcionam?
Cartões virtuais são a versão virtual dos cartões físicos de débito e crédito, assim como os cartões físicos, os cartões virtuais têm numeração, data de validade e CVV. Como não existem fisicamente, eles são utilizados principalmente no âmbito virtual, para pagamento online de serviços ou para compras em e-commerces.
Os cartões virtuais de crédito podem possuir o mesmo limite dos cartões tradicionais ou um limite reduzido, definido pela instituição financeira. A funcionalidade do cartão virtual é a possibilidade de ser criado e deletado, caso queira ser usado somente para algumas situações..
Então a vantagem é comprar online com mais segurança, evitando as temidas fraudes. Deletar o cartão também não compromete o pagamento, mesmo que ele seja feito em parcelas.
Outra vantagem é que a maioria dos cartões virtuais estão vinculados aos cartões físicos, sendo os valores cobrados numa mesma fatura.
Como os cartões virtuais geram mais segurança?
Or cartões virtuais geram segurança por meio da tokenização. Porque, a tokenização é o processo de substituição de dados sensíveis por tokens não sensíveis do cartão. A tokenização serve para proteger informações sensíveis do portador (número do cartão, data de validade e CVV).
Esse processo impede fraudes, dando mais segurança às transações online. Além disso, o armazenamento seguro dos dados de pagamento permite transações mais convenientes e rápidas.
Quais os benefícios do cartão virtual para empresas?
Segundo a Pesquisa Anual de Viagens Corporativas (PAVC) divulgada pela Alagev em abril de 2024, o cartão virtual corporativo é o segundo meio de pagamento mais utilizado para emitir passagens aéreas (36%) – depois do VCN (Virtual Card Number), com 42%.
Esses dados mostram a importância dos cartões virtuais para empresas. Os benefícios dizem respeito à segurança, rapidez, redução de custos, possibilidade de visualizar os gastos em tempo real, digitalização de dados e facilidade de cancelamento. Vamos explicar cada um deles:
1. Segurança
A segurança é o principal motivo para usar os cartões virtuais. Com o objetivo de evitar fraudes corporativas, a proteção dos dados utiliza a tokenização, explicada em um tópico acima.
A tokenização substitui os dados sensíveis do cartão por um token, que representa de forma aleatória as informações do cartão original.
Além disso, o cartão virtual pode ser também temporário, com uma data de validade curta, diferente do cartão tradicional. Isso também diminui as chances de vazamento de dados e fraudes nas transações.
Para as empresas, que muitas vezes estão exaustas dos chargebacks (contestação de compras não reconhecidas), a segurança que os cartões virtuais oferecem é uma enorme vantagem em termos econômicos.
2. Rapidez
Outro benefício é a rapidez, tanto para gerar os cartões virtuais quanto para realizar pagamentos. A pessoa portadora do cartão físico pode criar cartões virtuais em poucos cliques no aplicativo do banco.
No contexto empresarial, a velocidade dos processos tem grande peso na economia de tempo e dinheiro.
3. Redução de custos
Outra vantagem é que com o cartão virtual é possível alterar o limite. Diferente do cartão tradicional, o virtual permite definir limites específicos conforme a necessidade da empresa.
Os limites do cartão físico e do cartão virtual podem ser diferentes, embora sejam associados ao mesmo banco. Essa flexibilidade com relação ao limite financeiro diminui riscos com gastos irrelevantes.
4. Visualização em tempo real
Adotar o uso dos cartões virtuais também propicia mais controle sobre as despesas dos colaboradores. Pois a pessoa gestora pode visualizar todas as movimentações em tempo real e saber onde e como o cartão está sendo usado
As informações financeiras podem demorar a chegar com o uso do cartão físico. Em viagens corporativas, usar os cartões virtuais se torna uma excelente vantagem, já que os gastos são diversificados e quase simultâneos (com hospedagem, alimentação, transporte, etc) e, se não bem administrados, podem gerar transtornos para a empresa.
Ao ter conhecimento sobre os gastos, as empresas têm mais controle sobre políticas violadas nos reembolsos de viagem, que são muitas vezes o foco de fraudes, através de solicitações inválidas de reembolso.
5. Facilidade de cancelamento
O cartão virtual pode ser cancelado sem que o cartão físico seja comprometido. A facilidade e rapidez com que os cartões virtuais são gerados, se estende também para como podem ser cancelados.
Se a sua empresa precisa dos cartões somente para compras específicas, como passagens aéreas de viagens corporativas, por exemplo, os cartões virtuais são a solução perfeita, já que podem ser cancelados em poucos minutos, no próprio app do banco.
Como fazer gestão de despesas com cartões virtuais?
A maioria das empresas sofre com a dificuldade de controlar os gastos dos colaboradores em viagens corporativas, além dos pedidos de adiantamentos e atrasos na prestação de contas. As principais consequências são desperdícios de dinheiro e tempo.
A melhor solução é otimizar os recursos e o tempo por meio de um sistema que permita visualizar todos os gastos, limitar despesas e, no geral, permita fazer a gestão dos gastos corporativos de forma simples, rápida e inteligente.
Com o cartão virtual, os gestores podem visualizar os gastos que os colaboradores têm nas viagens corporativas, tudo em tempo real.
Nesse sentido, com o objetivo de fazer uma boa gestão de despesas dos cartões virtuais, é necessário:
Estabelecer uma política de cartão corporativo
Para que a gestão de despesas dos gastos com cartões virtuais funcione de fato, as empresas primeiro precisam criar uma política de cartão corporativo. A política é um conjunto de regras determinadas pela empresa, que tem como objetivo declarar os termos e condições de uso do cartão.
Ter uma política interna é fundamental para padronizar os processos com as viagens corporativas. Sabendo, por exemplo, o limite de custos e as regras de prestação de contas, consegue-se reduzir custos desnecessários, aumentar a segurança, o nível de compliance (conformidade com as regras da empresa) e a agilidade na gestão das viagens.
Ter visibilidade completa dos gastos
Com uma visibilidade completa, a sua empresa pode acessar o histórico de compras de cada colaborador.
Conseguir visualizar todas as movimentações feitas pelos colaboradores reduz o tempo gasto e a burocracia da prestação de contas, bem como os valores em despesas corporativas e horas extras dedicadas à gestão dos custos.
Visualizar dados e insights
Uma etapa muito relevante na gestão de despesas é verificar dados e insights. Ao visualizar os dados, a sua empresa pode identificar insights, isto é, oportunidades de economia e otimização de recursos.
Conhecendo os dados financeiros, evita-se adiantamentos frequentes e mantém-se um fundo fixo eficiente. Com um fundo fixo bem mapeado, a empresa mantém um saldo disponível para as despesas frequentes, gerenciando melhor os recursos e diminuindo imprevistos desagradáveis.
Como a Paytrack ajuda empresas a gerirem seus cartões virtuais com segurança e eficiência?
A Paytrack oferece uma plataforma que integra todos os pontos necessários para se estabelecer uma boa gestão de pagamentos corporativos.
Na plataforma, a sua empresa define políticas – quanto, quando, quem, onde e o quê -, ajustando limites no detalhe e recebendo alertas de risco. A sua empresa também tem visibilidade completa do histórico de gastos dos colaboradores, e pode ainda visualizar todos os dados de modo a ter insights sobre oportunidades futuras para economizar e maximizar recursos.
O cartão corporativo pré-pago também é um produto da Paytrack, feito para empresas que querem controle total das despesas. O cartão corporativo possui pagamento por aproximação, despesas lançadas em tempo real, e pode ser adicionado na wallet do smartphone. Dessa forma, o cartão é funcional não só para os gestores, mas também para os colaboradores, que ganham uma experiência mais personalizada, transparência e autonomia.
Mas, se a sua empresa não precisa do nosso cartão corporativo, não tem problema. Nós também fazemos integrações com cartões externos, incluindo cartões virtuais corporativos e VCN (Virtual Card Number).
Em resumo, a Paytrack garante:
- Cartões virtuais corporativos integrados com a gestão de despesas;
- Automação e controle de pagamentos em tempo real;
- Compliance total com políticas de despesas;
- Segurança avançada em transações online e para compras de viagens (passagens, hospedagem, apps de mobilidade, alimentação);
- Flexibilidade para controlar e parametrizar o uso dos cartões virtuais.
E diferenciais, como:
- Cartões virtuais integrados com a plataforma Paytrack (Paytrack Card / VCN);
- Controle granular por colaborador, centro de custo e tipo de despesa;
- Parametrização automática via políticas de despesas;
- Rastreabilidade completa e conciliação automatizada;
- Redução de fraudes e riscos associados a cartões físicos compartilhados;
- Facilidade de uso em pagamentos de viagens corporativas e compras online.
Conheça mais sobre a nossa solução, e veja como o Paytrack pode ajudar sua empresa a reduzir custos e otimizar processos. Venha conversar conosco!
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