LGPD nas viagens corporativas: como um sistema de gestão pode assegurar dados pessoais

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) nasceu com o objetivo de conter riscos relacionados ao tratamento de dados no Brasil.

Como o meio digital é hoje o principal formato para troca e armazenamento de dados, a intensificação desta realidade surge também como uma demanda crescente por segurança às informações dos indivíduos e instituições, como a LGPD.

Ao implementar medidas que assegurem a integridade de dados pessoais, as empresas conquistam ainda mais a confiança de seus clientes através da transparência. 

Pensando nisso, criamos este artigo com boas práticas e uma dica para as empresas que querem administrar seus processos de viagens corporativas de maneira despreocupada, confira! 

O que é LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação que garante o tratamento cauteloso de dados pessoais e foi instituída com o objetivo de criar diretrizes sobre a coleta, armazenamento e compartilhamento de dados de pessoas físicas que ficam sob domínio de empresas.

A Lei assegura o uso adequado dos dados partindo da premissa que o tratamento dessas informações deve ser pautado no consentimento do titular, exercício regular de direitos entre outros.

Essa legislação estabelece que as empresas devem buscar medidas de segurança que garantam a proteção dos dados pessoais contra perdas, acesso não autorizado e qualquer outra atividade de conduta indevida. 

Enquanto assegura aos titulares o direito de liberdade sobre seus dados podendo alterar informações, solicitar exclusão entre outros direitos.

Como a LGPD impacta as viagens corporativas?

Em alguns setores, os impactos da LGPD serão maiores, como o setor de turismo e viagens corporativas. 

Sendo assim, os meios de hospedagem e transporte têm um alto fluxo de informações pessoais de seus clientes devido à natureza de suas atividades. 

Desse modo, empresas em que os colaboradores realizam viagens corporativas irão garantir que estes não sejam afetados ao compartilhar suas informações.

E quais são essas informações?

• Informações básicas como nome, telefone e e-mail
• Dados pessoais como data de nascimento e nacionalidade
• Dados da viagem como check-in e check-out
• Número do cartão de crédito
• Troca de dados técnicas e de localização
• Dados oficiais como passaporte, rg e carteira de identidade

Neste cenário, os dados do viajante são escalados algumas vezes — fazendo transição para outras cidades ou países — e é dever de todos os envolvidos garantir a segurança destas informações.

Por onde começar a se adequar à Lei?

Há um ciclo que sua empresa pode seguir para implementar a LGPD:

1. Entender: compreender a lei e sua finalidade assim como o papel dos envolvidos no tratamento de dados;
2. Definir: a pessoa encarregada por um Projeto de Proteção de dados, juntamente à uma equipe multidisciplinar para atuar na proteção de dados, trazendo uma visão ampla e abrangente sobre o tema.
3. Mapear: tipos de dados coletados; fluxo de dados – como e por quem coletou, onde irão ficar armazenados, com quem irá ser compartilhado e de que forma; leis regulatórias aplicáveis ao negócio; quem tem acesso ao servidores em que as informações ficam armazenadas (funcionários, departamentos, prestadores de serviços); Contratos vigentes; políticas internas para segurança da informação, retenção e exclusão de dados, gestão de risco e resposta à incidentes; Demais informações pertinentes ao tratamento de dados específicas do negócio.
4. Criar: um Programa de Compliance em Proteção de Dados; Canais de atendimento para dar suporte aos usuários em seus direitos previstos na LGPD;
5. Implementar: ao implementar um Programa de Compliance em Proteção de dados é importante atentar-se à gestão e segurança da informação, uma vez que podem haver mudanças e novas aquisições de softwares de gestão da informação; o conhecimento dos funcionários é também um ponto crucial, garanta a capacitação deles quanto às normas da empresa e da LGPD; a cultura pode ser um ponto de atrito pois, empresas que não estão habituadas à um ambiente de transparência e informação podem demorar à adaptar-se às mudanças.
6. Fiscalizar: todos os estágios do processo de tratamento de dados, assim como as comissões internas responsáveis.

3 formas de aplicar a LGPD nas suas viagens corporativas

Podemos dizer que um dos pilares da LGPD é a transparência de tratamento de dados, baseado nisso os titulares dos dados têm uma série de direitos com relação ao acesso aos dados coletados e tratados.

No entanto, é importante a organização implementar a LGPD em suas viagens corporativas, a seguir confira algumas dicas para seguir as diretrizes:

1. Consentimento sobre o uso dos dados pessoais: A empresa deve garantir que os colaboradores estejam cientes de todos os dados coletados e seu uso e que estejam de acordo com o tratado dessas informações.

2. Lidando com viagens internacionais: Quando a empresa possui deslocamento para outros países, é importante assegurar que esses estejam seguindo as leis da LGPD, o que pode envolver cláusulas entre outros meios de consentimento do titular.

3. Treinamento de LGPD: É fundamental que a empresa estipule um responsável que fique encarregado pela LGPD e que garanta que os dados estão sendo tratados em conformidade com as leis, promovendo treinamentos voltados à importância dessas medidas.

Como a Paytrack ajuda sua empresa com a LGPD

Com um futuro cada vez mais digital, o armazenamento de dados pessoais como parte de qualquer processo — principalmente o de viagens — é essencial para que as empresas busquem medidas cautelares para proteção desses dados.

Mas, quem conta com o sistema Paytrack para sua gestão de viagens além de muitos recursos que simplificam todo processo de deslocamento dos colaboradores a empresa não precisa se preocupar com a LGPD, isso porque o monitoramento contínuo da plataforma, são atividades primordiais em nosso processo de garantia com as medidas necessárias de garantia da LGPD. 

Fluxos de capacitação de pessoas aos mais diversos cenários de segurança da informação, até aos controles e diretrizes de segurança de todo nosso ecossistema, estão na base de qualquer iniciativa da Paytrack. 

Além disso, contamos com as diretrizes especificadas pela certificação PCI DSS, somando ao uso contínuo das melhores práticas de segurança da informação em todo o fluxo de desenvolvimento de nossas aplicações.

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