Garantindo compliance nas viagens corporativas: o caminho para uma gestão responsável e transparente

Garantir o compliance nas viagens corporativas é uma preocupação crescente para empresas em busca de uma gestão transparente e alinhada com regulamentações. 

Com a necessidade de cumprir políticas internas e obrigações legais, os gestores de viagens enfrentam desafios significativos na busca por uma abordagem eficiente e coerente.

Neste blogpost, mergulharemos em estratégias fundamentais para assegurar que as viagens corporativas estejam em conformidade com as políticas e regulamentos estabelecidos. 

Exploraremos práticas essenciais que visam garantir a integridade financeira, minimizar riscos e promover uma cultura de compliance sólida em cada etapa do processo de viagens. Boa leitura!

O que é compliance nas viagens corporativas?

Compliance nas viagens corporativas refere-se ao conjunto de práticas, políticas e procedimentos adotados por uma empresa para garantir que todas as atividades relacionadas a viagens de negócios estejam em conformidade com as normas internas da organização, bem como com as regulamentações legais e fiscais aplicáveis.

Em outras palavras, o compliance nas viagens corporativas envolve assegurar que todas as ações e decisões relacionadas a viagens de colaboradores estejam alinhadas com as políticas estabelecidas pela empresa, evitando qualquer tipo de violação ou desvio que possa resultar em riscos financeiros, legais ou reputacionais.

Isso inclui garantir que as viagens sejam autorizadas de acordo com os critérios estabelecidos, que os gastos durante as viagens estejam dentro dos limites permitidos e de acordo com as categorias corretas, e que os colaboradores cumpram todas as obrigações fiscais e de prestação de contas relacionadas às despesas de viagem. 

Por que o compliance nas viagens corporativas é importante?

A importância do compliance nas viagens corporativas está na proteção dos interesses da empresa, na mitigação de riscos financeiros e legais, na manutenção da transparência e integridade das operações, e na garantia de uma gestão responsável e ética dos recursos da organização durante as viagens de negócios.

Além disso, garantir o compliance nas suas viagens corporativas possibilita:

Controle de gastos: as políticas e orientações sobre gastos, limites, prazos, garante que a empresa não sofra com gastos indevidos e prejuízos, mas sim, assegure o alinhamento das viagens de acordo aos objetivos propostos.

Reputação dos negócios: conduta duvidosa, violações de compliance, tudo isso pode trazer uma imagem negativa da empresa perante seus clientes, investidores, e afetar negativamente a empresa.

Garantia do cumprimento legal: o comprimento da lei voltada a viagens corporativas, principalmente se tratando de outras culturas, é fundamental para evitar multas, penalidades e até processos.

Melhores práticas para garantir o compliance nas viagens corporativas

Separamos algumas dicas que podem ajudar a sua empresa a garantir o compliance nas viagens corporativas, confira:

Políticas claras

O primeiro passo é criar uma política de viagens corporativas, na qual deve constar todas as diretrizes a serem respeitadas pelos colaboradores, inclusive, no que tange à conduta a ser respeitada nesses deslocamentos.

Alguns tópicos a considerar:

Aprovação: é necessário que a política de viagens corporativas mostre como deve ser realizada a aprovação do deslocamento. Ou seja, é preciso que o colaborador siga um passo a passo, onde deve constar o objetivo da viagem e demais informações, para que os fundos possam ser liberados.

Usuário: o compliance deve deixar claro que uma viagem à negócios se restringe aos colaboradores da empresa. Por isso, esse tipo de deslocamento não pode ser confundido, por exemplo, com uma viagem de incentivo.

Fornecedores: recomenda-se que a política de viagens corporativas conte com um grupo de fornecedores pré-aprovados, como hotéis, operadoras de voos, restaurantes, etc. Desse modo, os viajantes fazem uso apenas dos serviços de empresas e prestadores de serviços idôneos.

Auditorias periódicas

As auditorias periódicas também contribuem com a garantia do compliance nas viagens corporativas. Para tanto, são realizadas perícias em documentos, a fim de detectar possíveis problemas, como fraudes.

Para uma maior confiabilidade, indica-se a contratação de um contador perito terceirizado. Ele pode até mesmo oferecer uma visão crítica externa e ajudar a tornar o trabalho ainda mais eficiente.

Implementação de um processo de aprovação e controle

Defina um processo bem claro para as solicitações e aprovações, incluindo níveis de autoridade, justificativa de viagem, responsáveis pelas etapas, análise de orçamentos e políticas de gastos, também são sugestões recomendadas.

Treinamentos e conscientização

E claro, para que o compliance seja seguido por todos os colaboradores, é necessário que eles tenham conhecimento de todas as regras e leis que o compõem. A melhor forma de garantir isso é com a adequada divulgação do seu conteúdo.

Para tanto, a comunicação interna pode deixar acessível essas informações, em local de amplo conhecimento, seja um documento físico ou online. Recomenda-se que ele esteja disponível virtualmente, para que os viajantes possam consultá-lo até remotamente.

Adotar um sistema de gestão de viagens

Um sistema de gestão de viagens e despesas corporativas pode facilitar o dia a dia da empresa, facilitando o monitoramento dos gastos, o controle sobre os recursos, trazendo mais praticidades para os processos internos e externos.

Com a Paytrack, seguir o compliance e as políticas de viagem é mais simples, já que a solução pode ser parametrizada de acordo com as regras da sua empresa e o usuário pode fazer a prestação de contas no app, acelerando o processo e seguindo as regras pré definidas pela organização.

Como lidar com situações de violação do compliance nas viagens?

Lidar com situações de violação do compliance nas viagens é uma tarefa delicada, mas essencial para garantir a conformidade com as políticas internas da empresa e com as regulamentações legais. Veja algumas etapas importantes para abordar essas situações de forma eficaz:

Identificação da violação: o primeiro passo é identificar a violação do compliance. Isso pode acontecer por meio de auditorias, revisões de relatórios de despesas ou denúncias internas. É fundamental agir rapidamente ao tomar conhecimento de qualquer violação.

Coleta de informações: obtenha todas as informações relevantes sobre a violação, incluindo detalhes da transgressão, pessoas envolvidas e possíveis impactos para a empresa. Assegure-se de ter provas documentadas para embasar a investigação.

Avaliação das consequências: analise a gravidade da violação e avalie suas consequências. Dependendo da situação, isso pode envolver perdas financeiras, riscos legais, danos à reputação da empresa ou violações éticas.

Investigação interna: conduza uma investigação interna minuciosa para compreender a extensão da violação e suas causas subjacentes. Isso pode incluir entrevistas com as partes envolvidas e análise de documentos relevantes.

Tomada de ações corretivas imediatas: tome medidas corretivas imediatas para resolver a violação e minimizar seus impactos. Isso pode incluir a suspensão de privilégios, reembolsos, processos disciplinares ou outras medidas adequadas ao caso.

Revisão de políticas e procedimentos: após resolver a situação, reveja suas políticas e procedimentos para identificar possíveis lacunas ou falhas que contribuíram para a violação. Faça as atualizações necessárias para evitar futuros incidentes.

Comunicação transparente: comunique-se de forma transparente com os colaboradores afetados e com os demais membros da empresa sobre a violação e as ações tomadas para corrigi-la. Mantenha a confidencialidade, se necessário, mas promova a importância do compliance nas viagens corporativas.

Treinamento e conscientização: reforce a importância do compliance por meio de treinamentos regulares e conscientização. Garanta que todos os funcionários estejam cientes das políticas e procedimentos e dos possíveis impactos de violações.

Monitoramento contínuo: implemente sistemas de monitoramento contínuo para detectar prontamente quaisquer violações futuras. Isso pode envolver auditorias regulares, revisão de relatórios de despesas e outras ferramentas de controle.

Melhoria contínua: aprenda com as violações passadas e busque melhorias contínuas para fortalecer a cultura de compliance nas viagens corporativas. Promova uma cultura de ética, transparência e responsabilidade em toda a organização.

Lidar com situações de violação do compliance nas viagens requer uma abordagem ágil, justa e proativa. Ao agir prontamente, investigar de forma detalhada e implementar medidas corretivas adequadas, a empresa pode reforçar sua adesão às políticas e regulamentações, fortalecer sua integridade e preservar sua reputação no mercado.

Bench de compliance em viagens corporativas

Em uma auditoria interna realizada na John Cockerill Brasil, uma das principais vulnerabilidades apontadas foram sobre os processos manuais em torno das viagens corporativas trazendo em pauta o compliance.

As prestações de contas eram realizadas em planilhas e as solicitações de viagens eram feitas via e-mail. Uma parcela das despesas não eram registráveis e a validação e aprovação eram processos morosos. 

Em 2018, a CMI iniciou uma parceria com a Paytrack, estabelecendo um plano de ação para elevar o compliance e resolver as principais questões da organização. O resultado dessa parceria trouxe mudanças significativas:

• Tempo em conciliação de fatura reduzido em 80%
• Fluxo de viagens reduziram para 7 dias
• 90% das despesas passaram a ser dentro das políticas

Esse cenário é a realidade de diversas empresas no país e impactam significativamente o crescimento dos negócios.

Como usar o Self Compliance para auxiliar sua gestão de viagens corporativas?

O self compliance é um termo designado a auto responsabilidade, uma abordagem onde as empresas adotam um sistema onde tanto a empresa quanto os colaboradores fazem seu autogerenciamento.

No âmbito das viagens corporativas, o self compliance se aplica tanto à empresa criar e aplicar suas próprias regras, políticas e procedimentos, quanto aos colaboradores, se atentar para cumprir as normas e seguir os processos com iniciativas próprias.

As vantagens aplicadas a essa metodologia são:

• Autonomia
• Eficiência
• Cultura e conformidade

No entanto, para que o self compliance funcione adequadamente, é importante criar um ambiente que promova uma adoção melhor dessa metodologia, criar treinamentos que incentivem os colaboradores, orientar devidamente sobre todas as políticas e processos, nesse caso um sistema de gestão de despesas e viagens pode contribuir significativamente.

Compliance como garantia de crescimento

Em resumo, compliance não se resume aos aspectos fiscais ou contábeis ou à legalidade jurídica. Mas sim, no que diz respeito à ética do mercado, à legislação do setor e ao cumprimento das leis governamentais.

Além de assegurar o cumprimento da Lei da Empresa Limpa, decretado pelo governo federal publicou no dia 12 de julho, motivando as empresas a oferecerem operações mais transparentes em relação às suas práticas.

Neste material, podemos entender como o compliance contribui expressivamente nas viagens corporativas e na gestão das despesas, trazendo inúmeros benefícios e reduções como, mão de obra, fraudes corporativas, custos, além de garantir processos internos mais eficientes e um controle mais palpável para os gestores.

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